MATERI KORESPONDENSI BHS INDONESIA

MATERI KORESPONDENSI BHS INDONESIA

Pengertian Surat

Sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang berkepentingan dengan bentuk tertentu dan mengharapkan respon

Fungsi Surat

•       Alat komunikasi

•       Alat pengingat

•       Alat bukti tertulis

•       Alat bukti historis

•       Pedoman pelaksanaan kerja

•       Duta atau wakil

•       Sumber data/informasi

•       Barometer kemajuan kantor

Kriteria Surat Yang Baik

•       Surat mempunyai maksud dan tujuan

•       Surat dapat mencerminkan pengertian terhadap masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak yang dituju

•       Surat disusun singkat tetapi padat dan jelas

•       Surat ditulis dengan bahasa yang mudah dimengerti dan kaidah penulisan yang benar

•       Wujud surat bersih, rapi dan menarik

Korespondensi:
Kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus melalui berkirim surat antara pihak yang satu dengan pihak lainnya atau surat-menyurat antara penulis dan pembaca surat

Keterampilan korespondensi:

-          Mengetahui hal yang diperbincangkan serta latar belakangnya

-          Memahami bidang pekerjaan serta peraturan terkait

-          Mengetahui posisi/kedudukan pembaca surat

-          Menguasai pemakaian bahasa yang tepat

-          Menguasai teknik menyusun surat yang baik

Tujuan Penulisan Surat

-          Menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain

-          Ingin mendapatkan balasan/respon dari penerima surat tentang informasi yang disampaikan tersebut

-          Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap (persepsi)

Keinginan pengirim terhadap penerima surat:

-          Pembaca/penerima surat percaya tentang masalah yang ditulis

-          Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan keputusan-keputusan dari pengirim

-          Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut

-          Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim

-          Pembaca memenuhi segala permintaan pengirim

-          Pembaca dapat memahami segala pengaduan pengirim

-          Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita  

Penggolongan Surat

Berdasarkan Wujud Surat:

-          Surat bersampul

-          Warkat pos

-          Kartu pos

-          Telegram

Berdasarkan Pembuat Surat:

-          Surat pribadi

-          Surat resmi

Berdasarkan Pesan/Isi Surat:

-          Surat keluarga

-          Surat sosial

-          Surat niaga

-          Surat dinas

Berdasarkan Jumlah Pembaca/Penerima Surat:

-          Surat khusus

-          Surat edaran

-          Surat pengumuman

Berdasarkan Keamanan Pesan/Isi Surat:

-          Surat Sangat Rahasia

-          Surat Rahasia/Konfidensial

-          Surat Biasa/Umum

Berdasarkan  Penyelesaian/Pengiriman Surat:

-          Surat kilat

-          Surat segera

-          Surat biasa

BAGIAN-BAGIAN SURAT

-          Kepala surat: nama dan alamat kantor beserta keterangan lainnya dari perusahaan/kantor pengirim surat

-           Tanggal, bulan & tahun: untuk mengetahui/menunjukkan kapan surat tersebut dibuat

-          Nomor surat: kode yang berguna untuk mengetahui banyaknya surat keluar dan memudahkan pengarsipan

-          Lampiran: dokumen-dokumen yang menyertai surat

-          Hal: pokok/inti surat

-          Alamat dalam: pihak yang dituju beserta alamatnya

-           Salam pembuka: tanda hormat dari pengirim kepada penerima

-          Alinea pembuka: pengantar pada isu surat dengan maksud menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan. Isi surat: memuat apa yang harus dilaporkan, diminta, dinyatakan kepada penerima surat. Alinea penutup: harapan penulis/ucapan terima kasih kepada penerima surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat 

-           Salam penutup: ungkapan rasa hormat dari pengirim kepada penerima

-          Tanda tangan: paraf pengesahan surat dari pengirim yang dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab/diberi wewenang dalam perusahaan

-           Nama terang: nama lengkap orang yang membubuhkan tanda tangan pada surat

-           Jabatan: kedudukan/posisi orang yang membubuhkan tanda tangan pada surat

-          Tembusan (cc): salinan surat yang dikirimkan kepada pihak lain yang terkait dengan isi surat

-          Inisial; singkatan nama dari penyusun/pengonsep dan pengetik surat  untuk mempermudah penelusuran/penyelesaian ketika ditemui kekeliruan.

