UNTUK MATA KULIAH MANAJEMEN PERBEKALAN TIDAK ADA NILAI YANG KURANG DAN TANGGUNG.
Kamis, 19 Januari 2012
Selasa, 17 Januari 2012
LATIHAN SOAL MANAJEMEN PERBEKALAN
LATIHAN SOAL
MANAJEMEN PERBEKALAN
1. Bagaimanakah penggudangan logistic dalam aplikasinya di lapangan? Jelaskan disertai dengan contoh!
2. Apa yang dimaksud dengan efisiensi dan efektifitas dalam manajemen perbekalan? Jelaskan aplikasinya di lapangan!
3. Bagaimana cara pengelolaan perbekalan yang baik sesuai dengan tuntutan kemajuan teknologi? Jelaskan!
4. Apa yang dimaksud dengan etika? Mengapa etika harus dijalankan dalam manajemen perbekalan? Jelaskan!
5. Mengapa pada saat ini sering terjadi korupsi, terutama pada bagian pengadaan perbekalan? Bagaimana solusi untuk meminimalisir terjadinya korupsi pada bagian pengadaan? Jelaskan dengan contoh!
*****GOOD LUCK*****
MANAJEMEN PERBEKALAN
1. Bagaimanakah penggudangan logistic dalam aplikasinya di lapangan? Jelaskan disertai dengan contoh!
2. Apa yang dimaksud dengan efisiensi dan efektifitas dalam manajemen perbekalan? Jelaskan aplikasinya di lapangan!
3. Bagaimana cara pengelolaan perbekalan yang baik sesuai dengan tuntutan kemajuan teknologi? Jelaskan!
4. Apa yang dimaksud dengan etika? Mengapa etika harus dijalankan dalam manajemen perbekalan? Jelaskan!
5. Mengapa pada saat ini sering terjadi korupsi, terutama pada bagian pengadaan perbekalan? Bagaimana solusi untuk meminimalisir terjadinya korupsi pada bagian pengadaan? Jelaskan dengan contoh!
*****GOOD LUCK*****
PENGGUDANGAN
PENGGUDANGAN LOGISTIK
2.1 Pengertian dan Pedoman Umum Penggudangan Logistik
Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan logistic agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.
Dari pengertian penggudangan ini dapat digaris bwahi bahwa kegiatan penggudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu, dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian logistic baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.
Merujuk beberapa kegiatan penggudangan dan tujuan penggudangan tersebut, ada beberapa pedoman umum untuk melakukan kegiatan penggudangan, yakni :
1. Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistic.
2. Menjaga ketertiban administrasi penggudangan, baik untuk menjamin keamanan barang maupun menyediakan piranti pertanggungjawaban pengelolaan penggudangan.
3. Melakukan penyimpanan logistic secara tepat sehingga logistic yang ada mudah dicek, ditemukan dan diambil.
4. Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin kemanan dan keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang berkepentingan.
5. Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak sekedar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai (ready for use).
Agar pedoman ini dapat diimplementasikan dengan baik, perlu adanya rancangan dan implementasi system kerja penggudangan logistic yang jelas dan tepat dalam setiap organisasi.
2.2 Mekanisme Pergudangan
Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:
1. Penerimaaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan
peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini
dilakukan:
a Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.
b Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkutan.
2. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan
peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:
a. Penempatan sesuai dengan denah.
b. Aman dari pencurian.
c. Aman dari gangguan fisik.
d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.
f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:
a. 5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus
i. menerus).
b. First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus keluar.
c. First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
d. Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.
4. Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan penanggulangan bencana.
5. Pengendalian
Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan
masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel. Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan formulir dala lampiran.
6. Penghapusan
a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan
peralatan dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari
tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.
b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :
1) Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi petugas terhadap logistik dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2) Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
3) Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.
c. Kegiatan Penghapusan adalah sebagai berikut :
1) Membuat daftar logistik dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasan-alasannya.
2) Pisahkan logistik dan peralatan yang kadaluwarsa/ rusak pada tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.
3) Melaporkan kepada atasan mengenai logistik dan peralatan yang akan dihapuskan.
4) Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.
5) Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan logistik
dan peralatan yang akan dihapuskan.
6) Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang berwenang.
7) Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat yang berwenang.
2.3 Macam-Macam Gudang
Dilihat dari bentuk fisiknya dibedakan menjadi :
a Gudang tertutup
Gudang yang letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas barang dan digunakan untuk menyimpanan barang.
b Gudang terbuka
• Gudang terbuka tidak diolah
Berupa suatu lapangan terbuka yang permukaanya hanya diratakan tanpa diperkeras.
• Gudang terbuka diolah
Berupa lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras yang diperuntukkanbagi logistic yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca.
c Gudang semi tertutup
Banguanan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan diperuntukkan untuk menyimpan logistic yang memerlukan pertukaran udara maksimum serta tidak memerlukan perlindungan lengkap tanpa udara.
Selain dilihat dari bentuk fisik bangunan, juga bisa dibedakan berdasarkan fungsinya. Misalnya gudang operasional, gudang perlengkapan, gudang pemberangkatan dan gudang musiman. Secara lebih spesifik, gudang dapat dibedakan atas dasar barang-barang yang disimpan di dalamnya. Berdasarkan pembedaaan ini dapat kita kenal adanya gudang alat tulis, alat medis, BBM, tenun, alat rumah tangga, teknik maupun gudang rosokan.
2.4 Tata Ruang Gudang
Perencanaan Tata Ruang Gudang merupakan kegiatan pemikiran dan penetapan segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan logistik di dalam ruang tersebut. Sehubungan dengan hal ini, ada beberapa asas tata ruanng gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut.
1. Asas Jarak Terpendek
Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehinggan pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.
2. Asas mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, aik dengan metode FIFO (First In First Out) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang, harus dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In Fisrt Out) yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari gudang.
3. Asas Memudahkan Pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang.
4. Asas Fleksibelitas Ruangan
Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.
5. Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar
Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.
Di samping harus memperhatikan beberapa asas tata ruang tersebut, untuk melancang dan melaksanakan penataan ruang gudang, penting memperhatikan beberapa pedoman yang meliputi berikut ini
1. Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang/tempat untuk melakukan pengecekan barang masuk. ruang ini berfugsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan dimasukkan ke dalam gudang. Dengan demikian. secara fisik maupun administratif barang-barang yang dimasukkan ke dalam gudang dapat dipertanggungjawabkan.
2. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang tata usaha untuk melakukan kegiatan-kegiatan administratif penggudangan guna menjamin ketertiban administratif, penyediaan peranti pengawasan barang dalam gudang dan keamanan barang.
3. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang untuk menampung barang-barang yang segera digunakan maupun sering digunakan/diminta oleh unit kerja. keberadaan ruang sangat penting karena selain untuk menjaga keamanan barang, juga bisa mendukung kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit kerja yang membutuhkan. Kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit kerja yang membutuhkan penting dilakukan karena ada kecenderungan bahwa apabila petugas gudang tidak cepat dalam memberikan pelayanan, pihak-pihak yang membutuhkan barang kemudian berusahan dan akan mengambil sendiri terhadap barang yang dibutuhkan sehingga hal ini akan memberikan peluang dan kemungkinan banyaknya kehilangan barang.
4. Hendaknya di dalam ruangan gudang disediakan ruang lalu lintas barang yang cukup, baik untuk pemasukan barang maupun pengeluaran barang guna menjamin kelancaran pemasukan dan pengeluaran barang. Hal ini disebabkan sering ada kecenderungan yang keliru, yaitu memasukkan barang kedalam gudang sebanyak-banyaknya tanpa memperhitungkan pentingnya kelancaran lalu lintas barang guna mempercepat pemasukan dan pengeluaran.
5. Hendaknya ruang gudang ada ruang untuk pengecekan barang keluar. Ruang ini berfungsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan dikeluarkan dari gudang karena adanya permintaan dari unit kerja. Sebagaimana fungsi ruang cek barang masuk, ruang cek barang keluar ini dimaksudkan guna menjamin pengeluaran logistik baik secara fisik maupun administrasi dapat dipertanggungjawabkan. Adapun penempatan ruang cek barang keluar, bisa berdekatan dengan ruang cek barang masuk ataupun terpisah, dengan mempertimbangkan frekuensi mutasi logistik.
2.5 Denah, Sarana dan Kemanan Gudang
2.5.1. Denah gudang
Untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan, maka diperlukan pengaturan tata letak ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut:
1) Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
2) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:
a. Arus garis lurus
b. Arus huruf U
c. Arus huruf L
3) Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.
4) Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara, perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan.
5) Penyimpanan khusus
Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk.
Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.
2.5.2. Sarana Gudang
Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen pergudangan yang baik, bertujuan untuk mendukung kelancaran penerimaan dan pengeluaran barang sehingga setiap saat mudah dimobilisasi dan didistribusikan bila terjadi bencana. Adapun sarana yang sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut:
1. Gedung/bangunan gudang
2. Pembangkit Listrik atau lainnya
3. Alat angkutan/transportasi: kendaraan roda dua, roda empat, forklift dan lainnya
4. Alat dokumentasi administrasi: komputer dan printer, brankas, lemari arsip dan lainnya
5. Alat komunikasi: telepon, facsimile dan lainnya.
6. Alat pengatur suhu : termometer, exhaus van
7. Sarana Administrasi Logistik dan Peralatan:
a. Buku Induk
b. Kartu Stok
c. Buku Harian Penerimaan Barang
d. Buku Harian Pengeluaran Barang
e. Surat bukti barang masuk (SBBM)
f. Surat bukti barang keluar (SBBK)
g. Alat tulis kantor (ATK)
h. Petugas pengelola
2.5.3. Keamanan gudang
Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman dari gempa, banjir, tanah longsor).
2. Pencegahan Kebakaran
a. Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.
b. Dipasang alat alarm kebakaran.
c. Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah
dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak
pasir, tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah
berpengait besi.
3. Keamanan Gudang
a. Dipagar keliling
b. Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV
c. Petugas keamanan
2.6 Administrasi Pergudangan
Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam kegiatan penggudangan logistik penting dilakukan administrasi penggudangan secara tertib dan benar. Hal ini disebabkan administrasi penggudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam penglolaan penggudangan di setiap organisasi.
Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar, keberadaan logistik setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran logistik, jumlah persediaan, maupun nilai logistik yang ada di gudang.
Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi penggudangan yang baik dalam setiap organisasi akan dapat mengurangi, bahkan bahkan dapat menghapus bentuk penyelewengan penglolaan logistik ataupun hilangnya logistik.
Disamping itu, dengan adanya pengelolaan admintrasi penggudangan yang benar dalam setiap organisasi akan mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan logistik. Hal ini disebabkan dapat dipentaunya tingkat pemakaian logistik tertentu dan jumlah persediaan yang ada.
Bagi petugas gudang, administrasi penggudangan juga dapat digunakan sebagai alat pertangjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepadanya. Sehubungan dengan administrasi penggudangan logistik tersebut, yang penting dalam kegiatan penggudangan harus ada Buku Penerimaan Gudang, Buku Pengeluaran Gudang, Kartu Persediaan/Stock, Bon permintaan Barang, dan Surat Penyerahan Barang. Masing-masing buku tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.
1. Buku penerimaan Gudang
Buku penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal penerimaan, jumlah, nilai logistik yang meliputi harga per satuan dan jumlah total, dan asal barang.
Setiap tejadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera dilakukan pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pemasukan pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga pentingnya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jemin dan spesifikasi logistik tertentu.
Disamping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang harus diikuti bukti-bukti penerimaan barang (antara lain berupa nota, faktur, kwitansi, atau bukti yang lain, misalnya Surat penyerahan Barang dari Unit Pembelian). Setiap bukti pemasukan logistik harus dibubuhi nomor(sebagai nomor kode bukti masuk) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti masuk ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti masuk dalam Buku penerimaan Gudang maupun Kartu Persediaan. penggunaan nomor kode bukti masuk ini dimasukkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik.
2. Buku Pengeluaran Gudang
Buku pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan penerima logistik.
Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan pengeluaran logistik ke dalam buku pengeluaran gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pengeluaran pada kartu barang sehingga nantinya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jenis logistik tertentu.
Buku pengeluaran gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat berupa surat atau bon gudang. Disamping itu setiap bukti pengeluaran logistik harus dihubungi nomor (sebagai nomor kode bukti keluar) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti keluar ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti keluar dalam buku pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan nomor kode bukti keluar ini dimasudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik.
3. Kartu Persediaan/stock
Kartu persediaan barang merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran logistik. Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan logistik. meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pemasukan/pengeluaran logistik, kode nomor surat bukti pemasukan/pengeluaran, asal/tujuan logistik, jumlah pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan logistik).
Dalam kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan barang dalam bentuk kartu barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satu untuk kartu gantung(kartu yang digantungkan pada kelompok jenis barang tertentu di mana barang tersebut ditempatkan/disimpan sehingga hal ini akan mempermudah dalam pengecekan logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah persediaan logistik.
4. Bon Permintaan Barang
Bon permintaan barang merupakan lembaran/formulis permintaan logistik dari setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis spesifikasi logistik serta jumlah logistik yang ditujukan kepada bagian gudang. Bon permintaan barang sering pula disebut dengan beberapa istilah, antara lain surat permintaan pengadaan barang, surat permintaan pembelian, bon gudang ataupun dengan istilah yang lain.
5. Surat penyerahan barang
Surat penyerahan barang atau sering pula disebut bon pengeluaran barang merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta jumlah tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja tertentu pada waktu tertentu. penyerahan barang kepada unit kerja bisa dilakukan apabila telah dievaluasi oleh beberapa pihak yang berkewajiban dan berhak mengambil keputusan untuk bisa atau tidaknya barang tersebut untuk diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan mempertimbangkan berbagai kepentingan. Sehubungan dengan hal itu, surat penyerahan barang baru dinyatakan sah apabila ditandai oleh: (1) yang menyetujui, (2), yang menyerahkan, dan (3) yang menerima barang.
Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus pembelian, sering kali lembar/formulir permintaan barang. Hal ini dilakukan untuk mendukung efisiensi kerja, terutama bagi unit penyalur atau unit gudang. Dengan demikian, apabila suatu organisasi menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang tidak dibuat secara khusus.
2.7 Monitoring dan Evaluasi Gudang
Dalam rangka pengendalian persediaan logistik dan peralatan yang dibutuhkan disaat terjadi bencana perlu dilakukan pembinaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan peralatan secara berkesinambungan, melalui Pemantauan, Supervisi dan Evaluasi.
a. Pemantauan
Yaitu melakukan pengamatan berkala terhadap pelaksanaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan peralatan untuk melihat keberhasilan pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan.
b. Supervisi
Yaitu melakukan pengamatan sekaligus bimbingan untuk perbaikan serta peningkatan pelaksanaan pengelolaan logistik dan peralatan. Supervisi pengelolaan logistik dan peralatan merupakan upaya untuk meningkatkan produktifitas sumber daya manusia agar misi, kebijaksanaan, tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai secara optimal untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan kegiatan pengelolaan logistic dan peralatan serta pergudangan.
c. Evaluasi
Yaitu serangkaian prosedur untuk menilai suatu program, kegiatan untuk memperoleh informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan, aktifitas, hasil dan dampak serta biayanya yang dilakukan dengan membandingkan antara kenyataan dengan standar atau yang diharapkan.
2.1 Pengertian dan Pedoman Umum Penggudangan Logistik
Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan logistic agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.
Dari pengertian penggudangan ini dapat digaris bwahi bahwa kegiatan penggudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu, dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian logistic baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.
Merujuk beberapa kegiatan penggudangan dan tujuan penggudangan tersebut, ada beberapa pedoman umum untuk melakukan kegiatan penggudangan, yakni :
1. Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistic.
2. Menjaga ketertiban administrasi penggudangan, baik untuk menjamin keamanan barang maupun menyediakan piranti pertanggungjawaban pengelolaan penggudangan.
3. Melakukan penyimpanan logistic secara tepat sehingga logistic yang ada mudah dicek, ditemukan dan diambil.
4. Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin kemanan dan keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang berkepentingan.
5. Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak sekedar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai (ready for use).
Agar pedoman ini dapat diimplementasikan dengan baik, perlu adanya rancangan dan implementasi system kerja penggudangan logistic yang jelas dan tepat dalam setiap organisasi.
2.2 Mekanisme Pergudangan
Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:
1. Penerimaaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan
peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini
dilakukan:
a Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.
b Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkutan.
2. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan
peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:
a. Penempatan sesuai dengan denah.
b. Aman dari pencurian.
c. Aman dari gangguan fisik.
d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.
f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:
a. 5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus
i. menerus).
b. First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus keluar.
c. First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
d. Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.
4. Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan penanggulangan bencana.
5. Pengendalian
Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan
masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel. Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan formulir dala lampiran.
6. Penghapusan
a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan
peralatan dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari
tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.
b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :
1) Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi petugas terhadap logistik dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2) Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
3) Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.
c. Kegiatan Penghapusan adalah sebagai berikut :
1) Membuat daftar logistik dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasan-alasannya.
2) Pisahkan logistik dan peralatan yang kadaluwarsa/ rusak pada tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.
3) Melaporkan kepada atasan mengenai logistik dan peralatan yang akan dihapuskan.
4) Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.
5) Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan logistik
dan peralatan yang akan dihapuskan.
6) Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang berwenang.
7) Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat yang berwenang.
2.3 Macam-Macam Gudang
Dilihat dari bentuk fisiknya dibedakan menjadi :
a Gudang tertutup
Gudang yang letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas barang dan digunakan untuk menyimpanan barang.
b Gudang terbuka
• Gudang terbuka tidak diolah
Berupa suatu lapangan terbuka yang permukaanya hanya diratakan tanpa diperkeras.
