PENGGUDANGAN

PENGGUDANGAN LOGISTIK

2.1    Pengertian dan Pedoman Umum Penggudangan Logistik
Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan logistic agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.

Dari pengertian penggudangan ini dapat digaris bwahi bahwa kegiatan penggudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu, dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian logistic baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.

Merujuk beberapa kegiatan penggudangan dan tujuan penggudangan tersebut, ada beberapa pedoman umum untuk melakukan kegiatan penggudangan, yakni :
1.    Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistic.
2.    Menjaga ketertiban administrasi penggudangan, baik untuk menjamin keamanan barang maupun menyediakan piranti pertanggungjawaban pengelolaan penggudangan.
3.    Melakukan penyimpanan logistic secara tepat sehingga logistic yang ada mudah dicek, ditemukan dan diambil.
4.    Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin kemanan dan keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang berkepentingan.
5.    Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak sekedar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai (ready for use).
Agar pedoman ini dapat diimplementasikan dengan baik, perlu adanya rancangan dan implementasi system kerja penggudangan logistic yang jelas dan tepat dalam setiap organisasi.

2.2 Mekanisme Pergudangan
    Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:
1. Penerimaaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan
peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini
dilakukan:
a    Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.
b    Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkutan.

2. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan
peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:
a. Penempatan sesuai dengan denah.
b. Aman dari pencurian.
c. Aman dari gangguan fisik.
d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.
f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

3. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:
a.    5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus
i.    menerus).
b.    First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus keluar.
c.    First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
d.    Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.

4. Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan penanggulangan bencana.

5. Pengendalian
Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan
masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel. Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan formulir dala lampiran.


6. Penghapusan
a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan
peralatan dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari
tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.
b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :
1)    Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi petugas terhadap logistik dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2)    Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
3)    Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.
c. Kegiatan Penghapusan adalah sebagai berikut :
1)    Membuat daftar logistik dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasan-alasannya.
2)    Pisahkan logistik dan peralatan yang kadaluwarsa/ rusak pada tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.
3)    Melaporkan kepada atasan mengenai logistik dan peralatan yang akan dihapuskan.
4)    Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.
5)    Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan logistik
dan peralatan yang akan dihapuskan.
6)    Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang berwenang.
7)    Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat yang berwenang.

2.3 Macam-Macam Gudang
    Dilihat dari bentuk fisiknya dibedakan menjadi :
a    Gudang tertutup
Gudang yang letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas barang dan digunakan untuk menyimpanan barang.
b    Gudang terbuka
•    Gudang terbuka tidak diolah
Berupa suatu lapangan terbuka yang permukaanya hanya diratakan tanpa diperkeras.
•    Gudang terbuka diolah
Berupa lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras yang diperuntukkanbagi logistic yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca.
c    Gudang semi tertutup
Banguanan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan diperuntukkan untuk menyimpan logistic yang memerlukan pertukaran udara maksimum serta tidak memerlukan perlindungan lengkap tanpa udara.

Selain dilihat dari bentuk fisik bangunan, juga bisa dibedakan berdasarkan fungsinya. Misalnya gudang operasional, gudang perlengkapan, gudang pemberangkatan dan gudang musiman. Secara lebih spesifik, gudang dapat dibedakan atas dasar barang-barang yang disimpan di dalamnya. Berdasarkan pembedaaan ini dapat kita kenal adanya gudang alat tulis, alat medis, BBM, tenun, alat rumah tangga, teknik maupun gudang rosokan.






2.4 Tata Ruang Gudang
Perencanaan Tata Ruang Gudang merupakan kegiatan pemikiran dan penetapan segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan logistik di dalam ruang tersebut. Sehubungan dengan hal ini, ada beberapa asas tata ruanng gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut.
1.    Asas Jarak Terpendek
Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehinggan pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.
2.    Asas mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, aik dengan metode FIFO (First In First Out) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang, harus dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In Fisrt Out) yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari gudang.
3.    Asas Memudahkan Pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang.
4.    Asas Fleksibelitas Ruangan
Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.


5.    Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar
Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.
Di samping harus memperhatikan beberapa asas tata ruang tersebut, untuk melancang dan melaksanakan penataan ruang gudang, penting memperhatikan beberapa pedoman yang meliputi berikut ini
1.    Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang/tempat untuk melakukan pengecekan barang masuk. ruang ini berfugsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan dimasukkan ke dalam gudang. Dengan demikian. secara fisik maupun administratif barang-barang yang dimasukkan ke dalam gudang dapat dipertanggungjawabkan.
2.    Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang tata usaha untuk melakukan kegiatan-kegiatan administratif penggudangan guna menjamin ketertiban administratif, penyediaan peranti pengawasan barang dalam gudang dan keamanan barang.
3.    Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang untuk menampung barang-barang yang segera digunakan maupun sering digunakan/diminta oleh unit kerja. keberadaan ruang sangat penting karena selain untuk menjaga keamanan barang, juga bisa mendukung kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit kerja yang membutuhkan. Kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit kerja yang membutuhkan penting dilakukan karena ada kecenderungan bahwa apabila petugas gudang tidak cepat dalam memberikan pelayanan, pihak-pihak yang membutuhkan barang kemudian berusahan dan akan mengambil sendiri terhadap barang yang dibutuhkan sehingga hal ini akan memberikan peluang dan kemungkinan banyaknya kehilangan barang.
4.    Hendaknya di dalam ruangan gudang disediakan ruang lalu lintas barang yang cukup, baik untuk pemasukan barang maupun pengeluaran barang guna menjamin kelancaran pemasukan dan pengeluaran barang. Hal ini disebabkan sering ada kecenderungan yang keliru, yaitu memasukkan barang kedalam gudang sebanyak-banyaknya tanpa memperhitungkan pentingnya kelancaran lalu lintas barang guna mempercepat pemasukan dan pengeluaran.
5.    Hendaknya ruang gudang ada ruang untuk pengecekan barang keluar. Ruang ini berfungsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan dikeluarkan dari gudang karena adanya permintaan dari unit kerja. Sebagaimana fungsi ruang cek barang masuk, ruang cek barang keluar ini dimaksudkan guna menjamin pengeluaran logistik baik secara fisik maupun administrasi dapat dipertanggungjawabkan. Adapun penempatan ruang cek barang keluar, bisa berdekatan dengan ruang cek barang masuk ataupun terpisah, dengan mempertimbangkan frekuensi mutasi logistik.

2.5 Denah, Sarana dan Kemanan Gudang
    2.5.1. Denah gudang
Untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan, maka diperlukan pengaturan tata letak ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut:
1)    Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
2)    Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:
a. Arus garis lurus
b. Arus huruf U
c. Arus huruf L
3)    Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.
4)    Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara, perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan.
5)    Penyimpanan khusus
    Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
     Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk.
     Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.

2.5.2. Sarana Gudang
 Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen pergudangan yang baik, bertujuan untuk mendukung kelancaran penerimaan dan pengeluaran barang sehingga setiap saat mudah dimobilisasi dan didistribusikan bila terjadi bencana. Adapun sarana yang sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut:
1.    Gedung/bangunan gudang
2.    Pembangkit Listrik atau lainnya
3.    Alat angkutan/transportasi: kendaraan roda dua, roda empat, forklift dan lainnya
4.    Alat dokumentasi administrasi: komputer dan printer, brankas, lemari arsip dan lainnya
5.    Alat komunikasi: telepon, facsimile dan lainnya.
6.    Alat pengatur suhu : termometer, exhaus van
7.    Sarana Administrasi Logistik dan Peralatan:
a.    Buku Induk
b.    Kartu Stok
c.    Buku Harian Penerimaan Barang
d.    Buku Harian Pengeluaran Barang
e.    Surat bukti barang masuk (SBBM)
f.    Surat bukti barang keluar (SBBK)
g.    Alat tulis kantor (ATK)
h.    Petugas pengelola

2.5.3. Keamanan gudang
Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman dari gempa, banjir, tanah longsor).
2. Pencegahan Kebakaran
a. Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.
b. Dipasang alat alarm kebakaran.
c. Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah
dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak
pasir, tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah
berpengait besi.
3. Keamanan Gudang
a. Dipagar keliling
b. Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV
c. Petugas keamanan




