HANDOUT PENGAYAAN MATERI 5

UNSUR-UNSUR DAN HAMBATAN KOMUNIKASI

UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

1.      Komunikator , yaitu memberi berita, yang dalam hal ini adalah orang yang berbicara, pengirim berita atau orang yang memberitakan.

2.      Menyampaikan berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan, mengirim atau menyiarkan.

3.      Berita-berita yang disampaikan (message), dapat dalam bentuk perintah, laporan, atau saran.

4.      Komunikan , yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung. Dengan kata lain orang yang menerima berita.

5.      Tanggapan atau reaksi (response), dalam bentuk jawaban atau reaksi.

Kelima unsur komunikasi tersebut (Komunikator, Menyampaikan berita, Berita-berita yang disampaikan, Komunikan dan Tanggapan atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling ketergantungan. Jadi dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut.

CARA PENYALURAN IDE MELALUI KOMUNIKASI

Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan gerak gerik badan seperti tersenyum,menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.

Dalam menyalurkan ide atau solusi harus ada si pengirim (sender) dan si penerima (receiver). Ide-ide yang diambil pun tidak sembarangan, tetapi ada penyaringan dan seleksi untuk diambil ide manakah yang terbaik untuk di ambil dan dilaksanakan untuk oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan bersama,serta visi dan misi suatu organisasi.


Tahap-Tahap Cara menyalurkan ide melalui komunikasi yaitu :

1.   IDE (gagasan) oleh sender.

2.   PERUMUSAN yaitu dalam perumusan ini ide si sender disampaikan oleh kata-kata.

3.   PENYALURAN (transmitting) yaitu penyaluran ini bisa lisan,tertulis,simbol maupun isyarat,dll.

4.   TINDAKAN yaitu tindakan ini sebagai contoh perintah-perintah dalam organisasi  dilaksanakan.

5.   PENGERTIAN yaitu kata-kata si sender dalam perumusan tadi dijadikan ide oleh si penerima.

6.   PENERIMAAN yaitu ide atau informasi ini diterima oleh penangkap berita (receiver).

Hambatan-Hambatan Komunikasi Dalam Organisasi

1.    Hambatan Teknis 

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi, komunikasi dan informasi. Sehingga  saluran komunikasi dapat diandalkan dan efisien sebagai media komunikasi.

 Menurut Chruden dan Sherman , jenis hambatan teknis dalam komunikasi:

a. Pemilihan media (saluran) yang kurang tepat.

b. Kurangnya keterampilan membaca.

c. Kurangnya informasi atau penjelasan.

d. Tidak adanya rencana dan prosedur kerja yang jelas

2.    Hambatan Semantik

     

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian (komunikan dan komunikator), tapi seringkali proses penafsirannya keliru. Tidak adanya hubungan antara simbol dan dengan apa yang di simbolkannya dapat mengakibatkan data yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.

Untuk menghindari misi komunikasi yang seperti ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihai kemungkinan penafsirannya  terhadap kata-kata yang dipakai.

3.    Hambatan Manusiawi

     Terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka pribadi, presepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan panca indera manusia,dll.

Menurut Chruden dan Sherman:

a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia yaitu perbedaan umur, perbedaan presepsi,perbedaan keadaan emosi, perbedaan status, keterampilan mendengarkan, penyaringan dan pencairan informasi.

b. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi yaitu Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staff dan efektifitas komunikasi organisasi.

Klasifikasi komunikasi dalam organisasi

Dalam komunikasi organisasi terdapat beberapa macam klasifikasi komunikasi dan diantaranya adalan sebagai berikut:

1. Dari segi keresmiannya:

    a. Komunikasi formal : komunikasi yang langsung resmi.

    b. Komunikasi informal : komunikasi yang tidak resmi. 

2.Dari segi lawannya:

    a. Komunikasi satu lawan satu : berbicara dengan lawan bicara yang sama.

    b. Komunikasi satu lawan banyak(kelompok) : berbicara antara satu orang dengan satu kelompok.

    c. Komunikasi  lawan kelompok : berbicara antara satu kelompok dengan kelompok yang lain.

