MANAJEMEN PERBEKALAN DI SMP

Manajemen Perbekalan di Tataran Sekolah Menengah Pertama
Istilah perbekalan juga biasa disebut dengan beberapa istilah seperti logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan dan sarana prasarana. Oleh karena itu, manajemen perbekalan pun lazim disebut dengan beberapa istilah seperti manajemen logistik, administrasi perbekalan, manajemen barang, administrasi barang, manajemen material ataupun administrasi material.
Berdasarkan batasan tersebut dapat dinyatakan bahwa manajemen perbekalan merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan perbekalan guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Manajemen perbekalan adalah unik karena merupakan salah satu aktivitas instansi yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas  perbekalan itu antara lain lokasi, fasilitas transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan telah dilaksanakan semenjak adanya spesialisasi. Tujuan perbekalan yakni memastikan barang yang dibutuhkan tersampaian sesuai kebutuhan dan tepat waktu. Sesuai dengan pengertiannya, perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan.
Secara umum proses menajemen perbekalan meliputi planning (perencanaan) yaitu kegiatan merumuskan kebutuhan untuk menunjang persediaan dan efisiensi keuangan, organizing (pengorganisasian) yaitu pembagian wewenang, tugas, dan tanggungjawab, mengorganisasikan barang-barang yang akan dibeli, actuating (pelaksanaan) meliputi pembelian hingga pendistribusian ke unit-unit yang memerlukan tepat pada waktunya sesuai dengan kebutuhan, dan controlling (pengontrolan) yaitu melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan perbekalan sesuai dengan tolak ukur perencanaan sebelumnya.
Sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah, aspek pelaksanaan manajemen perbekalan hasil observasi ke sebuah Sekolah Menengah Pertama di Kabupaten Pemalang meliputi:

a.    Perencanaan Kebutuhan dan Penganggaran
b.    Pengadaan
c.    Penerimaan dan Penyaluran
d.    Pemeliharaan
e.    Pengamanan
f.    Penggunaan
g.    Pemanfaatan
h.    Penghapusan
i.    Pemindahtanganan
j.    Penatausahaan
k.    Inventarisasi
l.    Penilaian

Dalam hal ini perawatan barang dan administrasi gudang masuk ke dalam poin (e) yaitu pengamanan. Merupakan serangkaian kegiatan dan usaha untuk melakukan penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan pengeluaran dari tempat penyimpanan. Tujuannya adalah untuk menjamin berfungsinya barang-barang yang di simpan baik menyangkut jenis, jumlah, nilai/harga, kondisi, waktu maupun tempat dibutuhkannya barang-barang tersebut.
Pelaksanaan manajemen perbekalan di instansi tataran Sekolah Menengah Pertama tentunya tidak dapat disamakan dengan pabrik atau instansi swasta yang bergerak dibidang industri dan manufaktur lainnya. Di tataran Sekolah Menengah Pertama manajemen perbekalannya tentu saja masih belum serumit perusahaan. Begitu pula dengan sistem perawatan dan administrasi gudang. Misalnya dalam perusahaan yang kinerjanya membutuhkan mesin, mereka harus mengecek kondisi mesin secara berkala untuk mengantisipasi kerusakan-kerusakan sekecil apapun, jika di instansi seperti sekolah pengecekan mungkin dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Misalnya seminggu sekali, atau sebulan sekali. Begitu pula dengan administrasi gudangnya, di sekolah tentunya tidak serumit gudang perusahaan manufaktur misalnya. Namun, meskipun banyak perbedaan metode penyimpanan yang digunakan tetap sama, yaitu First In First Out (FIFO). Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisir resiko barang rusak atau kadaluarsa dalam gudang.
Meskipun berbeda kapasitas dan kebutuhannya, administrasi pergudangan dikatakan baik jika memenuhi syarat-syarat tertentu. Syarat tersebut diantaranya: menyelenggarakan tata buku/pembukuan penggudangan yang jelas dan mudah diperiksa, membukukan mutasi barang (penerimaan dan permintaan barang), menyelenggarakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku2 atau kartu2 barang, misalnya buku penerimaan barang/gudang, buku pengeluaran barang/gudang, buku kekayaan gudang (keuangan), kartu persediaan barang (penambahan/pengurangan persediaan, harga barang). Syarat selanjutnya adalah bahwa untuk melaksanakan pembukuan gudang dan administrasi barang perlu ditunjuk masing2 satu petugas khusus yang mana petugas-petugas ini tidak boleh merangkap tugas lain. Jika gudang sebuah instansi sudah memenuhi dan melaksanakan kriteria tersebut maka sudah dapat dikatakan baik secara administrasi.
Walaupun secara teknis peraturan sudah ditetapkan, namun dalam fakta empiris belum semua instansi, dalam hal ini tataran sekolah menengah pertama yang melakukan prosedur tersebut dengan benar dan tertib. Terlihat dari hasil penelitian penulis ke sebuah Sekolah Menengah Pertama (SMP) di bilangan Kabupaten Pemalang. Masih banyak kekurangan dan miskonsepsi serta miskomunikasi akan hakekat perbekalan itu sendiri. Misalnya saja mengenai pembelian perbekalan, seharusnya yang mengurus perbekalan sejak perencanaan hingga penghapusan adalah bagian perbekalan, dalam hal ini di beberapa Sekolah Menengah Pertama disebut dengan pengurus barang. Namun senyatanya semua dilakukan oleh wakil kepala sekolah bidang sarana dan prasarana (waka sapras) secara langsung. Hal tersebut sudah tentu menyimpang dari yang seharusnya. Itu hanya segelintir contoh kecil saja, masih banyak yang lain. Berdasarkan kenyataan tersebut, mungkin akan membantu jika pemerintah selaku pusat perbekalan instansi negeri akan melakukan sosialisasi atau pelatihan mengenani manajemen perbekalan di instansi-instansinya. Agar fungsi manajemen perbekalan sebagai penunjang upaya organisasi dalam rangka optimalisasi pencapaian tujuan dapat berjalan dengan sebagaimana seharusnya.

Sumber:
     http://m14blog.blogspot.com/2011/10/administrasi-perbekalan.html
     Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah