PENGELOLAAN PERBEKALAN

PENGELOLAAN PERBEKALAN

1.    PERENCANAAN
Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan perbekalan, penggunaan perbekalan, pengorganisasian, maupun pengendalian perbekalan.
a.      Faktor-faktor Dalam Menentukan Kebutuhan
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan, ada beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut:
 1) Faktor Fungsional
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan keberadaan perbekalan tersebut akan memperlancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil kerja (output), baik berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output sesuai dengan fungsi jenis perbekalan tersebut.
2) Faktor Biaya dan Manfaat
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat yang sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan dengan hal ini, tentu tidak boleh mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling menguntungkan.
3) Faktor Anggaran
Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini, maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan perbekalan maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara pengadaan logistik dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.
4) Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise)
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari publik internal maupun publik eksternal organisasi.
5) Faktor Standardisasi dan Normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standardisasi merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran, dan mutu suatu perlengkapan. Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditetapkan.

2.    PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur formal dalam upaya pengelolaan perbekalan dengan melakukan kegiatan mengelompokkan, mengatur, dan membagi aktivitas/tugas sekaligus wewenang kepada setiap unit kerja/anggota organisasi.

3.    PENGAWASAN
Pengawasan merupakan setiap upaya untuk menjaga pelaksanaan setiap tindakan dan kegiatan dalam pengelolaan perbekalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, baik berkaitan dengan pemakaian/penggunaan perbekalan, proses maupun hasil/keluaran/output pengelolaan perbekalan.

4.    PENGADAAN
Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggung-jawabkan.



a.    Cara-cara Pengadaan Perbekalan
          Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut:
1)    Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi hak milik organisasi. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.
2)    Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.
3)    Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan perbekalan bersifat sementara dan temporer serta juga harus didasarkan atas suatu  perjanjian tertulis.
4)   Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.




5)    Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara pengadaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukarkan harus merupakan perbekalan yang sifatnya berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna.
6)    Substitusi
Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
7)    Pemberian/Hadiah
Pemberian/hadiah merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan menggunakan perbekalan yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain. Cara pengadaan ini sebaiknya harus disertai dengan suatu perjanjian serah terima, sebab hal ini menyangkut pada pemindahan hak dan perubahan milik, baik bagi yang memberi maupun bagi yang menerima.
8)    Perbaikan/Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan memperbaiki perbekalan yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen perbekalan yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit perbekalan, dan pada akirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat dioperasikan, dan kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi.
b.    Sistem Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem campuran.



1)    Sistem Sentrasisasi
Sistem sentralisasi dalam pengadaan perbekalan merupakan cara pengadaan perbekalan dimana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan perbekalan dalam organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.
2)    Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan perbekalan, dimana kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-msing unit kerja.
3)    Sistem Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja khususnya kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit kerja atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan perbekalan bersifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.

5.    PENCATATAN/INVENTARISASI
Inventarisasi perbekalan merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh perbekalan yang dimiliki/ dikuasai/ diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber, waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi, serta perubahan-perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan perbekalan, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.


Terdapat beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya inventarisasi perbekalan secara baik, yakni sebagai berikut:
a.    Memberikan informasi/keterangan bagi yang membacanya.
Dengan adanya pencatatan atas perbekalan yang dimiliki organisasi maka dapat diketahui kekayaan perbekalan dalam suatu organisasi, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlahnya, waktu pengadaannya, umurnya, kondisinya, maupun nilainya.
b.    Menjamin keamanan perbekalan
Dengan adanya pencatatan atas seluruh perbekalan yang dimiliki/dikuasai/diurus secara tertib dan baik, keberadaan dan keadaaan barang setiap saat dapat dicek/dikontrol sehingga resiko hilang atau diselewengkan akan bisa dikurangi/dihindari.
c.    Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen perbekalan
Dengan adanya inventarisasi perbekalan secara tertib dan benar, organisasi dapat melakukan pemantauan perbekalan, baik terhadap masuk keluarnya perbekalan, kondisi, maupun biaya operasional perbekalan. Oleh karena itu, dengan adanya inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk menentukan waktu pengadaan perbekalan, jenis dan tipe perbekalan yang diadakan, jumlah pengadaan perbekalan, sistem pengadaan perbekalan yang diterapkan, dan sistem pengendalian/pengawasan perbekalan yang diterapkan.
d.    Sebagai alat pertanggungjawaban
Dengan adanya inventarisasi perbekalan yang tertib dan benar, dapat menyediakan bukti-bukti administratif dalam penyelenggaraan pengelolaan perbekalan sehingga sewaktu-waktu diminta ataupun terjadi permasalahan berkaitan dengan penyelenggaraan perbekalan, dengan segera personel pengelola perbekalan dapat mempertanggungjawabkannya dengan memanfaatkan bukti-bukti administratif yang ada.

6.    PENYIMPANAN ATAU PENGGUDANGAN
Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan perbekalan, baik yang bersifat administratif maupun operasional berkaitan dengan perumusan maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang, tata usaha, maupun pengaturan barang di tempat penyimpanan/gudang.
a.    Kesalahan Umum dalam Penggudangan
Secara empiris, dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan penggudangan, yakni:
1) Memperlakukan, memanfaatkan dan memfungsikan gudang sebagai “bak sampah” sehingga barang-barang yang rusak, barang-barang dan kertas-kertas yang siap dijual secara campur aduk semuanya dimasukkan ke dalam gudang.
2)  Sering kegiatan penggudangan ditangani ala kadarnya, tanpa perencanaan yang baik, baik berkaitan dengan tata cara, prosedur, maupun pengelolaan administratifnya.
3)  Tidak diketahui jumlah persediaan perbekalan secara tepat karena tidak tertibnya pencatatan dan distribusi perbekalan bagian gudang.
4)  Banyaknya perbekalan yang kadaluwarsa karena kesalahan dalam pengeluran perbekalan.
5) Banyaknya kerusakan perbekalan di tempat penyimpanan/ gudang karena salah penempatan dan kesalahan perawatan perbekalan.
6) Banyaknya perbekalan yang hilang, baik sebelum perbekalan masuk gudang maupun setelah masuk gudang, baik karena ketidakprofesionalan petugas gudang maupun penyelewengan petugas gudang, baik secara individual maupun bersama-sama dengan pihak lain.
7) Lamanya pelayanan bagian penggudangan dalam distribusi perbekalan, baik yang disebabkan ketidakprofesionalan petugas gudang, kesalahan dalam penempatan dan perancangan tata ruang gudang yang ada, maupun sistem distribusi perbekalan yang tidak tepat.
Apabila hal ini terjadi, tentu saja akan mempengaruhi efektivitas dan produktivitas kerja unit maupun akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Ada beberapa asas tata ruang gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut:
1)    Asas Jarak Terpendek
Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.
2)    Asas Mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengn berurutan, baik dengan metode FIFO (First In First Out) atau metode LIFO (Last In First Out).
3)    Asas Memudahkan Pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang.
4)    Asas Fleksibilitas Ruangan
Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.
5)    Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar
Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.
b.    Administrasi Penggudangan
Fungsi dari kegiatan administrasi penggudangan itu sendiri adalah:
1)    Untuk menjaga keamanan perbekalan dan kelangsungan kerja organisasi.
2) Administrasi penggudangan dapat dijadikan sebagai instrumen pengawasan danpengendalian di dalam pengelolaan penggudangan setiap organisasi.
3)   Dapat mengetahui keberadaan perbekalan setiap saat, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran barang, jumlah persediaan, maupun nilai barang yang ada dalam gudang.
4) Dapat mengurangi, bahkan dapat menghapuskan bentuk penyelewengan pengelolaan    perbekalan ataupun hilangnya perbekalan.
5) Dapat mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan perbekalan karena tingkat pemakaian perbekalan tertentu dapat dipantau dan jumlah persediaan yang ada.
6) Sebagai alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepada petugasnya

7.    PENDISTRIBUSIAN
Pendistribusian atau penyaluran merupakan kegiatan pengelolaan logistik berkaitan dengan pembagian dan penyampaian perbekalan kepada satuan/unit organisasi yang membutuhkan sesuai dengan sistem kerja yang telah ditetapkan.