3.  Dari segi arahnya:

    a. Komunikasi ke atas : komunikasi dari bawahan ke atasan.

    b. Komunikasi ke bawah : komunikasi dari atasan ke bawahan.

    c. Komunikasi horizontal : komunikasi ke sesama manusia yang derajatnya / tingkatnya    sama.

    d. Komunikasi satu arah : Komunikasi tanpa ada timbal balik.

    e. Komunikasi dua arah : komunikasi dengan adanya timbal bakik / saling berkomunikasi.

4. Dari segi sifatnya:

    a. Komunikasi lisan : komunikasi yang langsung berbicara.

    b.Komunikasi tertulis : komunikasi yang melalui tulisan.

    c. Komunikasi verbal : komunikasi yang dibicarakan / diungkapkan.

    d. Komunikasi nonverbal : komunikasi yang tersirat.

HANDOUT PENGAYAAN MATERI 4

PERANAN DAN FUNGSI HUMAS DALAM ORGANISASI DAN PERUSAHAAN

Humas (hubungan masyarakat) kini menjadi bagian terpenting dari gugusan manajemen organisasi. Setiap badan usaha apa pun bentuknya menjadikan humas sebagai ujung tombak untuk membangun kepercayaan di mata masyarakat. Keberadaan humas dinilai sangat strategis dalam memainkan opini di depan publik. Hampir semua sektor usaha publik, mulai dari sektor usaha kecil-kecilan hingga sektor usaha raksasa membutuhkan peran humas sebagai upaya melancarkan target dan tujuan.

Frazier Moore, berpendapat bahwa, humas merupakan bagian yang tak terpisahkan dari usaha/kegitan manusia. Istilah lain untuk menyebut humas adalah public relations. Suatu cabang utama yang menjadi kajian dalam ilmu komunikasi. Jika seseorang pandai menjalankan komunikasi dengan bagus, program-program atau pesan yang ingin disampaikan kepada publik akan mudah dimengerti dan ditangkap tanpa mengalami kekaburan pesan.

Saat perkembangan media informasi yang demikian pesat, pekerjaan humas dituntut harus menempatkan diri secara adaptif dalam melihat peluang dan tantangan. Sebab, tugas humas adalah menghubungkan suatu pesan kepada penerima pesan. Kejelian dan keakuratan dalam mengelola peluang dan tantangan itu merupakan tugas pokok yang dihadapi bidang humas. Sehingga bidang humas diharapkan bisa menyusun prosedur dan organisasi tugasnya secara sistematis dan fleksibel.

Di negara-negara maju, kata Moore, keberhasilan manajemen usaha karena ditopang dengan kinerja humas yang canggih dan energik. Sehingga jabatan humas bagi mereka merupakan kehormatan yang sangat berharga, karena memainkan peranan yang amat mulia. Tetapi sebaliknya, jika usahanya mengalami kebangkrutan, maka humas merupakan bagian terbesar penyebabnya. Di sinilah pentingnya strategi humas dalam memainkan dan membaca urat nadi perubahan dan perkembangan yang terjadi setiap saat di masyarakat.

Humas sering dipahami sebagai komunikasi dua arah (two- way communications). Artinya terjadinya sebuah interaksi antara dua belah pihak, yang masing-masing dapat mengambil "interpretasi" dari interaksi tersebut. Hal ini termasuk bagian dari unsur dasar humas. Sementara proses akselerasi perkembangan humas, telah terjadi seratus tahun lalu di Amerika. Seorang petani bisa sukses dan maju, merupakan kesuksesan yang dilakukan oleh bidang humas pemerintah (negara). Belum lagi, kemajuan pada sektor pertokoan, pendidikan, perikanan, pariwisata dan lain sebagainya.

