MATERI PERBEKALAN

DEFINISI, PENGORGANISASIAN, PENGENDALIAN, ETIKA DALAM MANAJEMEN PERBEKALAN


Definisi Manajemen Perbekalan
Manajemen perbekalan adalah unik karena ia merupakan salah aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas  perbekalan itu antara lain lokasi, fasilitas transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersial. Tujuan perbekalan yakni menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah.
Perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan.
Fungsi Manajer Perbekalan
Fungsi manajer perbekalan dalam operasional yaitu :
1.    Menyusun rencana kebutuhan perbekalan
2.    Mengadakan kebutuhan perbekalan
3.    Menyimpan perbekalan
4.    Memelihara perbekalan
5.    Menyalurkan perbekalan
6.    Menginventarisasikan perbekalan
7.    Menghapuskan perbekalan
8.    Mengendalikan perbekalan
Manajemen Perbekalan di Percetakan Offset Puji Syukur Pekalongan terdiri dari beberapa mesin,  ada mesin yang indoor dan outdoor juga. Penulis melakukan observasi mengenai pengorganisasian, pengendalian dan etika dalam manajemen perbekalan di perusahaan percetakan offset Puji Syukur Pekalongan.



Pengorganisasian dalam Manajemen Perbekalan
Pengorganisasian merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur formal dalam upaya pengelolaan perbekalan dengan melakukan kegiatan mengadakan perbekalan, mengelompokkan, mengatur, dan membagi aktivitas/tugas sekaligus wewenang kepada setiap unit kerja/anggota organisasi.

Administrasi dalam sebuah organisasi merupakan suatu kerangka dalam rangka berkarya dan berkreasi, baik itu dalam pelaksanaan maupun evaluasi dari perencanaan suatu kegiatan. Hal ini merupakan suatu mekanisme formal dan informal dalam kegiatan penempatan sumber daya manusia dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Kebanyakan organisasi sepertinya lebih banyak menggunakan aturan-aturan formal untuk mengatur hubungan kerja anggotanya. Namun, ada pula yang berusaha mengombinasikan kedua hal tersebut. Dalam banyak kasus, usaha-usaha untuk menciptakan hubungan kerja secara optimal merupakan tugas yang cukup sulit bagi suatu perusahaan/organisasi. Hal terbaik yang dapat dilakukan adalah dengan menciptakan suatu struktur organisasi yang sesuai dengan keadaan/karakter dari organisasi tersebut.Koordinasi dari berbagai kegiatan logistik dapat dicapai melalui beberapa cara, sebagai berikut:
1.    Strategi melawan struktur operasional.
2.    Sentralisasi melawan Struktur desentralisasi.
3.    Struktur lini melawan struktur penstafan.

Bentuk-bentuk kelompok kerja yang umum dalam setiap perusahaan adalah sebagai berikut.
1.    Komite tetap. Komite tetap dapat dibedakan dari komite adhoc karena waktu mereka yang tidak pasti. Contohnya, mungkin terdapat komite yang bertanggung jawab dalam hal jaminan pengangkutan. Selama organisasi tersebut terus-menerus menyediakan jaminan pengangkutan maka komite tersebut akan tetap berdiri.
2.    Tim tugas. Meskipun tim tugas dan komite ad hoc sama-sama menitikberatkan pada tugas terpisah, namun mereka memiliki fungsi yang berbeda. Perbedaan utama antara tim tugas dengan komite ad hoc adalah bahwa anggota-anggota komite ad hoc tetap memiliki fungsi utama sebagai individu daripada fungsi kelompok. Komite ad hoc mungkin harus memutuskan apa yang harus dilakukan, tetapi setiap orang secara individu melengkapi "bagian masing-masing" dan bertanggung jawab terhadap hasilnya.
3.    Tim kerja. Kembali pada definisi tim di atas, tim kerja, juga dikenal sebagai tim yang berdiri sendiri. Tim kerja dapat dibedakan dari bentuk-bentuk organisasi yang lain oleh komitmen mereka terhadap tujuan-tujuan yang ingin dicapai, tetapi yang lebih penting adalah tanggung jawab bersama yang tiada hentinya demi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Kelompok silang ini sering diorganisasikan di sekitar produk ataupun pelayanan dan mungkin bertanggung jawab terhadap seluruh aspek produk dan pelayanan mulai dari rancangan dan pengembangan hingga dukungan pelanggan.