2.6 Administrasi Pergudangan
Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam kegiatan penggudangan logistik penting dilakukan administrasi penggudangan secara tertib dan benar. Hal ini disebabkan administrasi penggudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam penglolaan penggudangan di setiap organisasi.
Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar, keberadaan logistik setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran logistik, jumlah persediaan, maupun nilai logistik yang ada di gudang.
Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi penggudangan yang baik dalam setiap organisasi akan dapat mengurangi, bahkan bahkan dapat menghapus bentuk penyelewengan penglolaan logistik ataupun hilangnya logistik.
Disamping itu, dengan adanya pengelolaan admintrasi penggudangan yang benar dalam setiap organisasi akan mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan logistik. Hal ini disebabkan dapat dipentaunya tingkat pemakaian logistik tertentu dan jumlah persediaan yang ada.
Bagi petugas gudang, administrasi penggudangan juga dapat digunakan sebagai alat pertangjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepadanya. Sehubungan dengan administrasi penggudangan logistik tersebut, yang penting dalam kegiatan penggudangan harus ada Buku Penerimaan Gudang, Buku Pengeluaran Gudang, Kartu Persediaan/Stock, Bon permintaan Barang, dan Surat Penyerahan Barang. Masing-masing buku tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.
1.    Buku penerimaan Gudang
Buku penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal penerimaan, jumlah, nilai logistik yang meliputi harga per satuan dan jumlah total, dan asal barang.
Setiap tejadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera dilakukan pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pemasukan pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga pentingnya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jemin dan spesifikasi logistik tertentu.
Disamping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang harus diikuti bukti-bukti penerimaan barang (antara lain berupa nota, faktur, kwitansi, atau bukti yang lain, misalnya Surat penyerahan Barang dari Unit Pembelian). Setiap bukti pemasukan logistik harus dibubuhi nomor(sebagai nomor kode bukti masuk) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti masuk ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti masuk dalam Buku penerimaan Gudang maupun Kartu Persediaan. penggunaan nomor kode bukti masuk ini dimasukkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik.
2.    Buku Pengeluaran Gudang
Buku pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan penerima logistik.
Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan pengeluaran logistik ke dalam buku pengeluaran gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pengeluaran pada kartu barang sehingga nantinya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jenis logistik tertentu.
Buku pengeluaran gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat berupa surat atau bon gudang. Disamping itu setiap bukti pengeluaran logistik harus dihubungi nomor (sebagai nomor kode bukti keluar) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti keluar ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti keluar dalam buku pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan nomor kode bukti keluar ini dimasudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik.
3.    Kartu Persediaan/stock
Kartu persediaan barang merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran logistik. Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan logistik. meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pemasukan/pengeluaran logistik, kode nomor surat bukti pemasukan/pengeluaran, asal/tujuan logistik, jumlah pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan logistik).
Dalam kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan barang dalam bentuk kartu barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satu untuk kartu gantung(kartu yang digantungkan pada kelompok jenis barang tertentu di mana barang tersebut ditempatkan/disimpan sehingga hal ini akan mempermudah dalam pengecekan logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah persediaan logistik.



4.    Bon Permintaan Barang
Bon permintaan barang merupakan lembaran/formulis permintaan logistik dari setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis spesifikasi logistik serta jumlah logistik yang ditujukan kepada bagian gudang. Bon permintaan barang sering pula disebut dengan beberapa istilah, antara lain surat permintaan pengadaan barang, surat permintaan pembelian, bon gudang ataupun dengan istilah yang lain.
5.    Surat penyerahan barang
Surat penyerahan barang atau sering pula disebut bon pengeluaran barang merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta jumlah tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja tertentu pada waktu tertentu. penyerahan barang kepada unit kerja bisa dilakukan apabila telah dievaluasi oleh beberapa pihak yang berkewajiban dan berhak mengambil keputusan untuk bisa atau tidaknya barang tersebut untuk diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan mempertimbangkan berbagai kepentingan. Sehubungan dengan hal itu, surat penyerahan barang baru dinyatakan  sah apabila ditandai oleh: (1) yang menyetujui, (2), yang menyerahkan, dan (3) yang menerima barang.
Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus pembelian, sering kali lembar/formulir permintaan barang. Hal ini dilakukan untuk mendukung efisiensi kerja, terutama bagi unit penyalur atau unit gudang. Dengan demikian, apabila suatu organisasi menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang tidak dibuat secara khusus.


2.7 Monitoring dan Evaluasi Gudang
Dalam rangka pengendalian persediaan logistik dan peralatan yang dibutuhkan disaat terjadi bencana perlu dilakukan pembinaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan peralatan secara berkesinambungan, melalui Pemantauan, Supervisi dan Evaluasi.
a.    Pemantauan
Yaitu melakukan pengamatan berkala terhadap pelaksanaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan peralatan untuk melihat keberhasilan pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan.
b.    Supervisi
Yaitu melakukan pengamatan sekaligus bimbingan untuk perbaikan serta peningkatan pelaksanaan pengelolaan logistik dan peralatan. Supervisi pengelolaan logistik dan peralatan merupakan upaya untuk meningkatkan produktifitas sumber daya manusia agar misi, kebijaksanaan, tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai secara optimal untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan kegiatan pengelolaan logistic dan peralatan serta pergudangan.
c.    Evaluasi
Yaitu serangkaian prosedur untuk menilai suatu program, kegiatan untuk memperoleh informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan, aktifitas, hasil dan dampak serta biayanya yang dilakukan dengan membandingkan antara kenyataan dengan standar atau yang diharapkan.