• Gudang terbuka diolah
Berupa lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras yang diperuntukkanbagi logistic yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca.
c Gudang semi tertutup
Banguanan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan diperuntukkan untuk menyimpan logistic yang memerlukan pertukaran udara maksimum serta tidak memerlukan perlindungan lengkap tanpa udara.
Selain dilihat dari bentuk fisik bangunan, juga bisa dibedakan berdasarkan fungsinya. Misalnya gudang operasional, gudang perlengkapan, gudang pemberangkatan dan gudang musiman. Secara lebih spesifik, gudang dapat dibedakan atas dasar barang-barang yang disimpan di dalamnya. Berdasarkan pembedaaan ini dapat kita kenal adanya gudang alat tulis, alat medis, BBM, tenun, alat rumah tangga, teknik maupun gudang rosokan.
2.4 Tata Ruang Gudang
Perencanaan Tata Ruang Gudang merupakan kegiatan pemikiran dan penetapan segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan logistik di dalam ruang tersebut. Sehubungan dengan hal ini, ada beberapa asas tata ruanng gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut.
1. Asas Jarak Terpendek
Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehinggan pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.
2. Asas mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, aik dengan metode FIFO (First In First Out) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang, harus dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In Fisrt Out) yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari gudang.
3. Asas Memudahkan Pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang.
4. Asas Fleksibelitas Ruangan
Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.
5. Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar
Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.
Di samping harus memperhatikan beberapa asas tata ruang tersebut, untuk melancang dan melaksanakan penataan ruang gudang, penting memperhatikan beberapa pedoman yang meliputi berikut ini
1. Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang/tempat untuk melakukan pengecekan barang masuk. ruang ini berfugsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan dimasukkan ke dalam gudang. Dengan demikian. secara fisik maupun administratif barang-barang yang dimasukkan ke dalam gudang dapat dipertanggungjawabkan.
2. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang tata usaha untuk melakukan kegiatan-kegiatan administratif penggudangan guna menjamin ketertiban administratif, penyediaan peranti pengawasan barang dalam gudang dan keamanan barang.
3. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang untuk menampung barang-barang yang segera digunakan maupun sering digunakan/diminta oleh unit kerja. keberadaan ruang sangat penting karena selain untuk menjaga keamanan barang, juga bisa mendukung kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit kerja yang membutuhkan. Kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit kerja yang membutuhkan penting dilakukan karena ada kecenderungan bahwa apabila petugas gudang tidak cepat dalam memberikan pelayanan, pihak-pihak yang membutuhkan barang kemudian berusahan dan akan mengambil sendiri terhadap barang yang dibutuhkan sehingga hal ini akan memberikan peluang dan kemungkinan banyaknya kehilangan barang.
4. Hendaknya di dalam ruangan gudang disediakan ruang lalu lintas barang yang cukup, baik untuk pemasukan barang maupun pengeluaran barang guna menjamin kelancaran pemasukan dan pengeluaran barang. Hal ini disebabkan sering ada kecenderungan yang keliru, yaitu memasukkan barang kedalam gudang sebanyak-banyaknya tanpa memperhitungkan pentingnya kelancaran lalu lintas barang guna mempercepat pemasukan dan pengeluaran.
5. Hendaknya ruang gudang ada ruang untuk pengecekan barang keluar. Ruang ini berfungsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan dikeluarkan dari gudang karena adanya permintaan dari unit kerja. Sebagaimana fungsi ruang cek barang masuk, ruang cek barang keluar ini dimaksudkan guna menjamin pengeluaran logistik baik secara fisik maupun administrasi dapat dipertanggungjawabkan. Adapun penempatan ruang cek barang keluar, bisa berdekatan dengan ruang cek barang masuk ataupun terpisah, dengan mempertimbangkan frekuensi mutasi logistik.
2.5 Denah, Sarana dan Kemanan Gudang
2.5.1. Denah gudang
Untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan, maka diperlukan pengaturan tata letak ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut:
1) Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
2) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:
a. Arus garis lurus
b. Arus huruf U
c. Arus huruf L
3) Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.
4) Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara, perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan.
5) Penyimpanan khusus
Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk.
Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.
2.5.2. Sarana Gudang
Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen pergudangan yang baik, bertujuan untuk mendukung kelancaran penerimaan dan pengeluaran barang sehingga setiap saat mudah dimobilisasi dan didistribusikan bila terjadi bencana. Adapun sarana yang sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut:
1. Gedung/bangunan gudang
2. Pembangkit Listrik atau lainnya
3. Alat angkutan/transportasi: kendaraan roda dua, roda empat, forklift dan lainnya
4. Alat dokumentasi administrasi: komputer dan printer, brankas, lemari arsip dan lainnya
5. Alat komunikasi: telepon, facsimile dan lainnya.
6. Alat pengatur suhu : termometer, exhaus van
7. Sarana Administrasi Logistik dan Peralatan:
a. Buku Induk
b. Kartu Stok
c. Buku Harian Penerimaan Barang
d. Buku Harian Pengeluaran Barang
e. Surat bukti barang masuk (SBBM)
f. Surat bukti barang keluar (SBBK)
g. Alat tulis kantor (ATK)
h. Petugas pengelola
2.5.3. Keamanan gudang
Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman dari gempa, banjir, tanah longsor).
2. Pencegahan Kebakaran
a. Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.
b. Dipasang alat alarm kebakaran.
c. Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah
dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak
pasir, tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah
berpengait besi.
3. Keamanan Gudang
a. Dipagar keliling
b. Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV
c. Petugas keamanan
2.6 Administrasi Pergudangan
Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam kegiatan penggudangan logistik penting dilakukan administrasi penggudangan secara tertib dan benar. Hal ini disebabkan administrasi penggudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam penglolaan penggudangan di setiap organisasi.
Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar, keberadaan logistik setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran logistik, jumlah persediaan, maupun nilai logistik yang ada di gudang.
Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi penggudangan yang baik dalam setiap organisasi akan dapat mengurangi, bahkan bahkan dapat menghapus bentuk penyelewengan penglolaan logistik ataupun hilangnya logistik.
Disamping itu, dengan adanya pengelolaan admintrasi penggudangan yang benar dalam setiap organisasi akan mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan logistik. Hal ini disebabkan dapat dipentaunya tingkat pemakaian logistik tertentu dan jumlah persediaan yang ada.
Bagi petugas gudang, administrasi penggudangan juga dapat digunakan sebagai alat pertangjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepadanya. Sehubungan dengan administrasi penggudangan logistik tersebut, yang penting dalam kegiatan penggudangan harus ada Buku Penerimaan Gudang, Buku Pengeluaran Gudang, Kartu Persediaan/Stock, Bon permintaan Barang, dan Surat Penyerahan Barang. Masing-masing buku tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.
1. Buku penerimaan Gudang
Buku penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal penerimaan, jumlah, nilai logistik yang meliputi harga per satuan dan jumlah total, dan asal barang.
Setiap tejadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera dilakukan pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pemasukan pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga pentingnya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jemin dan spesifikasi logistik tertentu.
Disamping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang harus diikuti bukti-bukti penerimaan barang (antara lain berupa nota, faktur, kwitansi, atau bukti yang lain, misalnya Surat penyerahan Barang dari Unit Pembelian). Setiap bukti pemasukan logistik harus dibubuhi nomor(sebagai nomor kode bukti masuk) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti masuk ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti masuk dalam Buku penerimaan Gudang maupun Kartu Persediaan. penggunaan nomor kode bukti masuk ini dimasukkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik.
2. Buku Pengeluaran Gudang
Buku pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan penerima logistik.
Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan pengeluaran logistik ke dalam buku pengeluaran gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pengeluaran pada kartu barang sehingga nantinya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jenis logistik tertentu.
Buku pengeluaran gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat berupa surat atau bon gudang. Disamping itu setiap bukti pengeluaran logistik harus dihubungi nomor (sebagai nomor kode bukti keluar) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti keluar ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti keluar dalam buku pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan nomor kode bukti keluar ini dimasudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik.
3. Kartu Persediaan/stock
Kartu persediaan barang merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran logistik. Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan logistik. meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pemasukan/pengeluaran logistik, kode nomor surat bukti pemasukan/pengeluaran, asal/tujuan logistik, jumlah pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan logistik).
Dalam kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan barang dalam bentuk kartu barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satu untuk kartu gantung(kartu yang digantungkan pada kelompok jenis barang tertentu di mana barang tersebut ditempatkan/disimpan sehingga hal ini akan mempermudah dalam pengecekan logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah persediaan logistik.
4. Bon Permintaan Barang
Bon permintaan barang merupakan lembaran/formulis permintaan logistik dari setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis spesifikasi logistik serta jumlah logistik yang ditujukan kepada bagian gudang. Bon permintaan barang sering pula disebut dengan beberapa istilah, antara lain surat permintaan pengadaan barang, surat permintaan pembelian, bon gudang ataupun dengan istilah yang lain.
5. Surat penyerahan barang
Surat penyerahan barang atau sering pula disebut bon pengeluaran barang merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta jumlah tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja tertentu pada waktu tertentu. penyerahan barang kepada unit kerja bisa dilakukan apabila telah dievaluasi oleh beberapa pihak yang berkewajiban dan berhak mengambil keputusan untuk bisa atau tidaknya barang tersebut untuk diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan mempertimbangkan berbagai kepentingan. Sehubungan dengan hal itu, surat penyerahan barang baru dinyatakan sah apabila ditandai oleh: (1) yang menyetujui, (2), yang menyerahkan, dan (3) yang menerima barang.
Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus pembelian, sering kali lembar/formulir permintaan barang. Hal ini dilakukan untuk mendukung efisiensi kerja, terutama bagi unit penyalur atau unit gudang. Dengan demikian, apabila suatu organisasi menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang tidak dibuat secara khusus.
2.7 Monitoring dan Evaluasi Gudang
Dalam rangka pengendalian persediaan logistik dan peralatan yang dibutuhkan disaat terjadi bencana perlu dilakukan pembinaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan peralatan secara berkesinambungan, melalui Pemantauan, Supervisi dan Evaluasi.
a. Pemantauan
Yaitu melakukan pengamatan berkala terhadap pelaksanaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan peralatan untuk melihat keberhasilan pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan.
b. Supervisi
Yaitu melakukan pengamatan sekaligus bimbingan untuk perbaikan serta peningkatan pelaksanaan pengelolaan logistik dan peralatan. Supervisi pengelolaan logistik dan peralatan merupakan upaya untuk meningkatkan produktifitas sumber daya manusia agar misi, kebijaksanaan, tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai secara optimal untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan kegiatan pengelolaan logistic dan peralatan serta pergudangan.
c. Evaluasi
Yaitu serangkaian prosedur untuk menilai suatu program, kegiatan untuk memperoleh informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan, aktifitas, hasil dan dampak serta biayanya yang dilakukan dengan membandingkan antara kenyataan dengan standar atau yang diharapkan.
PENGADAAN PERBEKALAN
PENGADAAN PERBEKALAN
FUNGSI PENGADAAN
Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggung-jawabkan. Fungsi pengadaan adalah “segala kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan buku dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada.(termasuk usaha untuk mempertahankannya)”(SAR[6]).
a. Cara pengadaan perbekalan
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara pengadaan sebagai berikut :
1. Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual untuk mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatankedua belah pihak. Setelah transaksi jual beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi hak milik organisasi. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.
2. Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus dipertimbangkan citra baik suatu organisasi.
3. Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan perbekalan bersifat sementara dan temporer serta juga harus didasarkan atas suatu perjanjian tertulis. Cara seperti ini, khususnya untuk jenis mesin, ditinjau dari segi ekonomi perusahaan menguntungkan, karena :
a. Perusahaan tidak disibukkan dengan pemeliharaan mesin, termasuk biayanya.
b. Dalam waktu tertentu mesin dapat diganti yang lebih baru oleh pihak yang menyewakan, sehingga dapat diharapkan pekerjaan tidak terganggu karena kemacetan-kemacetan mesin.
c. Perbaikan-perbaikan dilakukan oleh pihak yang menyewakan, sehingga dapat diharapkan pekerjaan tidak terganggu karena kemacetan-kemacetan mesin.
4. Membuat sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektivitas dan efesiensi yang apabila dibandingkan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.
5. Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara pengadaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan diantara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukarkan harus merupakan perbekalan yang sifatnya berlebihan/perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna.
6. Subtitusi
Subtitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekelan dengan cara mengganti materi yang lain memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
7. Pemberian/hadiah
Pemberian/hadiah merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan menggunakan perbekalan yang merupakan pemberi/hadiah dari pihak lain. Cara pengadaan ini sebaiknya harus disertai dengan sutu perjanjian serah terima, sebab hal ini menyangkut pada pemindahan hak dan perubahan milik, baik bagi yang memberi maupun yang menerima.
8. Perbaikan/Rekondisi
Perbaikian merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara memperbaiki perbekalan yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran instrument yang baik diantara instrument perbekalan yang rusak sehingga instrument-instrumen yang baik tersebut dapat di satukan dalam satu unit atau beberapa unit perbekalan, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat di operasikan, dan kebutuhan perbekalan dapat di penuhi.
b. Sistem Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternative bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem campuran.
1. Sistem Sentralisasi
Sistem sentralisasi dalam pengadaan perbekalan merupakan cara pengadaan perbekalan dimana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan perbekalan dalam organisasi hanya di layani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.
Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem ini memiliki beberapa kelebihan, diantaranya :
a. Dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapakan sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian dilakukan dalam partai besar sehingga organisasi/ perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok)
b. Dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost), sehingga akan mendukung efisiensi
c. Dapat mendukung progam standardisasi dan sistem pertukaran perbekalan antar bagian.
Adapun kekurangan-kekurangan dari pengadaan sistem sentralisasi ini adalah sebagai berikut :
a. Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak dapat cepat dilayani dan dipenuhi karena bagian pembelian masih menunggu daftar kebutuhan perbekalan dari unit-unit kerja yang lain ataupun karena prosedur pengajuan maupun distribusi penyampaian perbekalan yang berliku-liku/birokratis sehingga hal ini tentunya dapat mempengaruhi tingkat efektifitas dan efisiensi kerja unit-unit kerja dan organisasi secara keseluruhan.
b. Pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit-unit kerja sebagai pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena bagian perbekalan khususnya bagian pengadaan perbekalan tidak mengetahui persis kebutuhan masing-masing unit kerja.
2. Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan perbekalan, dimana kewanangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-masing unit kerja. Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai berikut :
a. Kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhan.
b. Menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan perbekalannya.
Adapun kekurangannya sistem ini yaitu :
a. Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuku memiliki perbekalan (barang-barang) baru, padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknyay barang-barangyang tidak diperlukan dibeberapa bagian.
b. Terdapatnya berbagi macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya, ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program standarisasi dan notmalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan pertukaran perbekalan antar bagian/unit kerja dalam suatu organisasi.
c. Biaya per satuan barang relative lebih besar, karena pembelian dengan sistem ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi shingga otomatis jumlah potongan yang diberikan penjual juga relatif lebih kecil.
d. Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandungkan apabila menggunakan sistem desentralisasi.
3. Sistem Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasioanal unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standarisasi dan normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit kerja atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila keutuhan perbekalan bersifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.
c. Ketentuan dan Kebijakan Umum
1. Prinsip umum pengadaan adalah :
a. Efisien : Pengadaan Barang dan Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah.
b. Efektif :Pengadaan Barang dan Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
c. Kompetitif : Pengadaan Barang dan JAsa harus terbuka bagi penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia Barang dan Jasa yang setara dan memenuhi syarta / criteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
d. Adil dan wajar : memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang dana jasa yang memenuhi syarat.
e. Akuntabel : harus mencapai sasaran dan dapat dipertangungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.
f. Bertanggung jawab : harus mencapai sasaran fisik, keuangan, maupun manfaat untuk kelancaran pelaksanaan tugas perusahaan sesuai dengan prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang dan jasa.
2. Kebijakan umum dalam pengadaan barang dan jasa perusahaan adalah :
a. Meningkatkan produksi dalam negeri.
b. Meningkatkan peran serta usaha kecil termasuk koperasi usaha kecil dan kelompok masyarakat dalam pengadaan barang dan jasa
c. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam pengadaaan barang dan jasa.
d. Meningkatkan profesionalisme, kemandirian, dan tanggung jawab bagi pengguna barang dan jasa, panitia /pejabat pengadaan dan penyedia barang dan jasa.
e. Meningkatkan penerimaan Negara melalui sektor perpajakan.
f. Mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang dan jasa kecuali untuk pengadaan barang dan jasa yang menyangkut kerahasiaan perusahaan.
d. Kendala umum dalam pengadaan barang perbekalan
Adapun masalah-masalah yang terjadi saat pengadaan berlangsung, yaitu :
1. Pemilihan alat transportasi
Suatu pengiriman barang dari daerah satu ke daerah lainnya memang memerlukan perhitungan yang cermat dan tepat guna menghindari berbagai resiko sehingga dapat mengurangi biaya ongkos transportasi..
2. Penentuan rute
Jarak yang merupakan komponen utama dalam hal ini harus diperhatikan bahwa rute terpendek bukan menjadi hal utama saja yang harus diperhatikan tetapi harus memperhatikan pula kapasitas gudang.