Fungsi Organisasi Perbekalan:
1.    Menganalisa dan menyusun rencana kebutuhan perbekalan,
2.    Melaksanakan pengadaan perbekalan
3.    Melaksanakan penyimpanan perbekalan
4.    Merumuskan kebijaksanaan pemeliharaan perbekalan
5.    Melaksanakan penyaluran perbekalan
6.    Melaksanakan inventarisasi perbekalan
7.    Merumuskan kebijaksanaan penghapusan perbekalan
8.    Melaksanakan pengendalian perbekalan

Pengendalian dalam Manajemen Perbekalan
Sistem pengendalian manajemen perbekalan dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science) dalam manajemen perbekalan. Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu mengejawantahkan / menerjemahkan antara lain :
a.    Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi dalam manajemen perbekalan berjalan secara efisien, efektif, dan produktif.
b.    Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.
c.    Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.
d.    Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.

Bagian dalam pengendalian dalam manajemen perbekalan ialah Inventarisasi adalah kegiatan perolehan datadata perbekalan, pengawasan adalah kegiatan menetapkan ada/tidaknya deviasi-deviasi dari perencanaan, evaluasi adalah kegiatan memonitor, menilai dan membentuk data-data perbekalan yang diperlukan.
Pengendalian manajemen perbekalan merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuan dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.
Pengendalian biaya yang efektif akan tergantung pada komunikasi yang baik antara informasi akuntansi dengan manajemen. Dengan membuat laporan prestasi kerja, controller memberikan saran kepada berbagai tingkat manajemen mengenai tindakan perbaikan yang diperlukan dalam suatu kegiatan. Laporan bisa berbentuk pernyataan langsung ataupun tertulis dari kontroller kepada tingkat manajemen perusahaan yang berisikan laporan penyimpangan dari rencana yang telah ditentukan, sesuai dengan prinsip manajemen berdasarkan penyimpangan. Laporan ini selain laporan penyimpangan rencana (jika ada) juga memberikan laporan prestasi kerja yang telah dicapai oleh para pekerja.

Standar Pengendalian  yang biasa di sebut  SOP (Standar Operasional Prosedur) melingkupi:
1. Standar Pengadaan,Pemeliharaan, Penyaluran, Penyusutan, Penggudangan.
2. Pembagian tugas dan Wewenang
3. Pelaksanaan Perbekalan
4. Pengendalian dalam hal perencanaan.

Etika dalam Manajemen Perbekalan
Apabila kita tinjau secara etimologis, etika berasal dari kata Yunani ethos,yang dalam bentuk jamaknya ta etha berarti adat istiadat atau kebiasaan. Dalam pengertian ini, etika berkaitan dengan kebiasaan hidup yang baik, aturan hidup yang baik, dan segala kebiasaan dan aturan hidup tersebut dianut dan diwariskan dari orang yang satu ke orang yang lain maupun dari satu generasi ke generai berikutnya. Kebiasaan ini kemudian melembaga dalam suatu pola perilaku, sementara moralitas berasal dari kata Latin mos, yang dalam bentuk jamaknya mores, yang berarti pula adat istidat atau kebiasaan dengan demikian dalam hal ini bermakna sama dengan pengertian etika tersebut.
Dari tinjauan etimologis tersebut dapat diungkapkan bahwa pengertian etika dan moralitas secara substansial sama, yakni keduanya menunjuk pada suatu sistem nilai sebagai pedoman perilaku, baik bagi individu maupun bagi kelompok dalam hidup bersama, yang kemudian sistem nilai ini dikembangkan dalam suatu pola perilaku dan secara terus-menerus dilembagakan dalam praktek kehidupan sehari-hari.
Etika sebagai salah satu cabang dalam lingkungan studi filsafat adalah bidang pengetahuan tentang moralitas menusia, yaitu asas-asas baik dan buruk yang bertalikan dengan kelakuan orang. Menurut kelaziman bahasa Inggris istilah ethics (etika) dan morality (moralitas) merupakan perkataan sepadan yang sama pengertianya. Istilah etics berasal dari perkataan Yunani dan morality dari perkataan latin yang berdasarkan asal mula katanya mempunyai kadar arti yang sama.
Kesalahan maupun penyelewengan umum dalam manajemen perbekalan pada dasarnya dipengaruhi oleh dua variabel utama yakni lemahnya sistem kerja yang dibangun dan perilaku buruk para pengelola perbekalan, baik pada tingkat manajemen maupun petugas operasional. Kedua faktor tersebut saling berkaitan.