PENGADAAN PERBEKALAN

PENGADAAN PERBEKALAN

FUNGSI PENGADAAN
    Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggung-jawabkan. Fungsi pengadaan adalah “segala kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan buku dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada.(termasuk usaha untuk mempertahankannya)”(SAR[6]).

a.    Cara pengadaan perbekalan
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara pengadaan sebagai berikut :
1.    Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual untuk mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatankedua belah pihak. Setelah transaksi jual beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi hak milik organisasi. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.
2.    Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus dipertimbangkan citra baik suatu organisasi.
3.    Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan perbekalan bersifat sementara dan temporer serta juga harus didasarkan atas suatu perjanjian tertulis. Cara seperti ini, khususnya untuk jenis mesin, ditinjau dari segi ekonomi perusahaan menguntungkan, karena :
a.    Perusahaan tidak disibukkan dengan pemeliharaan mesin, termasuk biayanya.
b.    Dalam waktu tertentu mesin dapat diganti yang lebih baru oleh pihak yang menyewakan, sehingga dapat diharapkan pekerjaan tidak terganggu karena kemacetan-kemacetan mesin.
c.    Perbaikan-perbaikan dilakukan oleh pihak yang menyewakan, sehingga dapat diharapkan pekerjaan tidak terganggu karena kemacetan-kemacetan mesin.

4.    Membuat sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektivitas dan efesiensi yang apabila dibandingkan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.
5.     Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara pengadaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan diantara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukarkan harus merupakan perbekalan yang sifatnya berlebihan/perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna.
6.    Subtitusi
Subtitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekelan dengan cara mengganti materi yang lain memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
7.    Pemberian/hadiah
Pemberian/hadiah merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan menggunakan perbekalan yang merupakan pemberi/hadiah dari pihak lain. Cara pengadaan ini sebaiknya harus disertai dengan sutu perjanjian serah terima, sebab hal ini menyangkut pada pemindahan hak dan perubahan milik, baik bagi yang memberi maupun yang menerima.
8.    Perbaikan/Rekondisi
Perbaikian merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara memperbaiki perbekalan yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran instrument yang baik diantara instrument perbekalan yang rusak sehingga instrument-instrumen yang baik tersebut dapat di satukan dalam satu unit atau beberapa unit perbekalan, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat di operasikan, dan kebutuhan perbekalan dapat di penuhi.


b.    Sistem Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternative bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem campuran.
1.    Sistem Sentralisasi
Sistem sentralisasi dalam pengadaan perbekalan merupakan cara pengadaan perbekalan dimana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan perbekalan dalam organisasi hanya di layani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.
Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem ini memiliki beberapa kelebihan, diantaranya :
a.    Dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapakan sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian dilakukan dalam partai besar sehingga organisasi/ perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok)
b.    Dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost), sehingga akan mendukung efisiensi
c.    Dapat mendukung progam standardisasi dan sistem pertukaran perbekalan antar bagian.
Adapun kekurangan-kekurangan dari pengadaan sistem sentralisasi ini adalah sebagai berikut :
a.    Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak dapat cepat dilayani dan dipenuhi karena bagian pembelian masih menunggu daftar kebutuhan perbekalan dari unit-unit kerja yang lain ataupun karena prosedur pengajuan maupun distribusi penyampaian perbekalan yang berliku-liku/birokratis sehingga hal ini tentunya dapat mempengaruhi tingkat efektifitas dan efisiensi kerja unit-unit kerja dan organisasi secara keseluruhan.
b.    Pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit-unit kerja sebagai pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena bagian perbekalan khususnya bagian pengadaan perbekalan tidak mengetahui persis kebutuhan masing-masing unit kerja.
2.    Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan perbekalan, dimana kewanangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-masing unit kerja. Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai berikut :
a.    Kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhan.
b.    Menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan perbekalannya.
Adapun kekurangannya sistem ini yaitu :
a.    Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuku memiliki perbekalan (barang-barang) baru, padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknyay barang-barangyang tidak diperlukan dibeberapa bagian.
b.    Terdapatnya berbagi macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya, ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program standarisasi dan notmalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan pertukaran perbekalan antar bagian/unit kerja dalam suatu organisasi.
c.    Biaya per satuan barang relative lebih besar, karena pembelian dengan sistem ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi shingga otomatis jumlah potongan yang diberikan penjual juga relatif lebih kecil.
d.    Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandungkan apabila menggunakan sistem desentralisasi.





3.    Sistem Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasioanal unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standarisasi dan normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit kerja atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan  dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila keutuhan perbekalan bersifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.

c.    Ketentuan dan Kebijakan Umum
1.    Prinsip umum pengadaan adalah :
a.    Efisien : Pengadaan Barang  dan Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah.
b.    Efektif :Pengadaan Barang dan Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
c.    Kompetitif : Pengadaan Barang dan JAsa harus terbuka bagi penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia Barang dan Jasa yang setara dan memenuhi syarta / criteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
d.    Adil dan wajar : memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang dana jasa yang memenuhi syarat.
e.    Akuntabel : harus mencapai sasaran dan dapat dipertangungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.
f.    Bertanggung jawab : harus mencapai sasaran fisik, keuangan, maupun manfaat untuk kelancaran pelaksanaan tugas perusahaan sesuai dengan prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang dan jasa.