3. Cuaca
Dalam pengiriman barang sering kali terlambat sampai ke tempat tujuan, hal itu dikarenakan oleh beberapa factor termasuk cuaca. Memang dewasa ini cuaca telah dapat diprediksi, namun tetap saja cuaca masih menjadi salah satu kendala dalam pengiriman barang. Dalam pengiriman, jika cuaca tidak sedang bagus maka pengirim akan berhati-hati dalam mengirim agar tidak terjadi apa-apa pada barang pengiriman.
4. Keadaan geografis
Tidak semua lokasi dapat terjamah dengan mudah. Ada beberapa daerah yang hanya mampu dijamah oleh alat transportasi khusus.
e. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pengadaan barang, yaitu :
1. Faktor fungsional
a.) Faktor umum
Setiap perlengkapan material secara umum berfungsi sebagai alat untuk memperlancar tugas pekerjaan pada karyawan, bukan sebaliknya menghambat.
b.) Faktor khusus
Setiap perlengkapan juga mempunyai kegunaan khusus sesuia dengan tujuan dan jenis alat tersebut. Fungsi khusus berkaitan dengan bentuk, tipe, ukuran dll.
2. Faktor manfaat dan biaya
Harus diperhatikan barapa besar manfaat atau kebutuhan perlengkapan itu kemudian diperbandingkan dengan besarnya biaya yang dukeluarkan untuk pembeli. Dasar pertimbangan adalah pengeluaran biaya haruslah seimbang dengan kebutuhan atau manfaatnya.
3. Faktor standarisasi dan normalisasi
a.) Standarisasi adalah pembukuan mengenai jenis, mutu, dan harga perlengkapan material.
b.) Normalisasi adalah pembuatan ukuan-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditentukan.
Kebaikan standarisasi dan normalisasi
a.) Dengan bentuk, ukuran, tipe yang ditetapkan secara internasional memudahkan penggantian suku cadang peralatan yang bersangkutan.
b.) Memudahkan perawatan.
c.) Menyebabkan alat tersebut jadi favorit, mudah diperoleh dan dijual.
d.) Karena mudah dan cepat laku, maka produsen berani menyediakan dalam jumlah besar.
e.) Harga dapat ditekan serendah-rendahnya.
f.) Kerusakan kerja tidak perlu menyebabkan tidak fungsinya peralatan yang bersangkutan.
Keburukan standarisasi dan normalisasi
a.) Orang yang terikat pada beberapa macam merk peralatan saja.
b.) Pedagang dan produsen mungkin dapat mempermainkan konsumen (harga peralatan itu)
4. Faktor keamanan dan kewibawaan
Pejabat yang eselonnya berbeda satu dengan yang lain mempunya wewenang, tugas dan tanggung jawab yang berbeda juga. Semakin tinggi jabatan seseorang, semakin besar wewenangnya tetapi semakin berat tugas dan tanggung jawabnya. Oleh karena itu maka sepantasnyalah apabila setiap pejabat yang eselonnya berbeda itu diberikan perlengkapan yang bereda dengan pertimbangan berdasarkan segi keamanan dan kewibawaan pejabat yang bersangkutan.
FUNGSI PENGADAAN
Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggung-jawabkan. Fungsi pengadaan adalah “segala kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan buku dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada.(termasuk usaha untuk mempertahankannya)”(SAR[6]).
a. Cara pengadaan perbekalan
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara pengadaan sebagai berikut :
1. Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual untuk mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatankedua belah pihak. Setelah transaksi jual beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi hak milik organisasi. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.
2. Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus dipertimbangkan citra baik suatu organisasi.
3. Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan perbekalan bersifat sementara dan temporer serta juga harus didasarkan atas suatu perjanjian tertulis. Cara seperti ini, khususnya untuk jenis mesin, ditinjau dari segi ekonomi perusahaan menguntungkan, karena :
a. Perusahaan tidak disibukkan dengan pemeliharaan mesin, termasuk biayanya.
b. Dalam waktu tertentu mesin dapat diganti yang lebih baru oleh pihak yang menyewakan, sehingga dapat diharapkan pekerjaan tidak terganggu karena kemacetan-kemacetan mesin.
c. Perbaikan-perbaikan dilakukan oleh pihak yang menyewakan, sehingga dapat diharapkan pekerjaan tidak terganggu karena kemacetan-kemacetan mesin.
4. Membuat sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektivitas dan efesiensi yang apabila dibandingkan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.
5. Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara pengadaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan diantara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukarkan harus merupakan perbekalan yang sifatnya berlebihan/perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna.
6. Subtitusi
Subtitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekelan dengan cara mengganti materi yang lain memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
7. Pemberian/hadiah
Pemberian/hadiah merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan menggunakan perbekalan yang merupakan pemberi/hadiah dari pihak lain. Cara pengadaan ini sebaiknya harus disertai dengan sutu perjanjian serah terima, sebab hal ini menyangkut pada pemindahan hak dan perubahan milik, baik bagi yang memberi maupun yang menerima.
8. Perbaikan/Rekondisi
Perbaikian merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara memperbaiki perbekalan yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran instrument yang baik diantara instrument perbekalan yang rusak sehingga instrument-instrumen yang baik tersebut dapat di satukan dalam satu unit atau beberapa unit perbekalan, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat di operasikan, dan kebutuhan perbekalan dapat di penuhi.
b. Sistem Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternative bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem campuran.
1. Sistem Sentralisasi
Sistem sentralisasi dalam pengadaan perbekalan merupakan cara pengadaan perbekalan dimana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan perbekalan dalam organisasi hanya di layani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.
Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem ini memiliki beberapa kelebihan, diantaranya :
a. Dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapakan sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian dilakukan dalam partai besar sehingga organisasi/ perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok)
b. Dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost), sehingga akan mendukung efisiensi
c. Dapat mendukung progam standardisasi dan sistem pertukaran perbekalan antar bagian.
Adapun kekurangan-kekurangan dari pengadaan sistem sentralisasi ini adalah sebagai berikut :
a. Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak dapat cepat dilayani dan dipenuhi karena bagian pembelian masih menunggu daftar kebutuhan perbekalan dari unit-unit kerja yang lain ataupun karena prosedur pengajuan maupun distribusi penyampaian perbekalan yang berliku-liku/birokratis sehingga hal ini tentunya dapat mempengaruhi tingkat efektifitas dan efisiensi kerja unit-unit kerja dan organisasi secara keseluruhan.
b. Pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit-unit kerja sebagai pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena bagian perbekalan khususnya bagian pengadaan perbekalan tidak mengetahui persis kebutuhan masing-masing unit kerja.
2. Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan perbekalan, dimana kewanangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-masing unit kerja. Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai berikut :
a. Kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhan.
b. Menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan perbekalannya.
Adapun kekurangannya sistem ini yaitu :
a. Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuku memiliki perbekalan (barang-barang) baru, padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknyay barang-barangyang tidak diperlukan dibeberapa bagian.
b. Terdapatnya berbagi macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya, ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program standarisasi dan notmalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan pertukaran perbekalan antar bagian/unit kerja dalam suatu organisasi.
c. Biaya per satuan barang relative lebih besar, karena pembelian dengan sistem ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi shingga otomatis jumlah potongan yang diberikan penjual juga relatif lebih kecil.
d. Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandungkan apabila menggunakan sistem desentralisasi.
3. Sistem Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasioanal unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standarisasi dan normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit kerja atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila keutuhan perbekalan bersifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.
c. Ketentuan dan Kebijakan Umum
1. Prinsip umum pengadaan adalah :
a. Efisien : Pengadaan Barang dan Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah.
b. Efektif :Pengadaan Barang dan Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
c. Kompetitif : Pengadaan Barang dan JAsa harus terbuka bagi penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia Barang dan Jasa yang setara dan memenuhi syarta / criteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
d. Adil dan wajar : memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang dana jasa yang memenuhi syarat.
e. Akuntabel : harus mencapai sasaran dan dapat dipertangungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.
f. Bertanggung jawab : harus mencapai sasaran fisik, keuangan, maupun manfaat untuk kelancaran pelaksanaan tugas perusahaan sesuai dengan prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang dan jasa.
2. Kebijakan umum dalam pengadaan barang dan jasa perusahaan adalah :
a. Meningkatkan produksi dalam negeri.
b. Meningkatkan peran serta usaha kecil termasuk koperasi usaha kecil dan kelompok masyarakat dalam pengadaan barang dan jasa
c. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam pengadaaan barang dan jasa.
d. Meningkatkan profesionalisme, kemandirian, dan tanggung jawab bagi pengguna barang dan jasa, panitia /pejabat pengadaan dan penyedia barang dan jasa.
e. Meningkatkan penerimaan Negara melalui sektor perpajakan.
f. Mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang dan jasa kecuali untuk pengadaan barang dan jasa yang menyangkut kerahasiaan perusahaan.
d. Kendala umum dalam pengadaan barang perbekalan
Adapun masalah-masalah yang terjadi saat pengadaan berlangsung, yaitu :
1. Pemilihan alat transportasi
Suatu pengiriman barang dari daerah satu ke daerah lainnya memang memerlukan perhitungan yang cermat dan tepat guna menghindari berbagai resiko sehingga dapat mengurangi biaya ongkos transportasi..
2. Penentuan rute
Jarak yang merupakan komponen utama dalam hal ini harus diperhatikan bahwa rute terpendek bukan menjadi hal utama saja yang harus diperhatikan tetapi harus memperhatikan pula kapasitas gudang.
3. Cuaca
Dalam pengiriman barang sering kali terlambat sampai ke tempat tujuan, hal itu dikarenakan oleh beberapa factor termasuk cuaca. Memang dewasa ini cuaca telah dapat diprediksi, namun tetap saja cuaca masih menjadi salah satu kendala dalam pengiriman barang. Dalam pengiriman, jika cuaca tidak sedang bagus maka pengirim akan berhati-hati dalam mengirim agar tidak terjadi apa-apa pada barang pengiriman.
4. Keadaan geografis
Tidak semua lokasi dapat terjamah dengan mudah. Ada beberapa daerah yang hanya mampu dijamah oleh alat transportasi khusus.
e. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pengadaan barang, yaitu :
1. Faktor fungsional
a.) Faktor umum
Setiap perlengkapan material secara umum berfungsi sebagai alat untuk memperlancar tugas pekerjaan pada karyawan, bukan sebaliknya menghambat.
b.) Faktor khusus
Setiap perlengkapan juga mempunyai kegunaan khusus sesuia dengan tujuan dan jenis alat tersebut. Fungsi khusus berkaitan dengan bentuk, tipe, ukuran dll.
2. Faktor manfaat dan biaya
Harus diperhatikan barapa besar manfaat atau kebutuhan perlengkapan itu kemudian diperbandingkan dengan besarnya biaya yang dukeluarkan untuk pembeli. Dasar pertimbangan adalah pengeluaran biaya haruslah seimbang dengan kebutuhan atau manfaatnya.
3. Faktor standarisasi dan normalisasi
a.) Standarisasi adalah pembukuan mengenai jenis, mutu, dan harga perlengkapan material.
b.) Normalisasi adalah pembuatan ukuan-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditentukan.
Kebaikan standarisasi dan normalisasi
a.) Dengan bentuk, ukuran, tipe yang ditetapkan secara internasional memudahkan penggantian suku cadang peralatan yang bersangkutan.
b.) Memudahkan perawatan.
c.) Menyebabkan alat tersebut jadi favorit, mudah diperoleh dan dijual.
d.) Karena mudah dan cepat laku, maka produsen berani menyediakan dalam jumlah besar.
e.) Harga dapat ditekan serendah-rendahnya.
f.) Kerusakan kerja tidak perlu menyebabkan tidak fungsinya peralatan yang bersangkutan.
Keburukan standarisasi dan normalisasi
a.) Orang yang terikat pada beberapa macam merk peralatan saja.
b.) Pedagang dan produsen mungkin dapat mempermainkan konsumen (harga peralatan itu)
4. Faktor keamanan dan kewibawaan
Pejabat yang eselonnya berbeda satu dengan yang lain mempunya wewenang, tugas dan tanggung jawab yang berbeda juga. Semakin tinggi jabatan seseorang, semakin besar wewenangnya tetapi semakin berat tugas dan tanggung jawabnya. Oleh karena itu maka sepantasnyalah apabila setiap pejabat yang eselonnya berbeda itu diberikan perlengkapan yang bereda dengan pertimbangan berdasarkan segi keamanan dan kewibawaan pejabat yang bersangkutan.
MANAJEMEN PERBEKALAN
1.1 Pengertian manajemen perbekalan
Manajemen perbekalan adalah unik karena ia merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas perbekalan itu antara lain lokasi, fasilitas transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersial. Tujuan perbekalan yakni menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah.
Sedangkan perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan
Fungsi manajer perbekalan
Fungsi manajer perbekalan dalam operasional yaitu :
a. Menyusun rencana kebutuhan perbekalan
b. Mengadakan kebutuhan perbekalan
c. Menyimpan perbekalan
d. Memelihara perbekalan
e. Menyalurkan perbekalan
f. Menginventarisasikan perbekalan
g. Menghapuskan perbekalan
h. Mengendalikan perbekalan
1.2 Definisi Pengelolaan Perbekalan
Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu.
Definisi pengelolaan oleh para ahli terdapat perbedaan –perbedaa hal ini disebabkan karena para ahli meninjau pengertian dari sudut yang berbeda- beda. Ada yang meninjau pengelolaan dari segi fungsi, benda, kelembagaan dan yang meninjau pengelolaan sebagai suatu kesatuan. Namun jika dipelajari pada prinsipnya definisi- definisi tersebut mengandung pengertian dan tujuan yang sama.
Berikut ini adalah pendapat dari beberapa ahli yakni menurut Wardoyo (1980:41) memberikan definisi sebagai berikut pengelolaan adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Menurut Harsoyo (1977:121) pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk mengali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya.
Dari uraian diatas dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang berintikan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang bertujuan menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.
1.3 Pengertian Azaz efisiensi dan efektifitas
Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu kegiatan dengan hasilnya. Menurut definisi ini, efisiensi terdiri atas 2 unsur yaitu kegiatan dan hasil dari kegiatan tersebut. Kedua unsur ini masing-masing dapat dijadikan pangkal untuk mengembangkan pengertian efisiensi berikut.
1.3.1 Unsur Kegiatan
Suatu kegiatan dianggap mewujudkan efisiensi kalau suatu hasil tertentu tercapai dengan kegiatan terkecil. Unsur kegiatan terdiri dari 5 sub unsur berikut : Pikiran, Tenaga, Bahan, Waktu, Ruang.
Pengertian efisiensi dilihat dari unsur kegiatan dapat diperjelas dengan gambar berikut :
Menurut gambar di atas, kegiatan terkecil C mewujudkan efisiensi karena memberikan perbandingan yang terbaik, yaitu paling sedikit menggunakan kegiatan, tetapi dapat mencapai suatu hasil tertentu yang dikehendaki.
Sebagai contoh, disebutkan ada 3 calon juru ketik yang diuji. Masing-masing calon diberi sebuah dokumen yang sama untuk disalin. Calon A menyelesaikan tugasnya dalam waktu 30 menit, calon B menyelesaikan tugasnya dalam waktu 25 menit, dan calon A menyelesaikan tugasnya hanya dalam waktu 20 menit. Dalam hal ini, calon C mewujudkan efisiensi, yaitu perbandingan terbaik antara kegiatan dan hasilnya, terutama dilihat dari unsur waktu. Apabila dilihat dari unsur tenaga, kiranya ia juga menggunakan tenaga paling kecil dan mengucurkan keringat yang paling sedikit. Calon C adalah orang yang efisien di antara ketiga calon yang ada.
1.3.2 Unsur Hasil
Suatu kegiatan dianggap mewujudkan efisiensi kalau dengan suatu kegiatan tertentu mencapai hasil yang terbesar. Unsur hasil terdiri dari 2 subunsur berikut, yaitu :
-Jumlah (kuantitas)
- Mutu (kualitas)
Pengertian efisiensi dilihat dari unsur hasil dapat diperjelas dengan gambar berikut :
Menurut gambar di atas, hasil terbesar C mewujudkan efisiensi karena memberikan perbandingan yang terbaik, yaitu paling banyak memberikan hasil berdasarkan suatu kegiatan tertentu.
Sebagai contoh, disebutkan ada 3 calon juru ketik yang diuji. Masing-masing calon diberi waktu selama 30 menit untuk mengetik suatu buku yang sama. Calon A menyelesaikan tugasnya dengan menghasilkan 4 lembar halaman, calon B menyelesaikan tugasnya dengan menghasilkan 6 lembar halaman, dan calon C menyelesaikan tugasnya dengan menghasilkan 8 lembar halaman. Dalam hal ini, calon C mewujudkan efisiensi, yaitu perbandingan terbaik antara kegiatan dan hasilnya, terutama dilihat dari unsur kuantitas dikarenakan yang bersangkutan mempunyai hasil terbanyak/terbesar. Dengan kata lain, calon C adalah orang yang efisien di antara ketiga calon yang ada tersebut.
Efisiensi merupakan sebuah konsep yang bulat pengertiannya dan utuh jangkauannya. Hal ini berarti bagi efisiensi tidak tepat dibuat tingkat-tingkat perbandingan derajat, seperti “lebih efisien” atau “paling efisien”. Efisiensi adalah perbandingan terbaik di antara 2 unsur kegiatan dan hasilnya. Oleh karena itu,tidaklah mungkin dikatakan perbandingan yang “lebih” atau “paling”terbaik.Kemungkinannya adalah efisiensi dan nonefisiensi.
