MANAJEMEN PERBEKALAN

1.1 Pengertian manajemen perbekalan
Manajemen perbekalan adalah unik karena ia merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas  perbekalan itu antara lain lokasi, fasilitas transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersial. Tujuan perbekalan yakni menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah.
 Sedangkan perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan
  Fungsi manajer perbekalan
 Fungsi manajer perbekalan dalam operasional yaitu :
a.    Menyusun rencana kebutuhan perbekalan
b.     Mengadakan kebutuhan perbekalan
c.      Menyimpan perbekalan
d.      Memelihara perbekalan
e.       Menyalurkan perbekalan
f.      Menginventarisasikan perbekalan
g.     Menghapuskan perbekalan
h.     Mengendalikan perbekalan
1.2 Definisi Pengelolaan Perbekalan
Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu.
Definisi pengelolaan oleh para ahli terdapat perbedaan –perbedaa hal ini disebabkan karena para ahli meninjau pengertian dari sudut yang berbeda- beda. Ada yang meninjau pengelolaan dari segi fungsi, benda, kelembagaan dan yang meninjau pengelolaan sebagai suatu kesatuan. Namun jika dipelajari pada prinsipnya definisi- definisi tersebut mengandung pengertian dan tujuan yang sama.
Berikut ini adalah pendapat dari beberapa ahli yakni menurut Wardoyo (1980:41) memberikan definisi sebagai berikut pengelolaan adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Menurut Harsoyo (1977:121) pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk mengali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya.
Dari uraian diatas dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang berintikan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang bertujuan menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.

1.3 Pengertian Azaz efisiensi dan efektifitas
Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu kegiatan dengan hasilnya. Menurut definisi ini, efisiensi terdiri atas 2 unsur yaitu kegiatan dan hasil dari kegiatan tersebut. Kedua unsur ini masing-masing dapat dijadikan pangkal untuk mengembangkan pengertian efisiensi berikut.

1.3.1 Unsur Kegiatan
Suatu kegiatan dianggap mewujudkan efisiensi kalau suatu hasil tertentu tercapai dengan kegiatan terkecil. Unsur kegiatan terdiri dari 5 sub unsur berikut : Pikiran, Tenaga, Bahan, Waktu, Ruang.

Pengertian efisiensi dilihat dari unsur kegiatan dapat diperjelas dengan gambar berikut :

Menurut gambar di atas, kegiatan terkecil C mewujudkan efisiensi karena memberikan perbandingan yang terbaik, yaitu paling sedikit menggunakan kegiatan, tetapi dapat mencapai suatu hasil tertentu yang dikehendaki.

Sebagai contoh, disebutkan ada 3 calon juru ketik yang diuji. Masing-masing calon diberi sebuah dokumen yang sama untuk disalin. Calon A menyelesaikan tugasnya dalam waktu 30 menit, calon B menyelesaikan tugasnya dalam waktu 25 menit, dan calon A menyelesaikan tugasnya hanya dalam waktu 20 menit. Dalam hal ini, calon C mewujudkan efisiensi, yaitu perbandingan terbaik antara kegiatan dan hasilnya, terutama dilihat dari unsur waktu. Apabila dilihat dari unsur tenaga, kiranya ia juga menggunakan tenaga paling kecil dan mengucurkan keringat yang paling sedikit. Calon C adalah orang yang efisien di antara ketiga calon yang ada.

1.3.2 Unsur Hasil
Suatu kegiatan dianggap mewujudkan efisiensi kalau dengan suatu kegiatan tertentu mencapai hasil yang terbesar. Unsur hasil terdiri dari 2 subunsur berikut, yaitu :
-Jumlah (kuantitas)
- Mutu (kualitas)
Pengertian efisiensi dilihat dari unsur hasil dapat diperjelas dengan gambar berikut :


Menurut gambar di atas, hasil terbesar C mewujudkan efisiensi karena memberikan perbandingan yang terbaik, yaitu paling banyak memberikan hasil berdasarkan suatu kegiatan tertentu.
Sebagai contoh, disebutkan ada 3 calon juru ketik yang diuji. Masing-masing calon diberi waktu selama 30 menit untuk mengetik suatu buku yang sama. Calon A menyelesaikan tugasnya dengan menghasilkan 4 lembar halaman, calon B menyelesaikan tugasnya dengan menghasilkan 6 lembar halaman, dan calon C menyelesaikan tugasnya dengan menghasilkan 8 lembar halaman. Dalam hal ini, calon C mewujudkan efisiensi, yaitu perbandingan terbaik antara kegiatan dan hasilnya, terutama dilihat dari unsur kuantitas dikarenakan yang bersangkutan mempunyai hasil terbanyak/terbesar. Dengan kata lain, calon C adalah orang yang efisien di antara ketiga calon yang ada tersebut.
Efisiensi merupakan sebuah konsep yang bulat pengertiannya dan utuh jangkauannya. Hal ini berarti bagi efisiensi tidak tepat dibuat tingkat-tingkat perbandingan derajat, seperti “lebih efisien” atau “paling efisien”. Efisiensi adalah perbandingan terbaik di antara 2 unsur kegiatan dan hasilnya. Oleh karena itu,tidaklah mungkin dikatakan perbandingan yang “lebih” atau “paling”terbaik.Kemungkinannya adalah efisiensi dan nonefisiensi.