2.    Kebijakan umum dalam pengadaan barang dan jasa perusahaan adalah :
a.    Meningkatkan produksi dalam negeri.
b.    Meningkatkan peran serta usaha kecil termasuk koperasi usaha kecil dan kelompok masyarakat dalam pengadaan barang dan jasa
c.    Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam pengadaaan barang dan jasa.
d.    Meningkatkan profesionalisme, kemandirian, dan tanggung jawab bagi pengguna barang dan jasa, panitia /pejabat pengadaan dan penyedia barang dan jasa.
e.    Meningkatkan penerimaan Negara melalui sektor perpajakan.
f.    Mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang dan jasa kecuali untuk pengadaan barang dan jasa yang menyangkut kerahasiaan perusahaan.

d.    Kendala umum dalam pengadaan barang perbekalan
Adapun masalah-masalah yang terjadi saat pengadaan berlangsung, yaitu :
1.    Pemilihan alat transportasi
Suatu pengiriman barang dari daerah satu ke daerah lainnya memang memerlukan perhitungan yang cermat dan tepat guna menghindari berbagai resiko sehingga dapat mengurangi biaya ongkos transportasi..
2.    Penentuan rute
Jarak yang merupakan komponen utama dalam hal ini harus diperhatikan bahwa rute terpendek bukan menjadi hal utama saja yang harus diperhatikan tetapi harus memperhatikan pula kapasitas gudang.
3.    Cuaca
Dalam pengiriman barang sering kali terlambat sampai ke tempat tujuan, hal itu dikarenakan oleh beberapa factor termasuk cuaca. Memang dewasa ini cuaca telah dapat diprediksi, namun tetap saja cuaca masih menjadi salah satu kendala dalam pengiriman barang. Dalam pengiriman, jika cuaca tidak sedang bagus maka pengirim akan berhati-hati dalam mengirim agar tidak terjadi apa-apa pada barang pengiriman.


4.    Keadaan geografis
Tidak semua lokasi dapat terjamah dengan mudah. Ada beberapa daerah yang hanya mampu dijamah oleh alat transportasi khusus.

e.    Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pengadaan barang, yaitu :
1.    Faktor fungsional
a.)    Faktor umum
Setiap perlengkapan material secara umum berfungsi sebagai alat untuk memperlancar tugas pekerjaan pada karyawan, bukan sebaliknya menghambat.
b.)    Faktor khusus
Setiap perlengkapan juga mempunyai kegunaan khusus sesuia dengan tujuan  dan jenis alat tersebut. Fungsi khusus berkaitan dengan bentuk, tipe, ukuran dll.
2.    Faktor manfaat dan biaya
Harus diperhatikan barapa besar manfaat atau kebutuhan perlengkapan itu kemudian diperbandingkan dengan besarnya biaya yang dukeluarkan untuk pembeli. Dasar pertimbangan adalah pengeluaran biaya haruslah seimbang dengan kebutuhan atau manfaatnya.
3.    Faktor standarisasi dan normalisasi
a.)    Standarisasi adalah pembukuan mengenai jenis, mutu, dan harga perlengkapan material.
b.)    Normalisasi adalah pembuatan ukuan-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditentukan.

Kebaikan standarisasi dan normalisasi
a.)    Dengan bentuk, ukuran, tipe yang ditetapkan secara internasional memudahkan penggantian suku cadang peralatan yang bersangkutan.
b.)    Memudahkan perawatan.
c.)    Menyebabkan alat tersebut jadi favorit, mudah diperoleh dan dijual.
d.)    Karena mudah dan cepat laku, maka produsen berani menyediakan dalam jumlah besar.
e.)    Harga dapat ditekan serendah-rendahnya.
f.)    Kerusakan kerja tidak perlu menyebabkan tidak fungsinya peralatan yang bersangkutan.
Keburukan standarisasi dan normalisasi
a.)    Orang yang terikat pada beberapa macam merk peralatan saja.
b.)    Pedagang dan produsen mungkin dapat mempermainkan konsumen (harga peralatan itu)
4.     Faktor keamanan dan kewibawaan
    Pejabat yang eselonnya berbeda satu dengan yang lain mempunya wewenang, tugas dan tanggung jawab yang berbeda juga. Semakin tinggi jabatan seseorang, semakin besar wewenangnya tetapi semakin berat tugas dan tanggung jawabnya. Oleh karena itu maka sepantasnyalah apabila setiap pejabat yang eselonnya berbeda itu diberikan perlengkapan yang bereda dengan pertimbangan berdasarkan segi keamanan dan kewibawaan pejabat yang bersangkutan.