Asas-asas Penyaluran
Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan, dalam penyaluran kebutuhan perbekalan harus memperhatikan dan mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran perbekalan. Beberapa asas tersebut adalah sebagai berikut:
a.    Ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan
Kegiatan ini dilakukan agar secara fungsional dapat mencapai batas yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan, disamping dilihat dari nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupun finansial.
b.    Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan
Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi unit kerja dan organisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.
c.    Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan
Hal ini dilakukan dengan tujuan menghindari pemborosan ataupun juga kekurangan perbekalan sehingga dapat menghambat aktivitas unit kerja tersebut.
d.    Ketepatan waktu penyampaian
Hal ini bertujuan agar aktivitas unit kerja tertentu tidak terganggu atau berhenti karena keterlambatan penyampaian perbekalan yang dibutuhkan.
e.    Ketepatan tempat penyampaian
Hal ini dapat mengakibatkan tidak berjalannya kegiatan operasional suatu unit kerja tertentu. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
f.    Ketepatan kondisi perbekalan yang disampaikan
Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam organisasi hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja merupakan barang yang siap pakai (ready for use) sehigga kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukan barang/perbekalan yang rusak.



Agar asas-asas penyaluran kebutuhan perbekalan tersebut dapat direalisasikan dengan baik, perlu didukung ketelitian dan disiplin yang tinggi dari para petugas penyalur perbekalan. Petugas yang ditunjuk harus senantiasa berpedoman pada surat permintaan pengadaan barang dan keputusan pejabat pengambil keputusan untuk diadakannya kebutuhan perbekalan berdasarkan usulan unit kerja tertentu.

8.    PEMELIHARAAN
Pemeliharaan merupakan kegiatan pengelolaan perbekalan berkaitan dengan upaya mempertahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil perbekalan serta menjamin jangka waktu pemakaian barang mencapai batas waktu yang optimal.
Tujuan dari kegiatan itu adalah sebagai berikut:
a. Menjaga dan menjamin setiap perbekalan yang ada tetap mampu berfungsi sebagaimana mestinya sewaktu perbekalan tersebut dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam organisasi tidak mengalami hambatan maupun stagnasi.
b. Agar umur pemakaian perbekalan dapat mencapai batas waktu yang optimal (sesuai batas waktu yang telah ditetapkan).
c. Mendukung efisiensi organisasi, dengan melakukan tindakan perawatan, baik yang bersifat preventif (sebelum mengalami kerusakan) maupun represif (sesudah mengalami kerusakan).
Cara Pemeliharaan Barang
Secara umum pemeliharaan/perawatan perbekalan dapat dibedakan atas:
a.    Perawatan preventif (pencegahan)
Merupakan cara perawatan perbekalan sebelum perbekalan mengalami kerusakan.
b.    Perawatan represif
Merupakan cara perawatan perbekalan setelah perbekalan mengalami kerusakan.

9.    PENGHAPUSAN
Penghapusan perbekalan merupakan kegiatan pembebasan perbekalan dari pertanggungjawaban yang berlaku, baik secara fisik maupun administratif karena perbekalan tersebut dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.


Alasan Penghapusan
Untuk dapat melakukan kegiatan penghapusan perbekalan, harus didasarkan pada pertimbangan ataupun alasan-alasan sebagai berikut:
a.    Perbekalan yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak, pertimbangannya adalah:
•    Apabila perbekalan tersebut digunakan terus dapat membahayakan keselamatan pemakai perbekalan ini.
•    Kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat yang optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional yang relatif tinggi.
Dengan demikian, apabila perbekalan ini dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi organisasi.
b.    Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman (out of date)
Mungkin sekali perbekalan yang sudah ketinggalan zaman merupakan perbekalan yang belum rusak. Namun demikian, perbekalan semacam ini perlu disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan, perbekalan ini dipandang memerlukan dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif tinggi, baik berkaitan dengan bahan, tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau dari sisi kuantitas maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan perbekalan yang relatif baru.
c.    Perbekalan yang berlebihan
Pertimbangannya adalah :
•    Suatu organisasi tidak mungkin menggunakan seluruh perbekalannya dalam waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan tersebut tidak perlu digunakan secara bersamaan.
•    Apabila perbekalan yang sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya memerlukan biaya, baik biaya perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang merawat barang.
•    Perbekalan tersebut membutuhkan tempat penyimpanan, sehingga bila perbekalan tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan
•    Apabila perbekalan tersebut akan digunakan di masa mendatang, mungkin sekali perbekalan tersebut sudah merupakan perbekalan yang ketinggalan zaman (out of date).
d.    Perbekalan yang hilang
Penghapusan untuk perbekalan yang hilang penting dilakukan karena selain sebagai satu bentuk pertanggung- jawaban pemakai, pengambilan keputusan dan tindakan sebagai konsekuensi atas hilangnya perbekalan tersebut, juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan manajemen perbekalan berikutnya, khsusunya pengadaan perbekalan guna menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja.