Akhirnya sebagai prinsip yang mendasari keseluruhan haluan manajemen perbekalan ialah efisiensi, hendaknya dijadikan satu-satunya dasar pemikiran, ukuran baku dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan tugas di bidang perbekalan. Dalam hubungannya degan biaya perbekalan, azas ini dapat diwujudkan menjadi usaha-usaha penghematan seperti tindakan memperbaiki perabotan kantor yang rusak sehingga tidak perlu membeli baru atau rencana perawatan mesin-mesin kantor sehingga umur teknis lebih lama.
Menurut Willson dan Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera (1997,430-431) mengungkapkan mengenai syarat-syarat pengelolaan persediaan barang yang efektif adalah sebagai berikut:
a. Penetapan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan
b. Sasarasn dan kebijakan yang di rumuskan dengan baik.
c. Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan
d. Klasifikasasi dan simplikasi persediaan
e. Catatan dan laporan yang cukup
f. Tenaga kerja yang memuaskan
Dari uraian di atas jelaslah bahwa penerapan pengendaliaan yang memadai di harapkan dapat membantu melancarkan seluruh aktivitas perusahaan termasuk pemeliharaan persediaan agar dapat dikelola secara aktif.
• Pengertian efektifitas secara umum menunjukan sampai seberapa jauh tercapainya suatu tujuan yang terlebih dahulu ditentukan. Hal tersebut sesuai dengan pengertian efektifitas menurut Hidayat (1986) yang menjelaskan bahwa :
“Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase target yang dicapai, makin tinggi efektifitasnya”.
• Pengertian efektifitas menurut Schemerhon John R. Jr. (1986:35) adalah sebagai berikut :
“ Efektifitas adalah pencapaian target output yang diukur dengan cara membandingkan output anggaran atau seharusnya (OA) dengan output realisasi atau sesungguhnya (OS), jika (OA) > (OS) disebut efektif ”.
• Pengertian efektifitas menurut Prasetyo Budi Saksono (1984) adalah :
“ Efektifitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input “.
Dari pengertian-pengertian efektifitas tersebut dapat disimpulkan bahwa efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu. Berdasarkan hal tersebut maka untuk mencari tingkat efektifitas dapat digunakan rumus sebagai berikut :
Efektifitas = Ouput Aktual/Output Target >=1
Jika output aktual berbanding output yang ditargetkan lebih besar atau sama dengan 1 (satu), maka akan tercapai efektifitas.
Jika output aktual berbanding output yang ditargetkan kurang daripada 1 (satu), maka efektifitas tidak tercapai.
1.3 Definisi Standarisasi dan Normalisasi
Standar didefinisikan sebagai Suatu dokumen tertulis, yang naskah utamanya berisi ketentuan-ketentuan yang menunjukkan persyaratan yang perlu ditaati, dan secara umum tidak bertentangan dengan standar atau kode lain, atau bila diadopsi menjadi ketentuan hukum tidak bertentangan dengan ketentuan hukum yang berlaku. Sedangkan standarisasi adalah pembakuan mengenai jenis, mutu dan harga perlengkapan material.
Pengertian normalisasi adalah pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditentukan.
Kebaikan standarisasi dan normalisasi :
a. Dengan bentuk, ukuran, tipe yang ditetapkan secara internasional memudahkan penggantian suku cadang peralatan yang bersangkutan.
b. Memudahkan perawatan
c. Menyebabkan alat tsb. jadi favorit, mudah diperoleh dan mudah dijual.
d. Karena mudah dan cepat laku, maka produsen berani menyediakan dalam jumlah besar.
e. Harga dapat ditekan serendah-rendahnya
f. Kerusakan kecil tidak perlu menyebabkan tidak berfungsinya peralatan ybs.
Keburukan standarisasi dan normalisasi :
1) Orang hanya terikat pada beberapa macam merek peralatan saja
2) Pedagang atau produsen mungkin dapat mempermainkan konsumen (harga peralatan itu)
Manajemen perbekalan adalah unik karena ia merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas perbekalan itu antara lain lokasi, fasilitas transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersial. Tujuan perbekalan yakni menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah.
Sedangkan perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan
Fungsi manajer perbekalan
Fungsi manajer perbekalan dalam operasional yaitu :
a. Menyusun rencana kebutuhan perbekalan
b. Mengadakan kebutuhan perbekalan
c. Menyimpan perbekalan
d. Memelihara perbekalan
e. Menyalurkan perbekalan
f. Menginventarisasikan perbekalan
g. Menghapuskan perbekalan
h. Mengendalikan perbekalan
1.2 Definisi Pengelolaan Perbekalan
Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu.
Definisi pengelolaan oleh para ahli terdapat perbedaan –perbedaa hal ini disebabkan karena para ahli meninjau pengertian dari sudut yang berbeda- beda. Ada yang meninjau pengelolaan dari segi fungsi, benda, kelembagaan dan yang meninjau pengelolaan sebagai suatu kesatuan. Namun jika dipelajari pada prinsipnya definisi- definisi tersebut mengandung pengertian dan tujuan yang sama.
Berikut ini adalah pendapat dari beberapa ahli yakni menurut Wardoyo (1980:41) memberikan definisi sebagai berikut pengelolaan adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Menurut Harsoyo (1977:121) pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk mengali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya.
Dari uraian diatas dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang berintikan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang bertujuan menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.
1.3 Pengertian Azaz efisiensi dan efektifitas
Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu kegiatan dengan hasilnya. Menurut definisi ini, efisiensi terdiri atas 2 unsur yaitu kegiatan dan hasil dari kegiatan tersebut. Kedua unsur ini masing-masing dapat dijadikan pangkal untuk mengembangkan pengertian efisiensi berikut.
1.3.1 Unsur Kegiatan
Suatu kegiatan dianggap mewujudkan efisiensi kalau suatu hasil tertentu tercapai dengan kegiatan terkecil. Unsur kegiatan terdiri dari 5 sub unsur berikut : Pikiran, Tenaga, Bahan, Waktu, Ruang.
Pengertian efisiensi dilihat dari unsur kegiatan dapat diperjelas dengan gambar berikut :
Menurut gambar di atas, kegiatan terkecil C mewujudkan efisiensi karena memberikan perbandingan yang terbaik, yaitu paling sedikit menggunakan kegiatan, tetapi dapat mencapai suatu hasil tertentu yang dikehendaki.
Sebagai contoh, disebutkan ada 3 calon juru ketik yang diuji. Masing-masing calon diberi sebuah dokumen yang sama untuk disalin. Calon A menyelesaikan tugasnya dalam waktu 30 menit, calon B menyelesaikan tugasnya dalam waktu 25 menit, dan calon A menyelesaikan tugasnya hanya dalam waktu 20 menit. Dalam hal ini, calon C mewujudkan efisiensi, yaitu perbandingan terbaik antara kegiatan dan hasilnya, terutama dilihat dari unsur waktu. Apabila dilihat dari unsur tenaga, kiranya ia juga menggunakan tenaga paling kecil dan mengucurkan keringat yang paling sedikit. Calon C adalah orang yang efisien di antara ketiga calon yang ada.
1.3.2 Unsur Hasil
Suatu kegiatan dianggap mewujudkan efisiensi kalau dengan suatu kegiatan tertentu mencapai hasil yang terbesar. Unsur hasil terdiri dari 2 subunsur berikut, yaitu :
-Jumlah (kuantitas)
- Mutu (kualitas)
Pengertian efisiensi dilihat dari unsur hasil dapat diperjelas dengan gambar berikut :
Menurut gambar di atas, hasil terbesar C mewujudkan efisiensi karena memberikan perbandingan yang terbaik, yaitu paling banyak memberikan hasil berdasarkan suatu kegiatan tertentu.
Sebagai contoh, disebutkan ada 3 calon juru ketik yang diuji. Masing-masing calon diberi waktu selama 30 menit untuk mengetik suatu buku yang sama. Calon A menyelesaikan tugasnya dengan menghasilkan 4 lembar halaman, calon B menyelesaikan tugasnya dengan menghasilkan 6 lembar halaman, dan calon C menyelesaikan tugasnya dengan menghasilkan 8 lembar halaman. Dalam hal ini, calon C mewujudkan efisiensi, yaitu perbandingan terbaik antara kegiatan dan hasilnya, terutama dilihat dari unsur kuantitas dikarenakan yang bersangkutan mempunyai hasil terbanyak/terbesar. Dengan kata lain, calon C adalah orang yang efisien di antara ketiga calon yang ada tersebut.
Efisiensi merupakan sebuah konsep yang bulat pengertiannya dan utuh jangkauannya. Hal ini berarti bagi efisiensi tidak tepat dibuat tingkat-tingkat perbandingan derajat, seperti “lebih efisien” atau “paling efisien”. Efisiensi adalah perbandingan terbaik di antara 2 unsur kegiatan dan hasilnya. Oleh karena itu,tidaklah mungkin dikatakan perbandingan yang “lebih” atau “paling”terbaik.Kemungkinannya adalah efisiensi dan nonefisiensi.
Akhirnya sebagai prinsip yang mendasari keseluruhan haluan manajemen perbekalan ialah efisiensi, hendaknya dijadikan satu-satunya dasar pemikiran, ukuran baku dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan tugas di bidang perbekalan. Dalam hubungannya degan biaya perbekalan, azas ini dapat diwujudkan menjadi usaha-usaha penghematan seperti tindakan memperbaiki perabotan kantor yang rusak sehingga tidak perlu membeli baru atau rencana perawatan mesin-mesin kantor sehingga umur teknis lebih lama.
Menurut Willson dan Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera (1997,430-431) mengungkapkan mengenai syarat-syarat pengelolaan persediaan barang yang efektif adalah sebagai berikut:
a. Penetapan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan
b. Sasarasn dan kebijakan yang di rumuskan dengan baik.
c. Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan
d. Klasifikasasi dan simplikasi persediaan
e. Catatan dan laporan yang cukup
f. Tenaga kerja yang memuaskan
Dari uraian di atas jelaslah bahwa penerapan pengendaliaan yang memadai di harapkan dapat membantu melancarkan seluruh aktivitas perusahaan termasuk pemeliharaan persediaan agar dapat dikelola secara aktif.
• Pengertian efektifitas secara umum menunjukan sampai seberapa jauh tercapainya suatu tujuan yang terlebih dahulu ditentukan. Hal tersebut sesuai dengan pengertian efektifitas menurut Hidayat (1986) yang menjelaskan bahwa :
“Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase target yang dicapai, makin tinggi efektifitasnya”.
• Pengertian efektifitas menurut Schemerhon John R. Jr. (1986:35) adalah sebagai berikut :
“ Efektifitas adalah pencapaian target output yang diukur dengan cara membandingkan output anggaran atau seharusnya (OA) dengan output realisasi atau sesungguhnya (OS), jika (OA) > (OS) disebut efektif ”.
• Pengertian efektifitas menurut Prasetyo Budi Saksono (1984) adalah :
“ Efektifitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input “.
Dari pengertian-pengertian efektifitas tersebut dapat disimpulkan bahwa efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu. Berdasarkan hal tersebut maka untuk mencari tingkat efektifitas dapat digunakan rumus sebagai berikut :
Efektifitas = Ouput Aktual/Output Target >=1
Jika output aktual berbanding output yang ditargetkan lebih besar atau sama dengan 1 (satu), maka akan tercapai efektifitas.
Jika output aktual berbanding output yang ditargetkan kurang daripada 1 (satu), maka efektifitas tidak tercapai.
1.3 Definisi Standarisasi dan Normalisasi
Standar didefinisikan sebagai Suatu dokumen tertulis, yang naskah utamanya berisi ketentuan-ketentuan yang menunjukkan persyaratan yang perlu ditaati, dan secara umum tidak bertentangan dengan standar atau kode lain, atau bila diadopsi menjadi ketentuan hukum tidak bertentangan dengan ketentuan hukum yang berlaku. Sedangkan standarisasi adalah pembakuan mengenai jenis, mutu dan harga perlengkapan material.
Pengertian normalisasi adalah pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditentukan.
Kebaikan standarisasi dan normalisasi :
a. Dengan bentuk, ukuran, tipe yang ditetapkan secara internasional memudahkan penggantian suku cadang peralatan yang bersangkutan.
b. Memudahkan perawatan
c. Menyebabkan alat tsb. jadi favorit, mudah diperoleh dan mudah dijual.
d. Karena mudah dan cepat laku, maka produsen berani menyediakan dalam jumlah besar.
e. Harga dapat ditekan serendah-rendahnya
f. Kerusakan kecil tidak perlu menyebabkan tidak berfungsinya peralatan ybs.
Keburukan standarisasi dan normalisasi :
1) Orang hanya terikat pada beberapa macam merek peralatan saja
2) Pedagang atau produsen mungkin dapat mempermainkan konsumen (harga peralatan itu)
PENGELOLAAN PERBEKALAN
PENGELOLAAN PERBEKALAN
1. PERENCANAAN
Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan perbekalan, penggunaan perbekalan, pengorganisasian, maupun pengendalian perbekalan.
a. Faktor-faktor Dalam Menentukan Kebutuhan
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan, ada beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut:
1) Faktor Fungsional
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan keberadaan perbekalan tersebut akan memperlancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil kerja (output), baik berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output sesuai dengan fungsi jenis perbekalan tersebut.
2) Faktor Biaya dan Manfaat
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat yang sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan dengan hal ini, tentu tidak boleh mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling menguntungkan.
3) Faktor Anggaran
Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini, maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan perbekalan maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara pengadaan logistik dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.
4) Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise)
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari publik internal maupun publik eksternal organisasi.
5) Faktor Standardisasi dan Normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standardisasi merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran, dan mutu suatu perlengkapan. Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditetapkan.
2. PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur formal dalam upaya pengelolaan perbekalan dengan melakukan kegiatan mengelompokkan, mengatur, dan membagi aktivitas/tugas sekaligus wewenang kepada setiap unit kerja/anggota organisasi.
3. PENGAWASAN
Pengawasan merupakan setiap upaya untuk menjaga pelaksanaan setiap tindakan dan kegiatan dalam pengelolaan perbekalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, baik berkaitan dengan pemakaian/penggunaan perbekalan, proses maupun hasil/keluaran/output pengelolaan perbekalan.
4. PENGADAAN
Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggung-jawabkan.
a. Cara-cara Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut:
1) Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi hak milik organisasi. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.
2) Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.
3) Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan perbekalan bersifat sementara dan temporer serta juga harus didasarkan atas suatu perjanjian tertulis.
4) Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.
5) Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara pengadaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukarkan harus merupakan perbekalan yang sifatnya berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna.
6) Substitusi
Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
7) Pemberian/Hadiah
Pemberian/hadiah merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan menggunakan perbekalan yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain. Cara pengadaan ini sebaiknya harus disertai dengan suatu perjanjian serah terima, sebab hal ini menyangkut pada pemindahan hak dan perubahan milik, baik bagi yang memberi maupun bagi yang menerima.
8) Perbaikan/Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan memperbaiki perbekalan yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen perbekalan yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit perbekalan, dan pada akirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat dioperasikan, dan kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi.
b. Sistem Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem campuran.
1) Sistem Sentrasisasi
Sistem sentralisasi dalam pengadaan perbekalan merupakan cara pengadaan perbekalan dimana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan perbekalan dalam organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.
2) Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan perbekalan, dimana kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-msing unit kerja.
3) Sistem Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja khususnya kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit kerja atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan perbekalan bersifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.
5. PENCATATAN/INVENTARISASI
Inventarisasi perbekalan merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh perbekalan yang dimiliki/ dikuasai/ diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber, waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi, serta perubahan-perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan perbekalan, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Terdapat beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya inventarisasi perbekalan secara baik, yakni sebagai berikut:
a. Memberikan informasi/keterangan bagi yang membacanya.
Dengan adanya pencatatan atas perbekalan yang dimiliki organisasi maka dapat diketahui kekayaan perbekalan dalam suatu organisasi, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlahnya, waktu pengadaannya, umurnya, kondisinya, maupun nilainya.
b. Menjamin keamanan perbekalan
Dengan adanya pencatatan atas seluruh perbekalan yang dimiliki/dikuasai/diurus secara tertib dan baik, keberadaan dan keadaaan barang setiap saat dapat dicek/dikontrol sehingga resiko hilang atau diselewengkan akan bisa dikurangi/dihindari.
c. Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen perbekalan
Dengan adanya inventarisasi perbekalan secara tertib dan benar, organisasi dapat melakukan pemantauan perbekalan, baik terhadap masuk keluarnya perbekalan, kondisi, maupun biaya operasional perbekalan. Oleh karena itu, dengan adanya inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk menentukan waktu pengadaan perbekalan, jenis dan tipe perbekalan yang diadakan, jumlah pengadaan perbekalan, sistem pengadaan perbekalan yang diterapkan, dan sistem pengendalian/pengawasan perbekalan yang diterapkan.
d. Sebagai alat pertanggungjawaban
Dengan adanya inventarisasi perbekalan yang tertib dan benar, dapat menyediakan bukti-bukti administratif dalam penyelenggaraan pengelolaan perbekalan sehingga sewaktu-waktu diminta ataupun terjadi permasalahan berkaitan dengan penyelenggaraan perbekalan, dengan segera personel pengelola perbekalan dapat mempertanggungjawabkannya dengan memanfaatkan bukti-bukti administratif yang ada.
6. PENYIMPANAN ATAU PENGGUDANGAN
Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan perbekalan, baik yang bersifat administratif maupun operasional berkaitan dengan perumusan maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang, tata usaha, maupun pengaturan barang di tempat penyimpanan/gudang.
a. Kesalahan Umum dalam Penggudangan
Secara empiris, dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan penggudangan, yakni:
1) Memperlakukan, memanfaatkan dan memfungsikan gudang sebagai “bak sampah” sehingga barang-barang yang rusak, barang-barang dan kertas-kertas yang siap dijual secara campur aduk semuanya dimasukkan ke dalam gudang.