-           Cap: identitas perusahaan dalam lambang/logo yang dibubuhkan

BENTUK SURAT:

-          Bentuk lurus penuh (full block style)

-          Bentuk lurus (block style)

-          Bentuk setengah lurus (semi block style)

-          Bentuk lekuk (indented style)

-          Bentuk resmi (official style)

-          Bentuk menggantung (hanging paragraph style)

SURAT NIAGA

Surat untuk memperlancar usaha (niaga) yang dipergunakan oleh orang/badan/organisasi/perusahaan yang menyelenggarakan usaha(niaga)

SURAT PERKENALAN

Surat untuk memperkenalakan profil usaha supaya konsumen/calon konsumen mempunyai gambaran dan mengenal lebih dahulu mengenai usahanya

HAL YG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MEMBUAT SURAT PENAWARAN

O     Penggunaan bahasa yang sopan dan hormat

O     Perlu mengenalkan: nama perusahaan, alamat perusahaan, bidang usaha, manfaat atas produk yang dikenalkannya

O     Kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya

O     Harus dapat meyakinkan calon pembeli bahwa barang yang diproduksi itu berkualitas tinggi dan banyak pemakainya

O     Perlu dilampirkan: surat izin dari pemda setempat, SIUP, neraca terakhir perusahaan, surat rekomnedasi dari bank, surat rekomendasi dari instansi yang menjadi langganan/rekanan, susunan pengurus/struktur organisasi

Surat Edaran/Sirkuler

O     Surat yang dibuat lembaga (pemerintah/swasta) untuk memberitahukan sesuatu kepada pihak-pihak tertentu atau umum (masyarakat)

O     Menyusun surat edaran harus dapat: menarik perhatian pembaca, memikat pembaca, mendorong pembaca bertindak positif (membeli)

Surat Permintaan Penawaran

O     Surat yang dibuat calon pembeli untuk dikirimkan kepada penjual berisi permintaan daftar produk beserta harga dan keterangan pendukungnya

O     Surat ini biasanya dikirimkan oleh calon pembeli kepada lebih dari satu penjual untuk mendapatkan penawaran yang paling menguntungkan

Isi Surat Permintaan Penawaran:

O     Macam/jenis produk yang diinginkan

O     Jumlah produk

O     Mutu/kualitas produk (disertai dengan gambar/sampel)

O     Harga produk

O     Potongan harga

O     Syarat pembayaran dan penyerahan

O     Cara pengiriman dan pembayaran

Tata Cara Penulisan Surat Permintaan Penawaran

O     Nyatakan dengan jelas alasan yang mendorong mengajukan permintaan penawaran

O     Menuliskan keterangan terperinci (jenis, kualitas, tipe, model, ukuran, warna, dll) mengenai barang-barang yang dibutuhkan

O     Akhiri surat dengan kata-kata yang saling menguntungkan dan terima kasih atas perhatian penjual

Macam Surat Permintaan Penawaran

O     Surat permintaan penawaran karena inisiatif sendiri

O     Surat permintaan penawaran berdasarkan surat perkenalan dari penjual

O     Surat permintaan penawaran karena pemberitahuan/referensi dari relasi

O     Surat permintaan penawaran berdasarkan iklan

Surat Penawaran (Offerte)

O     Adalah surat yang dibuat & dikirimkan oleh penjual/produsen kepada calon pembeli untuk menawarkan produk yang dimiliki