ASAS-ASAS DALAM MANAJEMEN PERBEKALAN
Untuk menanggulangi berbagai kesalahan dalam pengelolaan perbekalan maka ada beberapa asas yang harus diperhatikan bagi pengelola perbekalan sebagai acuan untuk melakukan pengelolaan perbekalan. Beberapa asas tersebut meliputi:
1.    Asas Keahlian
Maksud dari asas keahlian, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan logistik harus benar-benar memiliki kompetensi teoritis dan teknis operatif yang memadai dalam pengelolaan logistik.
2.    Asas Kreativitas
Maksud dari asas kreativitas, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus senantiasa mampu memberikan berbagai alternatif tindakan dan solusi permasalahan berkaitan dengan kegiatan manajerial maupun kegiatan operasional dalam upaya pengelolaan perbekalan guna mendukung efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan organisasi.
3.    Asas Ketelitian
Maksud dari asas ini yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus orang yang teliti, baik berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan perbekalan, pengadaan, pecatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran perbekalan sehingga dapat memberikan data/informasi yang tepat dan benar. Di samping itu, harus memiliki kepekaan terhadap adanya informasi yang salah maupun hal-hal yang tidak semestinya sehingga dengan cepat dapat diambil tindakan tertentu.
4.    Asas Ketertiban dan Kedisiplinan
Maksud dari asas ketertiban, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus mampu mengelola tugas-tugas utamanya maupun mengelola waktu, baik berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan perbekalan, pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran perbekalan sehingga tidak sampai terjadi penundaan pekerjaan maupun terhambatnya pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi.
5.    Asas Kualitas Pelayanan
Maksud dari asas kualitas pelayanan, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan hendaknya tidak hanya mempertimbangkan pencapaian tujuan dalam setiap kegiatan administrasi perbekalan dan efisiensi secara finansial, tetapi juga harus mempertimbangkan kepuasan beberapa pihak yang berkepentingan (stakeholder) dapat dilayani, baik terhadap pengguna (user) maupun pemasok (supplier).
6.    Asas Kesempurnaan Watak
Maksud dari asas kesempurnaan watak, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus memiliki sifat-sifat sikap mental dan moralitas yang baik, terutama sikap rasa memiliki, jujur, dan penuh tanggungjawab.
7.    Asas Efektivitas
Maksud dari asas ini adalah segala aktivitas yang dilakukan dalam manajemen perbekalan mulai dari perencanaan perbekalan, pengadaan, pencatatan, pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan perbekalan maupun dalam penggunaan perbekalan harus senantiasa diorientasikan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.
8.    Asas Efisiensi
Maksud dari asas ini yaitu dalam setiap kegiatan pengelolaan perbekalan harus selalu memperhatikan dan menetapkan pertimbangan seminimum mungkin biaya yang dikeluarkan, baik berkaitan dengan finansial, material, waktu, tenaga, maupun pikiran.
Dari beberapa asas yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam pengelolaan perbekalan tersebut dapat dicermati bahwa asas-asas tersebut berkaitan erat dengan personel sebagai pelaku (subjek) pengelola perbekalan dan sistem kerja yang dibangun dalam suatu organisasi. Dengan demikian, asas-asas pengelolaan perbekalan itu bisa terwujud dengan baik apabila didukung secara bersama-sama oleh profesionalitas sumber daya manusia sebagai pengelola perbekalan dan sistem kerja pengelolaan perbekalan yang tepat di dalam suatu organisasi.