2) Sering kegiatan penggudangan ditangani ala kadarnya, tanpa perencanaan yang baik, baik berkaitan dengan tata cara, prosedur, maupun pengelolaan administratifnya.
3) Tidak diketahui jumlah persediaan perbekalan secara tepat karena tidak tertibnya pencatatan dan distribusi perbekalan bagian gudang.
4) Banyaknya perbekalan yang kadaluwarsa karena kesalahan dalam pengeluran perbekalan.
5) Banyaknya kerusakan perbekalan di tempat penyimpanan/ gudang karena salah penempatan dan kesalahan perawatan perbekalan.
6) Banyaknya perbekalan yang hilang, baik sebelum perbekalan masuk gudang maupun setelah masuk gudang, baik karena ketidakprofesionalan petugas gudang maupun penyelewengan petugas gudang, baik secara individual maupun bersama-sama dengan pihak lain.
7) Lamanya pelayanan bagian penggudangan dalam distribusi perbekalan, baik yang disebabkan ketidakprofesionalan petugas gudang, kesalahan dalam penempatan dan perancangan tata ruang gudang yang ada, maupun sistem distribusi perbekalan yang tidak tepat.
Apabila hal ini terjadi, tentu saja akan mempengaruhi efektivitas dan produktivitas kerja unit maupun akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Ada beberapa asas tata ruang gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut:
1) Asas Jarak Terpendek
Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.
2) Asas Mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengn berurutan, baik dengan metode FIFO (First In First Out) atau metode LIFO (Last In First Out).
3) Asas Memudahkan Pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang.
4) Asas Fleksibilitas Ruangan
Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.
5) Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar
Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.
b. Administrasi Penggudangan
Fungsi dari kegiatan administrasi penggudangan itu sendiri adalah:
1) Untuk menjaga keamanan perbekalan dan kelangsungan kerja organisasi.
2) Administrasi penggudangan dapat dijadikan sebagai instrumen pengawasan danpengendalian di dalam pengelolaan penggudangan setiap organisasi.
3) Dapat mengetahui keberadaan perbekalan setiap saat, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran barang, jumlah persediaan, maupun nilai barang yang ada dalam gudang.
4) Dapat mengurangi, bahkan dapat menghapuskan bentuk penyelewengan pengelolaan perbekalan ataupun hilangnya perbekalan.
5) Dapat mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan perbekalan karena tingkat pemakaian perbekalan tertentu dapat dipantau dan jumlah persediaan yang ada.
6) Sebagai alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepada petugasnya
7. PENDISTRIBUSIAN
Pendistribusian atau penyaluran merupakan kegiatan pengelolaan logistik berkaitan dengan pembagian dan penyampaian perbekalan kepada satuan/unit organisasi yang membutuhkan sesuai dengan sistem kerja yang telah ditetapkan.
Asas-asas Penyaluran
Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan, dalam penyaluran kebutuhan perbekalan harus memperhatikan dan mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran perbekalan. Beberapa asas tersebut adalah sebagai berikut:
a. Ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan
Kegiatan ini dilakukan agar secara fungsional dapat mencapai batas yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan, disamping dilihat dari nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupun finansial.
b. Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan
Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi unit kerja dan organisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.
c. Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan
Hal ini dilakukan dengan tujuan menghindari pemborosan ataupun juga kekurangan perbekalan sehingga dapat menghambat aktivitas unit kerja tersebut.
d. Ketepatan waktu penyampaian
Hal ini bertujuan agar aktivitas unit kerja tertentu tidak terganggu atau berhenti karena keterlambatan penyampaian perbekalan yang dibutuhkan.
e. Ketepatan tempat penyampaian
Hal ini dapat mengakibatkan tidak berjalannya kegiatan operasional suatu unit kerja tertentu. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
f. Ketepatan kondisi perbekalan yang disampaikan
Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam organisasi hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja merupakan barang yang siap pakai (ready for use) sehigga kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukan barang/perbekalan yang rusak.
Agar asas-asas penyaluran kebutuhan perbekalan tersebut dapat direalisasikan dengan baik, perlu didukung ketelitian dan disiplin yang tinggi dari para petugas penyalur perbekalan. Petugas yang ditunjuk harus senantiasa berpedoman pada surat permintaan pengadaan barang dan keputusan pejabat pengambil keputusan untuk diadakannya kebutuhan perbekalan berdasarkan usulan unit kerja tertentu.
8. PEMELIHARAAN
Pemeliharaan merupakan kegiatan pengelolaan perbekalan berkaitan dengan upaya mempertahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil perbekalan serta menjamin jangka waktu pemakaian barang mencapai batas waktu yang optimal.
Tujuan dari kegiatan itu adalah sebagai berikut:
a. Menjaga dan menjamin setiap perbekalan yang ada tetap mampu berfungsi sebagaimana mestinya sewaktu perbekalan tersebut dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam organisasi tidak mengalami hambatan maupun stagnasi.
b. Agar umur pemakaian perbekalan dapat mencapai batas waktu yang optimal (sesuai batas waktu yang telah ditetapkan).
c. Mendukung efisiensi organisasi, dengan melakukan tindakan perawatan, baik yang bersifat preventif (sebelum mengalami kerusakan) maupun represif (sesudah mengalami kerusakan).
Cara Pemeliharaan Barang
Secara umum pemeliharaan/perawatan perbekalan dapat dibedakan atas:
a. Perawatan preventif (pencegahan)
Merupakan cara perawatan perbekalan sebelum perbekalan mengalami kerusakan.
b. Perawatan represif
Merupakan cara perawatan perbekalan setelah perbekalan mengalami kerusakan.
9. PENGHAPUSAN
Penghapusan perbekalan merupakan kegiatan pembebasan perbekalan dari pertanggungjawaban yang berlaku, baik secara fisik maupun administratif karena perbekalan tersebut dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.
Alasan Penghapusan
Untuk dapat melakukan kegiatan penghapusan perbekalan, harus didasarkan pada pertimbangan ataupun alasan-alasan sebagai berikut:
a. Perbekalan yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak, pertimbangannya adalah:
• Apabila perbekalan tersebut digunakan terus dapat membahayakan keselamatan pemakai perbekalan ini.
• Kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat yang optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional yang relatif tinggi.
Dengan demikian, apabila perbekalan ini dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi organisasi.
b. Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman (out of date)
Mungkin sekali perbekalan yang sudah ketinggalan zaman merupakan perbekalan yang belum rusak. Namun demikian, perbekalan semacam ini perlu disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan, perbekalan ini dipandang memerlukan dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif tinggi, baik berkaitan dengan bahan, tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau dari sisi kuantitas maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan perbekalan yang relatif baru.
c. Perbekalan yang berlebihan
Pertimbangannya adalah :
• Suatu organisasi tidak mungkin menggunakan seluruh perbekalannya dalam waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan tersebut tidak perlu digunakan secara bersamaan.
• Apabila perbekalan yang sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya memerlukan biaya, baik biaya perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang merawat barang.
• Perbekalan tersebut membutuhkan tempat penyimpanan, sehingga bila perbekalan tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan
• Apabila perbekalan tersebut akan digunakan di masa mendatang, mungkin sekali perbekalan tersebut sudah merupakan perbekalan yang ketinggalan zaman (out of date).
d. Perbekalan yang hilang
Penghapusan untuk perbekalan yang hilang penting dilakukan karena selain sebagai satu bentuk pertanggung- jawaban pemakai, pengambilan keputusan dan tindakan sebagai konsekuensi atas hilangnya perbekalan tersebut, juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan manajemen perbekalan berikutnya, khsusunya pengadaan perbekalan guna menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja.
ASAS-ASAS DALAM MANAJEMEN PERBEKALAN
Untuk menanggulangi berbagai kesalahan dalam pengelolaan perbekalan maka ada beberapa asas yang harus diperhatikan bagi pengelola perbekalan sebagai acuan untuk melakukan pengelolaan perbekalan. Beberapa asas tersebut meliputi:
1. Asas Keahlian
Maksud dari asas keahlian, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan logistik harus benar-benar memiliki kompetensi teoritis dan teknis operatif yang memadai dalam pengelolaan logistik.
2. Asas Kreativitas
Maksud dari asas kreativitas, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus senantiasa mampu memberikan berbagai alternatif tindakan dan solusi permasalahan berkaitan dengan kegiatan manajerial maupun kegiatan operasional dalam upaya pengelolaan perbekalan guna mendukung efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan organisasi.
3. Asas Ketelitian
Maksud dari asas ini yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus orang yang teliti, baik berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan perbekalan, pengadaan, pecatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran perbekalan sehingga dapat memberikan data/informasi yang tepat dan benar. Di samping itu, harus memiliki kepekaan terhadap adanya informasi yang salah maupun hal-hal yang tidak semestinya sehingga dengan cepat dapat diambil tindakan tertentu.
4. Asas Ketertiban dan Kedisiplinan
Maksud dari asas ketertiban, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus mampu mengelola tugas-tugas utamanya maupun mengelola waktu, baik berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan perbekalan, pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran perbekalan sehingga tidak sampai terjadi penundaan pekerjaan maupun terhambatnya pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi.
5. Asas Kualitas Pelayanan
Maksud dari asas kualitas pelayanan, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan hendaknya tidak hanya mempertimbangkan pencapaian tujuan dalam setiap kegiatan administrasi perbekalan dan efisiensi secara finansial, tetapi juga harus mempertimbangkan kepuasan beberapa pihak yang berkepentingan (stakeholder) dapat dilayani, baik terhadap pengguna (user) maupun pemasok (supplier).
6. Asas Kesempurnaan Watak
Maksud dari asas kesempurnaan watak, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus memiliki sifat-sifat sikap mental dan moralitas yang baik, terutama sikap rasa memiliki, jujur, dan penuh tanggungjawab.
7. Asas Efektivitas
Maksud dari asas ini adalah segala aktivitas yang dilakukan dalam manajemen perbekalan mulai dari perencanaan perbekalan, pengadaan, pencatatan, pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan perbekalan maupun dalam penggunaan perbekalan harus senantiasa diorientasikan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.
8. Asas Efisiensi
Maksud dari asas ini yaitu dalam setiap kegiatan pengelolaan perbekalan harus selalu memperhatikan dan menetapkan pertimbangan seminimum mungkin biaya yang dikeluarkan, baik berkaitan dengan finansial, material, waktu, tenaga, maupun pikiran.
Dari beberapa asas yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam pengelolaan perbekalan tersebut dapat dicermati bahwa asas-asas tersebut berkaitan erat dengan personel sebagai pelaku (subjek) pengelola perbekalan dan sistem kerja yang dibangun dalam suatu organisasi. Dengan demikian, asas-asas pengelolaan perbekalan itu bisa terwujud dengan baik apabila didukung secara bersama-sama oleh profesionalitas sumber daya manusia sebagai pengelola perbekalan dan sistem kerja pengelolaan perbekalan yang tepat di dalam suatu organisasi.
1. PERENCANAAN
Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan perbekalan, penggunaan perbekalan, pengorganisasian, maupun pengendalian perbekalan.
a. Faktor-faktor Dalam Menentukan Kebutuhan
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan, ada beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut:
1) Faktor Fungsional
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan keberadaan perbekalan tersebut akan memperlancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil kerja (output), baik berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output sesuai dengan fungsi jenis perbekalan tersebut.
2) Faktor Biaya dan Manfaat
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat yang sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan dengan hal ini, tentu tidak boleh mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling menguntungkan.
3) Faktor Anggaran
Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini, maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan perbekalan maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara pengadaan logistik dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.
4) Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise)
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari publik internal maupun publik eksternal organisasi.
5) Faktor Standardisasi dan Normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standardisasi merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran, dan mutu suatu perlengkapan. Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditetapkan.
2. PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur formal dalam upaya pengelolaan perbekalan dengan melakukan kegiatan mengelompokkan, mengatur, dan membagi aktivitas/tugas sekaligus wewenang kepada setiap unit kerja/anggota organisasi.
3. PENGAWASAN
Pengawasan merupakan setiap upaya untuk menjaga pelaksanaan setiap tindakan dan kegiatan dalam pengelolaan perbekalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, baik berkaitan dengan pemakaian/penggunaan perbekalan, proses maupun hasil/keluaran/output pengelolaan perbekalan.
4. PENGADAAN
Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggung-jawabkan.
a. Cara-cara Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut:
1) Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi hak milik organisasi. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.
2) Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.
3) Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan perbekalan bersifat sementara dan temporer serta juga harus didasarkan atas suatu perjanjian tertulis.
4) Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.
5) Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara pengadaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukarkan harus merupakan perbekalan yang sifatnya berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna.
6) Substitusi
Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
7) Pemberian/Hadiah
Pemberian/hadiah merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan menggunakan perbekalan yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain. Cara pengadaan ini sebaiknya harus disertai dengan suatu perjanjian serah terima, sebab hal ini menyangkut pada pemindahan hak dan perubahan milik, baik bagi yang memberi maupun bagi yang menerima.
8) Perbaikan/Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan memperbaiki perbekalan yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen perbekalan yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit perbekalan, dan pada akirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat dioperasikan, dan kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi.
b. Sistem Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem campuran.
1) Sistem Sentrasisasi
Sistem sentralisasi dalam pengadaan perbekalan merupakan cara pengadaan perbekalan dimana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan perbekalan dalam organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.
2) Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan perbekalan, dimana kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-msing unit kerja.
3) Sistem Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja khususnya kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit kerja atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan perbekalan bersifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.
5. PENCATATAN/INVENTARISASI
Inventarisasi perbekalan merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh perbekalan yang dimiliki/ dikuasai/ diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber, waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi, serta perubahan-perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan perbekalan, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Terdapat beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya inventarisasi perbekalan secara baik, yakni sebagai berikut:
a. Memberikan informasi/keterangan bagi yang membacanya.
Dengan adanya pencatatan atas perbekalan yang dimiliki organisasi maka dapat diketahui kekayaan perbekalan dalam suatu organisasi, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlahnya, waktu pengadaannya, umurnya, kondisinya, maupun nilainya.
b. Menjamin keamanan perbekalan
Dengan adanya pencatatan atas seluruh perbekalan yang dimiliki/dikuasai/diurus secara tertib dan baik, keberadaan dan keadaaan barang setiap saat dapat dicek/dikontrol sehingga resiko hilang atau diselewengkan akan bisa dikurangi/dihindari.
c. Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen perbekalan
Dengan adanya inventarisasi perbekalan secara tertib dan benar, organisasi dapat melakukan pemantauan perbekalan, baik terhadap masuk keluarnya perbekalan, kondisi, maupun biaya operasional perbekalan. Oleh karena itu, dengan adanya inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk menentukan waktu pengadaan perbekalan, jenis dan tipe perbekalan yang diadakan, jumlah pengadaan perbekalan, sistem pengadaan perbekalan yang diterapkan, dan sistem pengendalian/pengawasan perbekalan yang diterapkan.
d. Sebagai alat pertanggungjawaban
Dengan adanya inventarisasi perbekalan yang tertib dan benar, dapat menyediakan bukti-bukti administratif dalam penyelenggaraan pengelolaan perbekalan sehingga sewaktu-waktu diminta ataupun terjadi permasalahan berkaitan dengan penyelenggaraan perbekalan, dengan segera personel pengelola perbekalan dapat mempertanggungjawabkannya dengan memanfaatkan bukti-bukti administratif yang ada.
6. PENYIMPANAN ATAU PENGGUDANGAN
Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan perbekalan, baik yang bersifat administratif maupun operasional berkaitan dengan perumusan maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang, tata usaha, maupun pengaturan barang di tempat penyimpanan/gudang.
a. Kesalahan Umum dalam Penggudangan
Secara empiris, dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan penggudangan, yakni:
1) Memperlakukan, memanfaatkan dan memfungsikan gudang sebagai “bak sampah” sehingga barang-barang yang rusak, barang-barang dan kertas-kertas yang siap dijual secara campur aduk semuanya dimasukkan ke dalam gudang.
2) Sering kegiatan penggudangan ditangani ala kadarnya, tanpa perencanaan yang baik, baik berkaitan dengan tata cara, prosedur, maupun pengelolaan administratifnya.
3) Tidak diketahui jumlah persediaan perbekalan secara tepat karena tidak tertibnya pencatatan dan distribusi perbekalan bagian gudang.
4) Banyaknya perbekalan yang kadaluwarsa karena kesalahan dalam pengeluran perbekalan.
5) Banyaknya kerusakan perbekalan di tempat penyimpanan/ gudang karena salah penempatan dan kesalahan perawatan perbekalan.
6) Banyaknya perbekalan yang hilang, baik sebelum perbekalan masuk gudang maupun setelah masuk gudang, baik karena ketidakprofesionalan petugas gudang maupun penyelewengan petugas gudang, baik secara individual maupun bersama-sama dengan pihak lain.
7) Lamanya pelayanan bagian penggudangan dalam distribusi perbekalan, baik yang disebabkan ketidakprofesionalan petugas gudang, kesalahan dalam penempatan dan perancangan tata ruang gudang yang ada, maupun sistem distribusi perbekalan yang tidak tepat.
Apabila hal ini terjadi, tentu saja akan mempengaruhi efektivitas dan produktivitas kerja unit maupun akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Ada beberapa asas tata ruang gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut:
1) Asas Jarak Terpendek
Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.
2) Asas Mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengn berurutan, baik dengan metode FIFO (First In First Out) atau metode LIFO (Last In First Out).
3) Asas Memudahkan Pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang.
4) Asas Fleksibilitas Ruangan
Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.
5) Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar
Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.
b. Administrasi Penggudangan
Fungsi dari kegiatan administrasi penggudangan itu sendiri adalah:
1) Untuk menjaga keamanan perbekalan dan kelangsungan kerja organisasi.
2) Administrasi penggudangan dapat dijadikan sebagai instrumen pengawasan danpengendalian di dalam pengelolaan penggudangan setiap organisasi.
3) Dapat mengetahui keberadaan perbekalan setiap saat, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran barang, jumlah persediaan, maupun nilai barang yang ada dalam gudang.
4) Dapat mengurangi, bahkan dapat menghapuskan bentuk penyelewengan pengelolaan perbekalan ataupun hilangnya perbekalan.
5) Dapat mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan perbekalan karena tingkat pemakaian perbekalan tertentu dapat dipantau dan jumlah persediaan yang ada.
6) Sebagai alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepada petugasnya
7. PENDISTRIBUSIAN
Pendistribusian atau penyaluran merupakan kegiatan pengelolaan logistik berkaitan dengan pembagian dan penyampaian perbekalan kepada satuan/unit organisasi yang membutuhkan sesuai dengan sistem kerja yang telah ditetapkan.
Asas-asas Penyaluran
Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan, dalam penyaluran kebutuhan perbekalan harus memperhatikan dan mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran perbekalan. Beberapa asas tersebut adalah sebagai berikut:
a. Ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan
Kegiatan ini dilakukan agar secara fungsional dapat mencapai batas yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan, disamping dilihat dari nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupun finansial.
b. Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan
Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi unit kerja dan organisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.
c. Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan
Hal ini dilakukan dengan tujuan menghindari pemborosan ataupun juga kekurangan perbekalan sehingga dapat menghambat aktivitas unit kerja tersebut.
d. Ketepatan waktu penyampaian
Hal ini bertujuan agar aktivitas unit kerja tertentu tidak terganggu atau berhenti karena keterlambatan penyampaian perbekalan yang dibutuhkan.
e. Ketepatan tempat penyampaian
Hal ini dapat mengakibatkan tidak berjalannya kegiatan operasional suatu unit kerja tertentu. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
f. Ketepatan kondisi perbekalan yang disampaikan
Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam organisasi hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja merupakan barang yang siap pakai (ready for use) sehigga kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukan barang/perbekalan yang rusak.
Agar asas-asas penyaluran kebutuhan perbekalan tersebut dapat direalisasikan dengan baik, perlu didukung ketelitian dan disiplin yang tinggi dari para petugas penyalur perbekalan. Petugas yang ditunjuk harus senantiasa berpedoman pada surat permintaan pengadaan barang dan keputusan pejabat pengambil keputusan untuk diadakannya kebutuhan perbekalan berdasarkan usulan unit kerja tertentu.
8. PEMELIHARAAN
Pemeliharaan merupakan kegiatan pengelolaan perbekalan berkaitan dengan upaya mempertahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil perbekalan serta menjamin jangka waktu pemakaian barang mencapai batas waktu yang optimal.
Tujuan dari kegiatan itu adalah sebagai berikut:
a. Menjaga dan menjamin setiap perbekalan yang ada tetap mampu berfungsi sebagaimana mestinya sewaktu perbekalan tersebut dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam organisasi tidak mengalami hambatan maupun stagnasi.
b. Agar umur pemakaian perbekalan dapat mencapai batas waktu yang optimal (sesuai batas waktu yang telah ditetapkan).
c. Mendukung efisiensi organisasi, dengan melakukan tindakan perawatan, baik yang bersifat preventif (sebelum mengalami kerusakan) maupun represif (sesudah mengalami kerusakan).
Cara Pemeliharaan Barang
Secara umum pemeliharaan/perawatan perbekalan dapat dibedakan atas:
a. Perawatan preventif (pencegahan)
Merupakan cara perawatan perbekalan sebelum perbekalan mengalami kerusakan.
b. Perawatan represif
Merupakan cara perawatan perbekalan setelah perbekalan mengalami kerusakan.
9. PENGHAPUSAN
Penghapusan perbekalan merupakan kegiatan pembebasan perbekalan dari pertanggungjawaban yang berlaku, baik secara fisik maupun administratif karena perbekalan tersebut dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.
Alasan Penghapusan
Untuk dapat melakukan kegiatan penghapusan perbekalan, harus didasarkan pada pertimbangan ataupun alasan-alasan sebagai berikut:
a. Perbekalan yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak, pertimbangannya adalah:
• Apabila perbekalan tersebut digunakan terus dapat membahayakan keselamatan pemakai perbekalan ini.
• Kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat yang optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional yang relatif tinggi.
Dengan demikian, apabila perbekalan ini dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi organisasi.
b. Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman (out of date)
Mungkin sekali perbekalan yang sudah ketinggalan zaman merupakan perbekalan yang belum rusak. Namun demikian, perbekalan semacam ini perlu disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan, perbekalan ini dipandang memerlukan dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif tinggi, baik berkaitan dengan bahan, tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau dari sisi kuantitas maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan perbekalan yang relatif baru.
c. Perbekalan yang berlebihan
Pertimbangannya adalah :
• Suatu organisasi tidak mungkin menggunakan seluruh perbekalannya dalam waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan tersebut tidak perlu digunakan secara bersamaan.
• Apabila perbekalan yang sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya memerlukan biaya, baik biaya perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang merawat barang.
• Perbekalan tersebut membutuhkan tempat penyimpanan, sehingga bila perbekalan tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan
• Apabila perbekalan tersebut akan digunakan di masa mendatang, mungkin sekali perbekalan tersebut sudah merupakan perbekalan yang ketinggalan zaman (out of date).
d. Perbekalan yang hilang
Penghapusan untuk perbekalan yang hilang penting dilakukan karena selain sebagai satu bentuk pertanggung- jawaban pemakai, pengambilan keputusan dan tindakan sebagai konsekuensi atas hilangnya perbekalan tersebut, juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan manajemen perbekalan berikutnya, khsusunya pengadaan perbekalan guna menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja.
ASAS-ASAS DALAM MANAJEMEN PERBEKALAN
Untuk menanggulangi berbagai kesalahan dalam pengelolaan perbekalan maka ada beberapa asas yang harus diperhatikan bagi pengelola perbekalan sebagai acuan untuk melakukan pengelolaan perbekalan. Beberapa asas tersebut meliputi:
1. Asas Keahlian
Maksud dari asas keahlian, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan logistik harus benar-benar memiliki kompetensi teoritis dan teknis operatif yang memadai dalam pengelolaan logistik.
2. Asas Kreativitas
Maksud dari asas kreativitas, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus senantiasa mampu memberikan berbagai alternatif tindakan dan solusi permasalahan berkaitan dengan kegiatan manajerial maupun kegiatan operasional dalam upaya pengelolaan perbekalan guna mendukung efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan organisasi.
3. Asas Ketelitian
Maksud dari asas ini yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus orang yang teliti, baik berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan perbekalan, pengadaan, pecatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran perbekalan sehingga dapat memberikan data/informasi yang tepat dan benar. Di samping itu, harus memiliki kepekaan terhadap adanya informasi yang salah maupun hal-hal yang tidak semestinya sehingga dengan cepat dapat diambil tindakan tertentu.
4. Asas Ketertiban dan Kedisiplinan
Maksud dari asas ketertiban, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus mampu mengelola tugas-tugas utamanya maupun mengelola waktu, baik berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan perbekalan, pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran perbekalan sehingga tidak sampai terjadi penundaan pekerjaan maupun terhambatnya pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi.
5. Asas Kualitas Pelayanan
Maksud dari asas kualitas pelayanan, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan hendaknya tidak hanya mempertimbangkan pencapaian tujuan dalam setiap kegiatan administrasi perbekalan dan efisiensi secara finansial, tetapi juga harus mempertimbangkan kepuasan beberapa pihak yang berkepentingan (stakeholder) dapat dilayani, baik terhadap pengguna (user) maupun pemasok (supplier).
6. Asas Kesempurnaan Watak
Maksud dari asas kesempurnaan watak, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus memiliki sifat-sifat sikap mental dan moralitas yang baik, terutama sikap rasa memiliki, jujur, dan penuh tanggungjawab.
7. Asas Efektivitas
Maksud dari asas ini adalah segala aktivitas yang dilakukan dalam manajemen perbekalan mulai dari perencanaan perbekalan, pengadaan, pencatatan, pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan perbekalan maupun dalam penggunaan perbekalan harus senantiasa diorientasikan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.
8. Asas Efisiensi
Maksud dari asas ini yaitu dalam setiap kegiatan pengelolaan perbekalan harus selalu memperhatikan dan menetapkan pertimbangan seminimum mungkin biaya yang dikeluarkan, baik berkaitan dengan finansial, material, waktu, tenaga, maupun pikiran.
Dari beberapa asas yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam pengelolaan perbekalan tersebut dapat dicermati bahwa asas-asas tersebut berkaitan erat dengan personel sebagai pelaku (subjek) pengelola perbekalan dan sistem kerja yang dibangun dalam suatu organisasi. Dengan demikian, asas-asas pengelolaan perbekalan itu bisa terwujud dengan baik apabila didukung secara bersama-sama oleh profesionalitas sumber daya manusia sebagai pengelola perbekalan dan sistem kerja pengelolaan perbekalan yang tepat di dalam suatu organisasi.
MANAJEMEN PERBEKALAN DI SMP
Manajemen Perbekalan di Tataran Sekolah Menengah Pertama
Istilah perbekalan juga biasa disebut dengan beberapa istilah seperti logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan dan sarana prasarana. Oleh karena itu, manajemen perbekalan pun lazim disebut dengan beberapa istilah seperti manajemen logistik, administrasi perbekalan, manajemen barang, administrasi barang, manajemen material ataupun administrasi material.
Berdasarkan batasan tersebut dapat dinyatakan bahwa manajemen perbekalan merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan perbekalan guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Manajemen perbekalan adalah unik karena merupakan salah satu aktivitas instansi yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas perbekalan itu antara lain lokasi, fasilitas transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan telah dilaksanakan semenjak adanya spesialisasi. Tujuan perbekalan yakni memastikan barang yang dibutuhkan tersampaian sesuai kebutuhan dan tepat waktu. Sesuai dengan pengertiannya, perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan.
Secara umum proses menajemen perbekalan meliputi planning (perencanaan) yaitu kegiatan merumuskan kebutuhan untuk menunjang persediaan dan efisiensi keuangan, organizing (pengorganisasian) yaitu pembagian wewenang, tugas, dan tanggungjawab, mengorganisasikan barang-barang yang akan dibeli, actuating (pelaksanaan) meliputi pembelian hingga pendistribusian ke unit-unit yang memerlukan tepat pada waktunya sesuai dengan kebutuhan, dan controlling (pengontrolan) yaitu melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan perbekalan sesuai dengan tolak ukur perencanaan sebelumnya.
Sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah, aspek pelaksanaan manajemen perbekalan hasil observasi ke sebuah Sekolah Menengah Pertama di Kabupaten Pemalang meliputi:
a. Perencanaan Kebutuhan dan Penganggaran
b. Pengadaan
c. Penerimaan dan Penyaluran
d. Pemeliharaan
e. Pengamanan
f. Penggunaan
g. Pemanfaatan
h. Penghapusan
i. Pemindahtanganan
j. Penatausahaan
k. Inventarisasi
l. Penilaian
Dalam hal ini perawatan barang dan administrasi gudang masuk ke dalam poin (e) yaitu pengamanan. Merupakan serangkaian kegiatan dan usaha untuk melakukan penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan pengeluaran dari tempat penyimpanan. Tujuannya adalah untuk menjamin berfungsinya barang-barang yang di simpan baik menyangkut jenis, jumlah, nilai/harga, kondisi, waktu maupun tempat dibutuhkannya barang-barang tersebut.
Pelaksanaan manajemen perbekalan di instansi tataran Sekolah Menengah Pertama tentunya tidak dapat disamakan dengan pabrik atau instansi swasta yang bergerak dibidang industri dan manufaktur lainnya. Di tataran Sekolah Menengah Pertama manajemen perbekalannya tentu saja masih belum serumit perusahaan. Begitu pula dengan sistem perawatan dan administrasi gudang. Misalnya dalam perusahaan yang kinerjanya membutuhkan mesin, mereka harus mengecek kondisi mesin secara berkala untuk mengantisipasi kerusakan-kerusakan sekecil apapun, jika di instansi seperti sekolah pengecekan mungkin dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Misalnya seminggu sekali, atau sebulan sekali. Begitu pula dengan administrasi gudangnya, di sekolah tentunya tidak serumit gudang perusahaan manufaktur misalnya. Namun, meskipun banyak perbedaan metode penyimpanan yang digunakan tetap sama, yaitu First In First Out (FIFO). Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisir resiko barang rusak atau kadaluarsa dalam gudang.
Meskipun berbeda kapasitas dan kebutuhannya, administrasi pergudangan dikatakan baik jika memenuhi syarat-syarat tertentu. Syarat tersebut diantaranya: menyelenggarakan tata buku/pembukuan penggudangan yang jelas dan mudah diperiksa, membukukan mutasi barang (penerimaan dan permintaan barang), menyelenggarakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku2 atau kartu2 barang, misalnya buku penerimaan barang/gudang, buku pengeluaran barang/gudang, buku kekayaan gudang (keuangan), kartu persediaan barang (penambahan/pengurangan persediaan, harga barang). Syarat selanjutnya adalah bahwa untuk melaksanakan pembukuan gudang dan administrasi barang perlu ditunjuk masing2 satu petugas khusus yang mana petugas-petugas ini tidak boleh merangkap tugas lain. Jika gudang sebuah instansi sudah memenuhi dan melaksanakan kriteria tersebut maka sudah dapat dikatakan baik secara administrasi.
Walaupun secara teknis peraturan sudah ditetapkan, namun dalam fakta empiris belum semua instansi, dalam hal ini tataran sekolah menengah pertama yang melakukan prosedur tersebut dengan benar dan tertib. Terlihat dari hasil penelitian penulis ke sebuah Sekolah Menengah Pertama (SMP) di bilangan Kabupaten Pemalang. Masih banyak kekurangan dan miskonsepsi serta miskomunikasi akan hakekat perbekalan itu sendiri. Misalnya saja mengenai pembelian perbekalan, seharusnya yang mengurus perbekalan sejak perencanaan hingga penghapusan adalah bagian perbekalan, dalam hal ini di beberapa Sekolah Menengah Pertama disebut dengan pengurus barang. Namun senyatanya semua dilakukan oleh wakil kepala sekolah bidang sarana dan prasarana (waka sapras) secara langsung. Hal tersebut sudah tentu menyimpang dari yang seharusnya. Itu hanya segelintir contoh kecil saja, masih banyak yang lain. Berdasarkan kenyataan tersebut, mungkin akan membantu jika pemerintah selaku pusat perbekalan instansi negeri akan melakukan sosialisasi atau pelatihan mengenani manajemen perbekalan di instansi-instansinya. Agar fungsi manajemen perbekalan sebagai penunjang upaya organisasi dalam rangka optimalisasi pencapaian tujuan dapat berjalan dengan sebagaimana seharusnya.
Sumber:
http://m14blog.blogspot.com/2011/10/administrasi-perbekalan.html
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah
Istilah perbekalan juga biasa disebut dengan beberapa istilah seperti logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan dan sarana prasarana. Oleh karena itu, manajemen perbekalan pun lazim disebut dengan beberapa istilah seperti manajemen logistik, administrasi perbekalan, manajemen barang, administrasi barang, manajemen material ataupun administrasi material.
Berdasarkan batasan tersebut dapat dinyatakan bahwa manajemen perbekalan merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan perbekalan guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Manajemen perbekalan adalah unik karena merupakan salah satu aktivitas instansi yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas perbekalan itu antara lain lokasi, fasilitas transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan telah dilaksanakan semenjak adanya spesialisasi. Tujuan perbekalan yakni memastikan barang yang dibutuhkan tersampaian sesuai kebutuhan dan tepat waktu. Sesuai dengan pengertiannya, perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan.
Secara umum proses menajemen perbekalan meliputi planning (perencanaan) yaitu kegiatan merumuskan kebutuhan untuk menunjang persediaan dan efisiensi keuangan, organizing (pengorganisasian) yaitu pembagian wewenang, tugas, dan tanggungjawab, mengorganisasikan barang-barang yang akan dibeli, actuating (pelaksanaan) meliputi pembelian hingga pendistribusian ke unit-unit yang memerlukan tepat pada waktunya sesuai dengan kebutuhan, dan controlling (pengontrolan) yaitu melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan perbekalan sesuai dengan tolak ukur perencanaan sebelumnya.
Sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah, aspek pelaksanaan manajemen perbekalan hasil observasi ke sebuah Sekolah Menengah Pertama di Kabupaten Pemalang meliputi:
a. Perencanaan Kebutuhan dan Penganggaran
b. Pengadaan
c. Penerimaan dan Penyaluran
d. Pemeliharaan
e. Pengamanan
f. Penggunaan
g. Pemanfaatan
h. Penghapusan
i. Pemindahtanganan
j. Penatausahaan
k. Inventarisasi
l. Penilaian
Dalam hal ini perawatan barang dan administrasi gudang masuk ke dalam poin (e) yaitu pengamanan. Merupakan serangkaian kegiatan dan usaha untuk melakukan penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan pengeluaran dari tempat penyimpanan. Tujuannya adalah untuk menjamin berfungsinya barang-barang yang di simpan baik menyangkut jenis, jumlah, nilai/harga, kondisi, waktu maupun tempat dibutuhkannya barang-barang tersebut.