Akhirnya sebagai prinsip yang mendasari keseluruhan haluan manajemen perbekalan ialah efisiensi, hendaknya dijadikan satu-satunya dasar pemikiran, ukuran baku dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan tugas di bidang perbekalan. Dalam hubungannya degan biaya perbekalan, azas ini dapat diwujudkan menjadi usaha-usaha  penghematan seperti tindakan memperbaiki perabotan kantor yang rusak sehingga tidak perlu membeli baru atau rencana perawatan mesin-mesin kantor sehingga umur teknis lebih lama.
Menurut Willson dan Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera (1997,430-431) mengungkapkan mengenai syarat-syarat pengelolaan persediaan barang yang efektif adalah sebagai berikut:
a.    Penetapan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan
b.    Sasarasn dan kebijakan yang di rumuskan dengan baik.
c.    Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan
d.    Klasifikasasi dan simplikasi persediaan
e.    Catatan dan laporan yang cukup
f.    Tenaga kerja yang memuaskan
Dari uraian di atas jelaslah bahwa penerapan pengendaliaan yang memadai di harapkan dapat membantu melancarkan seluruh aktivitas perusahaan termasuk pemeliharaan persediaan agar dapat dikelola secara aktif.
•    Pengertian efektifitas secara umum menunjukan sampai seberapa jauh tercapainya suatu tujuan yang terlebih dahulu ditentukan. Hal tersebut sesuai dengan pengertian efektifitas menurut Hidayat (1986) yang menjelaskan bahwa :
“Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase target yang dicapai, makin tinggi efektifitasnya”.
•    Pengertian efektifitas menurut Schemerhon John R. Jr. (1986:35) adalah sebagai berikut :
“ Efektifitas adalah pencapaian target output yang diukur dengan cara membandingkan output anggaran atau seharusnya (OA) dengan output realisasi atau sesungguhnya (OS), jika (OA) > (OS) disebut efektif ”.
•    Pengertian efektifitas menurut Prasetyo Budi Saksono (1984) adalah :
“ Efektifitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input “.
Dari pengertian-pengertian efektifitas tersebut dapat disimpulkan bahwa efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu. Berdasarkan hal tersebut maka untuk mencari tingkat efektifitas dapat digunakan rumus sebagai berikut :
Efektifitas = Ouput Aktual/Output Target >=1
    Jika output aktual berbanding output yang ditargetkan lebih besar atau sama dengan 1 (satu), maka akan tercapai efektifitas.
    Jika output aktual berbanding output yang ditargetkan kurang daripada 1 (satu), maka efektifitas tidak tercapai.
1.3 Definisi Standarisasi dan Normalisasi
Standar didefinisikan sebagai Suatu dokumen tertulis, yang naskah utamanya berisi ketentuan-ketentuan yang menunjukkan persyaratan yang perlu ditaati, dan secara umum tidak bertentangan dengan standar atau kode lain, atau bila diadopsi menjadi ketentuan hukum tidak bertentangan dengan ketentuan hukum yang berlaku. Sedangkan standarisasi adalah pembakuan mengenai jenis, mutu dan harga perlengkapan material.
Pengertian normalisasi adalah pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditentukan.
Kebaikan standarisasi dan normalisasi :
a.    Dengan bentuk, ukuran, tipe yang ditetapkan secara internasional memudahkan penggantian   suku cadang peralatan yang bersangkutan.
b.    Memudahkan perawatan
c.     Menyebabkan alat tsb. jadi favorit, mudah diperoleh dan mudah dijual.
d.     Karena mudah dan cepat laku, maka produsen berani menyediakan dalam jumlah besar.
e.    Harga dapat ditekan serendah-rendahnya
f.     Kerusakan kecil tidak perlu menyebabkan tidak berfungsinya peralatan ybs.
Keburukan standarisasi dan normalisasi :
1) Orang hanya terikat pada beberapa macam merek peralatan saja
2) Pedagang atau produsen mungkin dapat mempermainkan konsumen (harga peralatan itu)