Jika dilihat mengenai fungsinya, humas memiliki fungsi sangat penting sebagau upaya promosi usaha dan kegiatan pada setiap instansi/lembaga. Tujuan humas adalah pengembangan opini publik yang menyenangkan dari sebuah lembaga sosial, ekonomi, atau politik. Humas berfungsi menelusuri opini publik, yang berupa perasaan, keyakinan atau persoalan yang terjadi di tengah-tengah kehidupan publik. Sehingga fungsinya humas yaitu menimbulkan sikap baru yang dibutuhkan dan diperlukan oleh orang/pihak lain.

Mengenai sarana/saluran, humas dapat menggunakan saluran media cetak, radio, internet maupun televisi, sekalipun sesungguhnya melalui getok tular juga sangat efektif. Ajang komunikasi informasi akan menentukan efektif dan efesien dalam mengambil saluran itu. Selain itu, sarana humas juga bisa dilakukan mulai dengan pendekatan lobi-lobi, orasi, hingga periklanan yang dipajang di pinggir-pinggir jalan atau tempat-tempat strategis, walaupun saat sedikit demi sedikit sudah mulai ditinggalkan.

Posisi humas bagi khalayak umum dimaksudkan berguna untuk mengkomunikasikan kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh pimpinan/direktur lembaga untuk diteruskan ke dalam maupun ke luar lembaga. Posisi humas diharapkan mampu memperbaiki hubungan sesama pegawai dalam lembaga, sehingga mereka punya kepuasan bekerja. Sementera peran ke luarnya ialah humas berperan sebagai corong untuk mengetahui perkembangan dunia luar, antar komunitas, atau pemerintah.

Secara profesional, humas selaras dengan semua bidang pekerjaan. Baik usaha yang bersifat profit maupun non-profit, dari yang lokal hingga internasional. Bahkan, dalam angkatan bersenjata (TNI) dan Kepolisian sekalipun memerlukan humas. Apalagi lembaga-lembaga formal lainnya.

Menyadari begitu pentingnya peran dan fungsinya, maka humas memiliki tanggung jawab sosial. Setiap lembaga publik semakin menyadari bahwa dirinya harus menunjang kemajuan dan kesejahteraan sosial. Lembaganya, secara yuridis harus memberikan kontribusi bagi tatanan edukatif, kesejahteraan sosial, yang itu merupakan hak publik. Dengan begitu, humas berkewajiban untuk menghubungkan kewajiban sektor usaha itu kepada masyarakat . Sehingga antara masyarakat dengan lembaga saling menjalin relasi kooperatif yang menguntungkan. Posisi humas dapat memediatori atau menghubungkan antara kepentingan yang saling menghasilkan kemanfaat bagi kedua belah pihak.

HAND OUT PENGAYAAN MATERI 3

ORGANISASI

Bentuk-bentuk Organisasi

Berdasarkan strukturnya, bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1.    Organisasi garis :Organisasi garis merupakan bentuk organisasi tertua, dan paling sederhana. Organisasi dengan jumlah karyawan sedikit dan  pemiliknya merupakan pimpinan tertinggi di dalam organisasi yang mempunyai hubungan langsung dengan bawahannya. Di sini setiap bagian-bagian utama langsung berada di bawah seorang pemimpin serta pemberian wewenang dan tanggung jawab bergerak vertikal ke bawah dengan pendelegasian yang tegas, melalui jenjang hirarki yang ada.

Kebaikan–kebaikan organisasi garis adalah :

a.    bentuk organisasi sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan,

b.    pembagian tugas serta tanggung jawab dan kekuasaan cukup jelas,

c.     adanya kesatuan dalam perintah dan pelaksanaan perintah sehingga mempermudah pemeliharaan disiplin dan tanggung jawab,

d.    pengambilan keputusan dapat dilaksanakan secara cepat karena komunikasi cukup mudah.

Sedangkan kekurangan-kekurangannya adalah :

a.    bentuk organisasi ini tidak fleksibel,

b.    kemungkinan pemimpin untuk bertindak otokratis besar,

c.     ketergantungan kepada seseorang cukup besar sehingga mudah terjadi kekacauan bila seseorang dalam garis organisasi “hilang”.

2.    Organisasi garis dan staf : Dalam organisasi ini ada dua kelompok orang-orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi itu, yaitu :

a.    Orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan, yang digambarkan dengan garis atau lini.

b.    Orang yang melakukan tugasnya dengan berdasarkan keahlian yang dimilikinya, orang ini berfungsi untuk memberikan saran-saran pada unit operasional. Orang-orang tersebut disebut staf.

Di dalam organisasi garis dan staf :

• Terdapat spesialisasi yang beraneka ragam yang dipergunakan secara maksimal.
• Dalam melaksanakan pekerjaannya, anggota garis atau lini dapat meminta pengarahan serta informasi dari staf.
• Pengarahan yang diberikan staf dapat dijadikan pedoman bagi pelaksana.
• Staf mempunyai pengaruh yang besar dalam pelaksanaan pekerjaan.
• Organisasi ini mempunyai kebaikan, seperti :
• Adanya pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok dan penunjang.
• Keputusan yang diambil biasanya telah dipertimbangkan secara matang oleh segenap orang yang terdapat dalam organisasi, termasuk staf.
• Adanya kemampuan dan bakat yang berbeda-beda dari anggota organisasi memungkinkan dikembangkannya spesialisasi keahlian.
• Adanya ahli-ahli dalam staf akan menghasilkan mutu pekerjaan yang lebih baik.
• Disiplin para anggota tinggi karena tugas yang dilaksanakan oleh seseorang sesuai dengan bakat keahlian, pendidikan dan pengalamannya.

Sedangkan kekurangan dari organisasi ini adalah :

a.    Bagi para pelaksana operasional perbedaan antara perintah dan saran tidak selalu jelas. Maksudnya dalam melaksanakan tugas-tugas operasional, orang-orang lini/garis dihadapkan pada dua macam atasan, yaitu atasan yang terdapat dalam jalur komando yang mempunyai hak memerintah dan pimpinan staf yang meskipun hanya berhak memberikan saran, namun perlu pula ditaati karena sarannya didasarkan pada keahliannya dan wewenang fungsional.

b.    Saran serta nasihat dari staf mungkin kurang tepat atau sulit dilaksanakan, karena kurang adanya tanggung jawab terhadap pekerjaan.

c.     Pejabat garis cenderung untuk mengabaikan gagasan dari staf  sehingga gagasan tersebut dapat tidak berguna.

d.    Timbulnya kekacauan bila tugas-tugas tidak dirumuskan dengan jelas.

3.    Organisasi Fungsional : Organisasi dengan bentuk ini merupakan suatu organisasi yang mendasarkan pembagian tugasnya saerta kegiatannya pada spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya. Organisasi ini tidak terlalu menekankan pada hirarki struktural, tetapi lebih pada sifat dan macan fungsi yang perlu dijalankan.

Dalam organisasi ini seorang bawahan dapat menerima beberapa instruksi dari beberapa pejabat serta harus mempertanggungjawabkan pada masing-masing pejabat yang bersangkutan.

Kebaikan-kebaikan dari organisasi fungsional :

a.    Adanya spesialisasi menyebabkan perencanaan tugas dapat dilakukan dengan baik.

b.    Spesialisasi karyawan dapat dilakukan secara maksimal.

c.     Koordinasi antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dilaksanakan atau dijalankan.

d.    Pekerjaan mental dapat dipisahkan dari pekerjaan fisik.

Kekurangan-kekurangan organisasi fungsional antara lain adalah sebagai berikut:

a.  Tanggung jawab terbagi-bagi, sehingga jika terjadi suatu masalah tudak jelas siapa yang harus bertanggung jawab penuh.

b.    Ditinjau dari segi karyawan, banyaknya atasan akan membingungkan.

c.   Terjadinya saling mementingkan fungsi masing-masing yang menyebabkan koordinasi yang bersifat menyeluruh sukar dijalankan.

d.  Pertukaran (mutasi) pekerjaan sukar dilakukan, karena anggota orgtanisasi terlalu memspesialisasikan diri dalam satu bidang keahliannya saja, sehingga untuk mengadakan pertukaran jabatan harus dilakukan suatu pendidikan yang intensif terlebih dahulu.