Pelaksanaan manajemen perbekalan di instansi tataran Sekolah Menengah Pertama tentunya tidak dapat disamakan dengan pabrik atau instansi swasta yang bergerak dibidang industri dan manufaktur lainnya. Di tataran Sekolah Menengah Pertama manajemen perbekalannya tentu saja masih belum serumit perusahaan. Begitu pula dengan sistem perawatan dan administrasi gudang. Misalnya dalam perusahaan yang kinerjanya membutuhkan mesin, mereka harus mengecek kondisi mesin secara berkala untuk mengantisipasi kerusakan-kerusakan sekecil apapun, jika di instansi seperti sekolah pengecekan mungkin dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Misalnya seminggu sekali, atau sebulan sekali. Begitu pula dengan administrasi gudangnya, di sekolah tentunya tidak serumit gudang perusahaan manufaktur misalnya. Namun, meskipun banyak perbedaan metode penyimpanan yang digunakan tetap sama, yaitu First In First Out (FIFO). Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisir resiko barang rusak atau kadaluarsa dalam gudang.
Meskipun berbeda kapasitas dan kebutuhannya, administrasi pergudangan dikatakan baik jika memenuhi syarat-syarat tertentu. Syarat tersebut diantaranya: menyelenggarakan tata buku/pembukuan penggudangan yang jelas dan mudah diperiksa, membukukan mutasi barang (penerimaan dan permintaan barang), menyelenggarakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku2 atau kartu2 barang, misalnya buku penerimaan barang/gudang, buku pengeluaran barang/gudang, buku kekayaan gudang (keuangan), kartu persediaan barang (penambahan/pengurangan persediaan, harga barang). Syarat selanjutnya adalah bahwa untuk melaksanakan pembukuan gudang dan administrasi barang perlu ditunjuk masing2 satu petugas khusus yang mana petugas-petugas ini tidak boleh merangkap tugas lain. Jika gudang sebuah instansi sudah memenuhi dan melaksanakan kriteria tersebut maka sudah dapat dikatakan baik secara administrasi.
Walaupun secara teknis peraturan sudah ditetapkan, namun dalam fakta empiris belum semua instansi, dalam hal ini tataran sekolah menengah pertama yang melakukan prosedur tersebut dengan benar dan tertib. Terlihat dari hasil penelitian penulis ke sebuah Sekolah Menengah Pertama (SMP) di bilangan Kabupaten Pemalang. Masih banyak kekurangan dan miskonsepsi serta miskomunikasi akan hakekat perbekalan itu sendiri. Misalnya saja mengenai pembelian perbekalan, seharusnya yang mengurus perbekalan sejak perencanaan hingga penghapusan adalah bagian perbekalan, dalam hal ini di beberapa Sekolah Menengah Pertama disebut dengan pengurus barang. Namun senyatanya semua dilakukan oleh wakil kepala sekolah bidang sarana dan prasarana (waka sapras) secara langsung. Hal tersebut sudah tentu menyimpang dari yang seharusnya. Itu hanya segelintir contoh kecil saja, masih banyak yang lain. Berdasarkan kenyataan tersebut, mungkin akan membantu jika pemerintah selaku pusat perbekalan instansi negeri akan melakukan sosialisasi atau pelatihan mengenani manajemen perbekalan di instansi-instansinya. Agar fungsi manajemen perbekalan sebagai penunjang upaya organisasi dalam rangka optimalisasi pencapaian tujuan dapat berjalan dengan sebagaimana seharusnya.
Sumber:
http://m14blog.blogspot.com/2011/10/administrasi-perbekalan.html
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah
MATERI PERBEKALAN
DEFINISI, PENGORGANISASIAN, PENGENDALIAN, ETIKA DALAM MANAJEMEN PERBEKALAN
Definisi Manajemen Perbekalan
Manajemen perbekalan adalah unik karena ia merupakan salah aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas perbekalan itu antara lain lokasi, fasilitas transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersial. Tujuan perbekalan yakni menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah.
Perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan.
Fungsi Manajer Perbekalan
Fungsi manajer perbekalan dalam operasional yaitu :
1. Menyusun rencana kebutuhan perbekalan
2. Mengadakan kebutuhan perbekalan
3. Menyimpan perbekalan
4. Memelihara perbekalan
5. Menyalurkan perbekalan
6. Menginventarisasikan perbekalan
7. Menghapuskan perbekalan
8. Mengendalikan perbekalan
Manajemen Perbekalan di Percetakan Offset Puji Syukur Pekalongan terdiri dari beberapa mesin, ada mesin yang indoor dan outdoor juga. Penulis melakukan observasi mengenai pengorganisasian, pengendalian dan etika dalam manajemen perbekalan di perusahaan percetakan offset Puji Syukur Pekalongan.
Pengorganisasian dalam Manajemen Perbekalan
Pengorganisasian merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur formal dalam upaya pengelolaan perbekalan dengan melakukan kegiatan mengadakan perbekalan, mengelompokkan, mengatur, dan membagi aktivitas/tugas sekaligus wewenang kepada setiap unit kerja/anggota organisasi.
Administrasi dalam sebuah organisasi merupakan suatu kerangka dalam rangka berkarya dan berkreasi, baik itu dalam pelaksanaan maupun evaluasi dari perencanaan suatu kegiatan. Hal ini merupakan suatu mekanisme formal dan informal dalam kegiatan penempatan sumber daya manusia dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Kebanyakan organisasi sepertinya lebih banyak menggunakan aturan-aturan formal untuk mengatur hubungan kerja anggotanya. Namun, ada pula yang berusaha mengombinasikan kedua hal tersebut. Dalam banyak kasus, usaha-usaha untuk menciptakan hubungan kerja secara optimal merupakan tugas yang cukup sulit bagi suatu perusahaan/organisasi. Hal terbaik yang dapat dilakukan adalah dengan menciptakan suatu struktur organisasi yang sesuai dengan keadaan/karakter dari organisasi tersebut.Koordinasi dari berbagai kegiatan logistik dapat dicapai melalui beberapa cara, sebagai berikut:
1. Strategi melawan struktur operasional.
2. Sentralisasi melawan Struktur desentralisasi.
3. Struktur lini melawan struktur penstafan.
Bentuk-bentuk kelompok kerja yang umum dalam setiap perusahaan adalah sebagai berikut.
1. Komite tetap. Komite tetap dapat dibedakan dari komite adhoc karena waktu mereka yang tidak pasti. Contohnya, mungkin terdapat komite yang bertanggung jawab dalam hal jaminan pengangkutan. Selama organisasi tersebut terus-menerus menyediakan jaminan pengangkutan maka komite tersebut akan tetap berdiri.
2. Tim tugas. Meskipun tim tugas dan komite ad hoc sama-sama menitikberatkan pada tugas terpisah, namun mereka memiliki fungsi yang berbeda. Perbedaan utama antara tim tugas dengan komite ad hoc adalah bahwa anggota-anggota komite ad hoc tetap memiliki fungsi utama sebagai individu daripada fungsi kelompok. Komite ad hoc mungkin harus memutuskan apa yang harus dilakukan, tetapi setiap orang secara individu melengkapi "bagian masing-masing" dan bertanggung jawab terhadap hasilnya.
3. Tim kerja. Kembali pada definisi tim di atas, tim kerja, juga dikenal sebagai tim yang berdiri sendiri. Tim kerja dapat dibedakan dari bentuk-bentuk organisasi yang lain oleh komitmen mereka terhadap tujuan-tujuan yang ingin dicapai, tetapi yang lebih penting adalah tanggung jawab bersama yang tiada hentinya demi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Kelompok silang ini sering diorganisasikan di sekitar produk ataupun pelayanan dan mungkin bertanggung jawab terhadap seluruh aspek produk dan pelayanan mulai dari rancangan dan pengembangan hingga dukungan pelanggan.
Fungsi Organisasi Perbekalan:
1. Menganalisa dan menyusun rencana kebutuhan perbekalan,
2. Melaksanakan pengadaan perbekalan
3. Melaksanakan penyimpanan perbekalan
4. Merumuskan kebijaksanaan pemeliharaan perbekalan
5. Melaksanakan penyaluran perbekalan
6. Melaksanakan inventarisasi perbekalan
7. Merumuskan kebijaksanaan penghapusan perbekalan
8. Melaksanakan pengendalian perbekalan
Pengendalian dalam Manajemen Perbekalan
Sistem pengendalian manajemen perbekalan dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science) dalam manajemen perbekalan. Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu mengejawantahkan / menerjemahkan antara lain :
a. Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi dalam manajemen perbekalan berjalan secara efisien, efektif, dan produktif.
b. Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.
c. Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.
d. Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.
Bagian dalam pengendalian dalam manajemen perbekalan ialah Inventarisasi adalah kegiatan perolehan datadata perbekalan, pengawasan adalah kegiatan menetapkan ada/tidaknya deviasi-deviasi dari perencanaan, evaluasi adalah kegiatan memonitor, menilai dan membentuk data-data perbekalan yang diperlukan.
Pengendalian manajemen perbekalan merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuan dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.
Pengendalian biaya yang efektif akan tergantung pada komunikasi yang baik antara informasi akuntansi dengan manajemen. Dengan membuat laporan prestasi kerja, controller memberikan saran kepada berbagai tingkat manajemen mengenai tindakan perbaikan yang diperlukan dalam suatu kegiatan. Laporan bisa berbentuk pernyataan langsung ataupun tertulis dari kontroller kepada tingkat manajemen perusahaan yang berisikan laporan penyimpangan dari rencana yang telah ditentukan, sesuai dengan prinsip manajemen berdasarkan penyimpangan. Laporan ini selain laporan penyimpangan rencana (jika ada) juga memberikan laporan prestasi kerja yang telah dicapai oleh para pekerja.
Standar Pengendalian yang biasa di sebut SOP (Standar Operasional Prosedur) melingkupi:
1. Standar Pengadaan,Pemeliharaan, Penyaluran, Penyusutan, Penggudangan.
2. Pembagian tugas dan Wewenang
3. Pelaksanaan Perbekalan
4. Pengendalian dalam hal perencanaan.
Etika dalam Manajemen Perbekalan
Apabila kita tinjau secara etimologis, etika berasal dari kata Yunani ethos,yang dalam bentuk jamaknya ta etha berarti adat istiadat atau kebiasaan. Dalam pengertian ini, etika berkaitan dengan kebiasaan hidup yang baik, aturan hidup yang baik, dan segala kebiasaan dan aturan hidup tersebut dianut dan diwariskan dari orang yang satu ke orang yang lain maupun dari satu generasi ke generai berikutnya. Kebiasaan ini kemudian melembaga dalam suatu pola perilaku, sementara moralitas berasal dari kata Latin mos, yang dalam bentuk jamaknya mores, yang berarti pula adat istidat atau kebiasaan dengan demikian dalam hal ini bermakna sama dengan pengertian etika tersebut.
Dari tinjauan etimologis tersebut dapat diungkapkan bahwa pengertian etika dan moralitas secara substansial sama, yakni keduanya menunjuk pada suatu sistem nilai sebagai pedoman perilaku, baik bagi individu maupun bagi kelompok dalam hidup bersama, yang kemudian sistem nilai ini dikembangkan dalam suatu pola perilaku dan secara terus-menerus dilembagakan dalam praktek kehidupan sehari-hari.
Etika sebagai salah satu cabang dalam lingkungan studi filsafat adalah bidang pengetahuan tentang moralitas menusia, yaitu asas-asas baik dan buruk yang bertalikan dengan kelakuan orang. Menurut kelaziman bahasa Inggris istilah ethics (etika) dan morality (moralitas) merupakan perkataan sepadan yang sama pengertianya. Istilah etics berasal dari perkataan Yunani dan morality dari perkataan latin yang berdasarkan asal mula katanya mempunyai kadar arti yang sama.
Kesalahan maupun penyelewengan umum dalam manajemen perbekalan pada dasarnya dipengaruhi oleh dua variabel utama yakni lemahnya sistem kerja yang dibangun dan perilaku buruk para pengelola perbekalan, baik pada tingkat manajemen maupun petugas operasional. Kedua faktor tersebut saling berkaitan.
Definisi Manajemen Perbekalan
Manajemen perbekalan adalah unik karena ia merupakan salah aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas perbekalan itu antara lain lokasi, fasilitas transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersial. Tujuan perbekalan yakni menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah.
Perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan.
Fungsi Manajer Perbekalan
Fungsi manajer perbekalan dalam operasional yaitu :
1. Menyusun rencana kebutuhan perbekalan
2. Mengadakan kebutuhan perbekalan
3. Menyimpan perbekalan
4. Memelihara perbekalan
5. Menyalurkan perbekalan
6. Menginventarisasikan perbekalan
7. Menghapuskan perbekalan
8. Mengendalikan perbekalan
Manajemen Perbekalan di Percetakan Offset Puji Syukur Pekalongan terdiri dari beberapa mesin, ada mesin yang indoor dan outdoor juga. Penulis melakukan observasi mengenai pengorganisasian, pengendalian dan etika dalam manajemen perbekalan di perusahaan percetakan offset Puji Syukur Pekalongan.
Pengorganisasian dalam Manajemen Perbekalan
Pengorganisasian merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur formal dalam upaya pengelolaan perbekalan dengan melakukan kegiatan mengadakan perbekalan, mengelompokkan, mengatur, dan membagi aktivitas/tugas sekaligus wewenang kepada setiap unit kerja/anggota organisasi.
Administrasi dalam sebuah organisasi merupakan suatu kerangka dalam rangka berkarya dan berkreasi, baik itu dalam pelaksanaan maupun evaluasi dari perencanaan suatu kegiatan. Hal ini merupakan suatu mekanisme formal dan informal dalam kegiatan penempatan sumber daya manusia dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Kebanyakan organisasi sepertinya lebih banyak menggunakan aturan-aturan formal untuk mengatur hubungan kerja anggotanya. Namun, ada pula yang berusaha mengombinasikan kedua hal tersebut. Dalam banyak kasus, usaha-usaha untuk menciptakan hubungan kerja secara optimal merupakan tugas yang cukup sulit bagi suatu perusahaan/organisasi. Hal terbaik yang dapat dilakukan adalah dengan menciptakan suatu struktur organisasi yang sesuai dengan keadaan/karakter dari organisasi tersebut.Koordinasi dari berbagai kegiatan logistik dapat dicapai melalui beberapa cara, sebagai berikut:
1. Strategi melawan struktur operasional.
2. Sentralisasi melawan Struktur desentralisasi.
3. Struktur lini melawan struktur penstafan.
Bentuk-bentuk kelompok kerja yang umum dalam setiap perusahaan adalah sebagai berikut.
1. Komite tetap. Komite tetap dapat dibedakan dari komite adhoc karena waktu mereka yang tidak pasti. Contohnya, mungkin terdapat komite yang bertanggung jawab dalam hal jaminan pengangkutan. Selama organisasi tersebut terus-menerus menyediakan jaminan pengangkutan maka komite tersebut akan tetap berdiri.
2. Tim tugas. Meskipun tim tugas dan komite ad hoc sama-sama menitikberatkan pada tugas terpisah, namun mereka memiliki fungsi yang berbeda. Perbedaan utama antara tim tugas dengan komite ad hoc adalah bahwa anggota-anggota komite ad hoc tetap memiliki fungsi utama sebagai individu daripada fungsi kelompok. Komite ad hoc mungkin harus memutuskan apa yang harus dilakukan, tetapi setiap orang secara individu melengkapi "bagian masing-masing" dan bertanggung jawab terhadap hasilnya.
3. Tim kerja. Kembali pada definisi tim di atas, tim kerja, juga dikenal sebagai tim yang berdiri sendiri. Tim kerja dapat dibedakan dari bentuk-bentuk organisasi yang lain oleh komitmen mereka terhadap tujuan-tujuan yang ingin dicapai, tetapi yang lebih penting adalah tanggung jawab bersama yang tiada hentinya demi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Kelompok silang ini sering diorganisasikan di sekitar produk ataupun pelayanan dan mungkin bertanggung jawab terhadap seluruh aspek produk dan pelayanan mulai dari rancangan dan pengembangan hingga dukungan pelanggan.
Fungsi Organisasi Perbekalan:
1. Menganalisa dan menyusun rencana kebutuhan perbekalan,
2. Melaksanakan pengadaan perbekalan
3. Melaksanakan penyimpanan perbekalan
4. Merumuskan kebijaksanaan pemeliharaan perbekalan
5. Melaksanakan penyaluran perbekalan
6. Melaksanakan inventarisasi perbekalan
7. Merumuskan kebijaksanaan penghapusan perbekalan
8. Melaksanakan pengendalian perbekalan
Pengendalian dalam Manajemen Perbekalan
Sistem pengendalian manajemen perbekalan dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science) dalam manajemen perbekalan. Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu mengejawantahkan / menerjemahkan antara lain :
a. Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi dalam manajemen perbekalan berjalan secara efisien, efektif, dan produktif.
b. Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.
c. Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.
d. Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.
Bagian dalam pengendalian dalam manajemen perbekalan ialah Inventarisasi adalah kegiatan perolehan datadata perbekalan, pengawasan adalah kegiatan menetapkan ada/tidaknya deviasi-deviasi dari perencanaan, evaluasi adalah kegiatan memonitor, menilai dan membentuk data-data perbekalan yang diperlukan.
Pengendalian manajemen perbekalan merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuan dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.