O     Surat penawaran harus dibuat dengan jelas & terperinci sehingga calon konsumen memahami maksud & tujuan surat tersebut

Langkah Menyusun Surat Penawaran:

O     Bila produsen/penjual menerima surat permintaan penawaran dari calon konsumen maka dibaca dengan teliti agar keinginan calon konsumen terpenuhi

O     Hubungkan surat penawaran tersebut dengan surat permintaan dari calon konsumen dengan cara menunjukkan tanggal & nomor permintaan penawaran

O     Pergunakan gaya bahasa yang menarik & sopan sehingga menimbulkan minat pembeli

O     Merinci produk yang ditawarkan sehingga calon konsumen tidak ragu-ragu 

O     Memberi gambaran bahwa barang tersebut berkualitas & perlu dimiliki

O     Menjamin ketentuan harga, dan bila ada memberi potongan harga yang menarik

O     Menjelaskan cara pengiriman & pembayaran serta menjelaskan sifat penawaran

O     Melampirkan brosur, pamflet, daftar harga dll

Isi Surat Penawaran:

O     Nama & macam produk

O     Kualitas/mutu produk

O     Jumlah produk

O     Harga produk

O     Syarat penyerahan & pembayaran

O     Cara pengepakan & pengiriman

O     Potongan harga & berat

O     Sifat penawaran

SURAT PESANAN

O     Adalah jenis surat yang dikirimkan pembeli kepada penjual/produsen untuk memesan/membeli produk yang diperlukan.

O     Surat pesanan dibuat bisa karena pembeli menerima surat penawaran terlebih dahulu.

Pertimbangan dalam menyusun surat pesanan:

O     Pertimbangkan apakah produk yang dipesan benar-benar diperlukan

O     Pertimbangkan syarat-syarat yang diajukan dalam penawaran cukup ringan sehingga dapat dipenuhi

O     Perlu diteliti terhadap produk yang ditawarkan (referensi)

O     Pertimbangkan resiko yang mungkin timbul atas pesanan tersebut

O     Pertimbangkan keadaan finansial untuk dapat menyelesaikan pembayaran

Isi Surat Pesanan

O     Jenis & macam produk yang dipesan (tipe, ukuran, model, warna, dsb)

O     Kualitas/mutu produk

O     Kuantitas/jumlah produk yang dipesan

O     Harga barang

O     Syarat penyerahan & pembayaran

O     Cara & alat pembayaran juga pengiriman barang

O     Potongan harga jika ada

Cara Menyusun Surat Pesanan

O     Jika memesan produk karena penawaran maka nyatakan dengan tegas bahwa penawaran diterima. Jika karena inisiatif sendiri jelaskan alasan pemesanan

O     Tulis dengan detail produk yang diperlukan

O     Sebutkan syarat penyerahan dan penawaran yang dikehendaki, apakah cocok dengan yang ditawarkan atau tidak

O     Sebutkan cara-cara pembayaran dan pengiriman yang dikehendaki, sesuai dengan yang ditawarkan atau tidak

O     Akhiri surat pesanan dengan kata-kata yang mengandung harapan dan ungkapan terima kasih.

SURAT PENAGIHAN

Surat Penagihan adalah surat peringatan yang dikirimkan oleh penjual/ kreditor kepada pembeli/ debitor agar pembeli melunasi utang-utangnya sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

Beberapa syarat untuk membuat surat tagihan :

1. Pergunakanlah kata—kata yang sopan dan jelas.
2. Perlu dibuat catatan yang teratur dalam pembukuan, terutama mengenai :

     a. Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi pembayarannya.

     b. Jumlah uang yang belum lunas.

     c. Waktu atau tanggal kesanggupan pembeli akan melunasi pembayaran.

     d. faktur yang tercantum dalam surat perjanjian jual beli.

3. Satu minggu sebelum waktu pelunasan, penjual harus membuat surat tagihan pertama yang sifatnya “MENGINGATKAN” pembeli, karena mungkin pembeli lupa membayar.
4. Apabila surat tagihan pertama belum mendapat jawaban, maka buatlah surat tagihan kedua dengan melampirkan surat tagihan pertama, yang maksudnya kemungkinan surat tagihan pertama terlupakan atau tidak sampai ke tangan pembeli.
5. Jika surat tagihan kedua pun belum mendapat jawaban, maka penjual membuat surat tagihan ketiga dengan melampirkan surat tagihan pertama dan kedua, yang sifatnya penegasan kapan kesanggupan pembeli untuk melunasi hutangnya.
6.  Apabila surat ketiga ini pun belum mendapat tanggapan sebagaimana mestinya, maka mengirimkan surat tagihan keempat dengan terpaksa menyerahkan persoalan ini kepada pengadilan dengan cara INKASO yaitu untuk menagih kepada bankir dimana pembeli mempunyai simpanan di Bank, dan pengadilan memberikan faktur yang belum dilunasi kepada Bank tersebut

Hal-hal yang perlu dikemukakan dalam surat tagihan :

1. Pernyataan jangka waktu pembayaran yang telah lewat.
2. Jumlah piutang/ besarnya utang yang harus ditagih.
3. Tanggal dan nomor faktur barang yang dijual.
4. Tanggal jatuh tempo sesuai dengan perjanjian.
5. Cara pengiriman uang/ cara pelunasan pembayaran.
6. Lain-lain yang dianggap perlu.

Surat resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu. Oleh karena itu, pembuatan surat-surat resmi merupakan bagian dari pekerjaan administratif yang penting. Contoh surat resmi ialah :

1. surat undangan,
2. surat edaran,
3. surat keputusan,
4. surat tugas,
5. nota dinas,
6. pengumuman,
7. surat panggilan.

Syarat sebuah surat dinas:

1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu  tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya,
2. isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,
3. bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami,  simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima,
4. harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.

Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yg isinya menyangkut kepentingan pribadi baik dalam hubungan kekeluargaan atau persaudaraan maupun masalah hubungan pribadi dengan dinas.

Surat Pribadi di antaranya:

1. Surat Lamaran

2. Surat izin tidak masuk sekolah/ kerja

3. Surat berisi kekeluargaan (surat ucapan terima kasih, belasungkawa, undangan pesta, dll)

CIRI-CIRI SURAT PRIBADI

1. Berisi masalah yang menyangkut perorangan/ pribadi.
2. Penulis surat mewakili pribadi, bukan mewakili kantor/ lembaga.
3. Umumnya tidak bernomor dan tanpa tanda pengenal (cap/ stempel), tidak memakai kop surat.
4. Bagian-bagian surat kurang atau tidak lengkap.
5. Isinya terkadang panjang.

Surat lamaran : surat yang dibuat oleh seseorang kepada pihak lain (instansi atau perusahaan) dalam upaya untuk mendapatkan suatu pekerjaan.

Surat lamaran kerja, biasanya, dibuat berdasarkan sumber lamaran yang berasal dari pengumuman, iklan, teman, atau siaran radio. Dalam hal ini, pelamar, dalam surat lamarannya, perlu menyebutkan sumber lamaran tersebut pada alinea pembuka. Jika lamaran itu tidak berdasarkan suatu sumber, tentu saja tidak diperlukan penyebutan sumber dalam alinea pembuka.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat menulis surat lamaran, yaitu:

1. Surat lamaran ditulis tangan, di atas kertas bergaris ukuran  folio.

Tulisan harus jelas, bersih, tidak ada coretan.

2. Pelamar menyebut dirinya bukan dengan kata ganti kami, melainkan

saya. Menyebut pimpinan instansi dengan bapak/ibu (jika sudah jelas pemimpinnya). Apabila masih belum jelas, dapat langsung

menyebutkan jabatannya.