Pengendalian biaya yang efektif akan tergantung pada komunikasi yang baik antara informasi akuntansi dengan manajemen. Dengan membuat laporan prestasi kerja, controller memberikan saran kepada berbagai tingkat manajemen mengenai tindakan perbaikan yang diperlukan dalam suatu kegiatan. Laporan bisa berbentuk pernyataan langsung ataupun tertulis dari kontroller kepada tingkat manajemen perusahaan yang berisikan laporan penyimpangan dari rencana yang telah ditentukan, sesuai dengan prinsip manajemen berdasarkan penyimpangan. Laporan ini selain laporan penyimpangan rencana (jika ada) juga memberikan laporan prestasi kerja yang telah dicapai oleh para pekerja.
Standar Pengendalian yang biasa di sebut SOP (Standar Operasional Prosedur) melingkupi:
1. Standar Pengadaan,Pemeliharaan, Penyaluran, Penyusutan, Penggudangan.
2. Pembagian tugas dan Wewenang
3. Pelaksanaan Perbekalan
4. Pengendalian dalam hal perencanaan.
Etika dalam Manajemen Perbekalan
Apabila kita tinjau secara etimologis, etika berasal dari kata Yunani ethos,yang dalam bentuk jamaknya ta etha berarti adat istiadat atau kebiasaan. Dalam pengertian ini, etika berkaitan dengan kebiasaan hidup yang baik, aturan hidup yang baik, dan segala kebiasaan dan aturan hidup tersebut dianut dan diwariskan dari orang yang satu ke orang yang lain maupun dari satu generasi ke generai berikutnya. Kebiasaan ini kemudian melembaga dalam suatu pola perilaku, sementara moralitas berasal dari kata Latin mos, yang dalam bentuk jamaknya mores, yang berarti pula adat istidat atau kebiasaan dengan demikian dalam hal ini bermakna sama dengan pengertian etika tersebut.
Dari tinjauan etimologis tersebut dapat diungkapkan bahwa pengertian etika dan moralitas secara substansial sama, yakni keduanya menunjuk pada suatu sistem nilai sebagai pedoman perilaku, baik bagi individu maupun bagi kelompok dalam hidup bersama, yang kemudian sistem nilai ini dikembangkan dalam suatu pola perilaku dan secara terus-menerus dilembagakan dalam praktek kehidupan sehari-hari.
Etika sebagai salah satu cabang dalam lingkungan studi filsafat adalah bidang pengetahuan tentang moralitas menusia, yaitu asas-asas baik dan buruk yang bertalikan dengan kelakuan orang. Menurut kelaziman bahasa Inggris istilah ethics (etika) dan morality (moralitas) merupakan perkataan sepadan yang sama pengertianya. Istilah etics berasal dari perkataan Yunani dan morality dari perkataan latin yang berdasarkan asal mula katanya mempunyai kadar arti yang sama.
Kesalahan maupun penyelewengan umum dalam manajemen perbekalan pada dasarnya dipengaruhi oleh dua variabel utama yakni lemahnya sistem kerja yang dibangun dan perilaku buruk para pengelola perbekalan, baik pada tingkat manajemen maupun petugas operasional. Kedua faktor tersebut saling berkaitan.
LATIHAN SOAL-SOAL MANAJEMEN PERBEKALAN
1. Pada aplikasi manajemen perbekalan modern, penggunaan perangkat komputer dalam administrasi perbekalan sangat diperlukan. Jelaskan keunggulan system perbekalan dengan menggunakan perangkat computer! Penjelasan disertai dengan contoh!
2. Menurut Saudara samakah system perbekalan untuk sekolah menengah pertama dengan sekolah menengah atas? Jelaskan!
3. Berdasarkan tugas kelompok yang saudara kerjakan, apa yang menjadi permasalahan utama terkait dengan manajemen perbekalan pada objek yang saudara observasi! Berikan solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut!
4. Apa yang dimaksud dengan istilah-istilah sebagai berikut:
a. Penghapusan perbekalan
b. Pengendalian perbekalan
c. Penggudangan
d. Administrasi gudang
5. Jelaskan fungsi-fungsi dari tiap-tiap unit organisasi dalam perbekalan! Penjelasan disertai dengan contoh!
2. Menurut Saudara samakah system perbekalan untuk sekolah menengah pertama dengan sekolah menengah atas? Jelaskan!
3. Berdasarkan tugas kelompok yang saudara kerjakan, apa yang menjadi permasalahan utama terkait dengan manajemen perbekalan pada objek yang saudara observasi! Berikan solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut!
4. Apa yang dimaksud dengan istilah-istilah sebagai berikut:
a. Penghapusan perbekalan
b. Pengendalian perbekalan
c. Penggudangan
d. Administrasi gudang
5. Jelaskan fungsi-fungsi dari tiap-tiap unit organisasi dalam perbekalan! Penjelasan disertai dengan contoh!
*****GOOD LUCK*****
INFORMASI NILAI
BAGI MAHASISWA SELAIN YANG NAMANYA ADA DALAM PENGUMUMAN DI BLOG INI, BISA MELIHAT NILAI SECARA LANGSUNG PADA HARI KAMIS JAM 10-12 (MOHON MAAF UNTUK HARI RABU KARENA SAYA ADA TUGAS, YG INGIN MENANYAKAN NILAI BISA MELALUI SMS) TERIMA KASIH.
PERBAIKAN NILAI
PENGANTAR EKONOMI RABU JAM 11.00 KOMTING FAISAL
A. NILAI YG KURANG TIDAK ADA
B. NILAI TANGGUNG
1. GILANG ANIES 85
2. SRI WIWIK A 83
3. MEILAINI 84
4. FAISAL 83
5. ALIATI 84
6. A.FURQON 84
7. MUAMAL ROZIQI 85
8. NOVI NURJANAH 83
9. FEBRU ELINDA 84
10. RISKILIA FISTYARINI 85
11. DWI YAN P 83
12. IIN MUTMAINAH 84
13. RUSMIA 84
14. UMMI ARIFNI 85
15. PUJI RAHAYU 85
16. SISWIANTI 80
17. EVA ALFIANA 85
18. WURNIANINGRUM 85
19. RIA ANIKTIA 85
20. FITRI WAHYUNINGRUM 85
21. ROMADHON WAHYU 84
22. TRIAS MAYA 83
23. NADIYA ROSYIDA 83
24. KURNIAWATI 83
25. FAHAD ADITAMA 85
REMIDI PILIH SALAH SATU:
1. KLIPING ARTIKEL PENGANTAR EKONOMI (10 ARTIKEL) DIJILID (HARD COPY) ATAU DIMASUKKAN CD (SOFT COPY)
2. MENGUMPULKAN ARTIKEL JURNAL PENDIDIKAN EKONOMI (5 JURNAL), 3 BUAH JURNAL NASIONAL, 2 BUAH JURNAL INTERNASIONAL DIJILID HARD COPY ATAU DIMASUKKAN CD (SOFT COPY)
3. DIKUMPULKAN PALING LAMBAT HARI JUMAT TANGGAL 20 JANUARI 2012 JAM 09.00
NILAI AKHIR TERSEBUT SUDAH DITAMBAH DENGAN POINT KEAKTIFAN DI KELAS
A. NILAI YG KURANG TIDAK ADA
B. NILAI TANGGUNG
1. GILANG ANIES 85
2. SRI WIWIK A 83
3. MEILAINI 84
4. FAISAL 83
5. ALIATI 84
6. A.FURQON 84
7. MUAMAL ROZIQI 85
8. NOVI NURJANAH 83
9. FEBRU ELINDA 84
10. RISKILIA FISTYARINI 85
11. DWI YAN P 83
12. IIN MUTMAINAH 84
13. RUSMIA 84
14. UMMI ARIFNI 85
15. PUJI RAHAYU 85
16. SISWIANTI 80
17. EVA ALFIANA 85
18. WURNIANINGRUM 85
19. RIA ANIKTIA 85
20. FITRI WAHYUNINGRUM 85
21. ROMADHON WAHYU 84
22. TRIAS MAYA 83
23. NADIYA ROSYIDA 83
24. KURNIAWATI 83
25. FAHAD ADITAMA 85
REMIDI PILIH SALAH SATU:
1. KLIPING ARTIKEL PENGANTAR EKONOMI (10 ARTIKEL) DIJILID (HARD COPY) ATAU DIMASUKKAN CD (SOFT COPY)
2. MENGUMPULKAN ARTIKEL JURNAL PENDIDIKAN EKONOMI (5 JURNAL), 3 BUAH JURNAL NASIONAL, 2 BUAH JURNAL INTERNASIONAL DIJILID HARD COPY ATAU DIMASUKKAN CD (SOFT COPY)
3. DIKUMPULKAN PALING LAMBAT HARI JUMAT TANGGAL 20 JANUARI 2012 JAM 09.00
NILAI AKHIR TERSEBUT SUDAH DITAMBAH DENGAN POINT KEAKTIFAN DI KELAS
PERBAIKAN NILAI PENGANTAR EKONOMI
PENGANTAR EKONOMI HARI RABU JAM 13.00 KOMTING ALFIAN
UNTUK KELAS INI TIDAK ADA YANG PERBAIKAN DAN TIDAK ADA YANG NILAINYA TANGGUNG.
UNTUK KELAS INI TIDAK ADA YANG PERBAIKAN DAN TIDAK ADA YANG NILAINYA TANGGUNG.
PERBAIKAN NILAI
PENGANTAR EKONOMI HARI SENIN JAM 11 KOMTING ADAM
A. PERBAIKAN NILAI
1. M. ABDUL AMNAN
2. TONI PRAYOGO
3. MIFTAHUL RIZQI
4. SYAIFUR RIZAL
B. NILAI TANGGUNG
1. ADITYA HERYAWAN 85
2. TRESNA F 84
3. ARI PANJI A 84
4. FARIDANINGSIH 85
5. TIARA PUSPITA 84
6. PUJI DWI LESTARI 85
7. ANDAH MULYA 84
8. NITA RAHMAWATI 85
9. VESYTHA PETERRIA 85
10. AKASA KUSUMA 84
11. SHEILA NAWANG SARI 83
12. ARDIANI NAFISTANTI 85
13. MIRANA SARI 83
14. RIZKIA YULIA 85
15. AYUNDA DWI 85
16. FATHUL USWATUN 84
17. AJENG YULIA 84
18. SILFIA PENDRI 84
19. RISKY NINDY 84
20. ADAM FAUZI 84
REMIDI PILIH SALAH SATU:
1. KLIPING ARTIKEL PENGANTAR EKONOMI (10 ARTIKEL) DIJILID (HARD COPY) ATAU DIMASUKKAN CD (SOFT COPY)
2. MENGUMPULKAN ARTIKEL JURNAL PENDIDIKAN EKONOMI (5 JURNAL), 3 BUAH JURNAL NASIONAL, 2 BUAH JURNAL INTERNASIONAL DIJILID HARD COPY ATAU DIMASUKKAN CD (SOFT COPY)
3. DIKUMPULKAN PALING LAMBAT HARI JUMAT TANGGAL 20 JANUARI 2012 JAM 09.00
NILAI AKHIR TERSEBUT SUDAH DITAMBAH DENGAN POINT KEAKTIFAN DI KELAS
A. PERBAIKAN NILAI
1. M. ABDUL AMNAN
2. TONI PRAYOGO
3. MIFTAHUL RIZQI
4. SYAIFUR RIZAL
B. NILAI TANGGUNG
1. ADITYA HERYAWAN 85
2. TRESNA F 84
3. ARI PANJI A 84
4. FARIDANINGSIH 85
5. TIARA PUSPITA 84
6. PUJI DWI LESTARI 85
7. ANDAH MULYA 84
8. NITA RAHMAWATI 85
9. VESYTHA PETERRIA 85
10. AKASA KUSUMA 84
11. SHEILA NAWANG SARI 83
12. ARDIANI NAFISTANTI 85
13. MIRANA SARI 83
14. RIZKIA YULIA 85
15. AYUNDA DWI 85
16. FATHUL USWATUN 84
17. AJENG YULIA 84
18. SILFIA PENDRI 84
19. RISKY NINDY 84
20. ADAM FAUZI 84
REMIDI PILIH SALAH SATU:
1. KLIPING ARTIKEL PENGANTAR EKONOMI (10 ARTIKEL) DIJILID (HARD COPY) ATAU DIMASUKKAN CD (SOFT COPY)
2. MENGUMPULKAN ARTIKEL JURNAL PENDIDIKAN EKONOMI (5 JURNAL), 3 BUAH JURNAL NASIONAL, 2 BUAH JURNAL INTERNASIONAL DIJILID HARD COPY ATAU DIMASUKKAN CD (SOFT COPY)
3. DIKUMPULKAN PALING LAMBAT HARI JUMAT TANGGAL 20 JANUARI 2012 JAM 09.00
NILAI AKHIR TERSEBUT SUDAH DITAMBAH DENGAN POINT KEAKTIFAN DI KELAS
Jumat, 13 Januari 2012
PENGAYAAN MATERI MANAJEMEN PERBEKALAN
TOLOK UKUR KINERJA MANAJEMEN PERBEKALAN
A. Tolok Ukur Kinerja
Tolok ukur kinerja adalah suatu ukuran untuk mengetahui sejauhmana suatu pekerjaan itu dilaksanakan dengan baik.
B. Jenis Tolok Ukur Kinerja
Tolok ukur kinerja ada dua jenis, yaitu:
1. Tolok ukur kualitatif
Tolok ukur kualitatif biasanya menggunakan bahasa atau deskripsi non kuantitatif
Ex: pekerjaannya dilakukan dengan cukup bagus, Kali ini prestasinya bagus sekali, Bulan ini kinerjanya jelek dsb.
2. Tolok ukur kuantitatif
Tolok ukur kuantitatif mengyunakan angka, kurva dan sejenisnya yang bersifat kuantitatif.
Ex: kerajinan = 9, kecepatan = 10 dsb
C. Tolok Ukur Kinerja Manajemen Persediaan
Dalam manajemen persediaan barang, pengukuran kinerja biasanya meliputi:
1. Pengukuran fungsi pengendalian persediaan
Pada bagian ini, pengukuran berdasarkan dua aspek, yaitu: efisiensi dan efektifitas dalam pengendalian persediaan.
2. Pengukuran fungsi pengadaan
Terkait dengan pembelian dan angkutan. Kinerja di bagian ini dilihat dari tia aspek yaitu:
a. Harga barang/jasa yang dibeli
b. Efisiensi proses pembelian
c. Efektivitas fungsi pembelian
3. Pengukuran fungsi pergudangan
Tolok ukur kinerjanya dikembangkan dari tiga aspek:
a. Rasio biaya pergudangan dan logistic
b. Rasio penggunaan luas/volume gudang dan kapasitas gudang
c. Biaya pengelolaan gudang per m3 ruangan.
LATIHAN SOAL
1. Apa yang dimaksud dengan tolok ukur kinerja? Mengapa perlu dilakukan pengukuran kinerja manajemen perbekalan? Jelaskan!
2. Apa yang dimaksud dengan istilah tolok ukur kualitatif dan tolok ukur kuantitatif? Jelaskan!
3. Pada bagian pengendalian perbekalan, apa yang dijadika sebagai tolok ukur kinerjanya? Jelaskan!
4. Menurut saudara, untuk aplikasi manajemen perbekalan di suatu perusahaan atau instansi, tolok ukur manakah yang lebih tepat digunakan, kualitatif atau kuantitatif? Jelaskan!
A. Tolok Ukur Kinerja
Tolok ukur kinerja adalah suatu ukuran untuk mengetahui sejauhmana suatu pekerjaan itu dilaksanakan dengan baik.
B. Jenis Tolok Ukur Kinerja
Tolok ukur kinerja ada dua jenis, yaitu:
1. Tolok ukur kualitatif
Tolok ukur kualitatif biasanya menggunakan bahasa atau deskripsi non kuantitatif
Ex: pekerjaannya dilakukan dengan cukup bagus, Kali ini prestasinya bagus sekali, Bulan ini kinerjanya jelek dsb.
2. Tolok ukur kuantitatif
Tolok ukur kuantitatif mengyunakan angka, kurva dan sejenisnya yang bersifat kuantitatif.
Ex: kerajinan = 9, kecepatan = 10 dsb
C. Tolok Ukur Kinerja Manajemen Persediaan
Dalam manajemen persediaan barang, pengukuran kinerja biasanya meliputi:
1. Pengukuran fungsi pengendalian persediaan
Pada bagian ini, pengukuran berdasarkan dua aspek, yaitu: efisiensi dan efektifitas dalam pengendalian persediaan.
2. Pengukuran fungsi pengadaan
Terkait dengan pembelian dan angkutan. Kinerja di bagian ini dilihat dari tia aspek yaitu:
a. Harga barang/jasa yang dibeli
b. Efisiensi proses pembelian
c. Efektivitas fungsi pembelian
3. Pengukuran fungsi pergudangan
Tolok ukur kinerjanya dikembangkan dari tiga aspek:
a. Rasio biaya pergudangan dan logistic
b. Rasio penggunaan luas/volume gudang dan kapasitas gudang
c. Biaya pengelolaan gudang per m3 ruangan.
LATIHAN SOAL
1. Apa yang dimaksud dengan tolok ukur kinerja? Mengapa perlu dilakukan pengukuran kinerja manajemen perbekalan? Jelaskan!
2. Apa yang dimaksud dengan istilah tolok ukur kualitatif dan tolok ukur kuantitatif? Jelaskan!
3. Pada bagian pengendalian perbekalan, apa yang dijadika sebagai tolok ukur kinerjanya? Jelaskan!
4. Menurut saudara, untuk aplikasi manajemen perbekalan di suatu perusahaan atau instansi, tolok ukur manakah yang lebih tepat digunakan, kualitatif atau kuantitatif? Jelaskan!
Langganan:
Postingan (Atom)