MATA KULIAH ILMU ORGANISASI

PEMBAGIAN KERJA

Pengertian pembagian dapat dilihat dari dua segi

1. Dilihat dari satuan organisasi

Pembagian kerja adh rincian serta pengelompokan aktivitas-aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilaksanakan oleh satuan organisasi tertentu. Misal : sekretariat jenderal, biro perencanaan, pegawaian,dll.

2. Dilihat dari pejabat yang melaksanakan

Pembagian kerja adh rincian kerja serta pengelompokkan tugas-tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat tertentu. Misal : menteri, sekretaris jenderal, rektor, dekan,dll.

3.   Jumlah tugas yang dibebankan kepada seorang pejabat sebaiknya berkisar antara 4-23 macam (Charley Broaded dalam Sutarto, 1980:105).

                Tugas yang terlalu sedikit macamnya akan menimbulkan kebosanan.

                Tugas yang dibebankan terlalu banyak akan sulit diselesaikan dengan baik.

Karena alasan berbagai keterbatasan dalam : kemampuan , kepandaian, perhatian, waktu, dsb.

4.   Variasi tugas bagi seorang pejabat.

variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya diusahakan yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain, sebab apabila seorang pejabat diserahi beban kerja yang sangat jauh variasinya, tidak akan dapat melakukan dengan baik.

5.   Beban aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas masing-masing pejabat hendaknya dibuat merata sehingga dapat dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu sedikit aktivitasnya, atau pejabat yang terlalu sedikit tugasnya sehingga “MENGGANGGUR”.

beban aktivitas antara satuan organisasi/ pejabat harus SAMA, jika tidak akan menimbulkan KETIDAKADILAN, rasa iri hati.

6.   Penempatan para pejabat yang tepat dengan berbagai macam pertimbangan. Seperti kepandaian, keberanian, jenis kelamin, kekuatan, umur, kesehatan, kejujuran, dll.

                Misal : satpam??

7.        Penambahan atau pengurangan pegawai hendaknya

                berdasarkan volume kerja.

Hukum Parkison : “Adanya kecenderungan para pejabat untuk selalu menambah jumlah pa melihat volume kerja yang ada, dan ada pula kecenderungan para pejabat untuk saling memberikan beban kerja pada pihak lain”. 

8. Pembagian kerja terutama yang menyangkut para pejabat dalam suatu satuan organisasi jangan sampai menimbulkan pengkotakan-pengkotakan pejabat. Pembagian tugas hendaknya hanya sekedar menunjukkan rincian yang menjadi tanggung jawab pokok bagi masing-masing pejabat tanpa mengurangi tanggung jawab pejabat itu secara keseluruhan. Misal : Mahasiswa pinjam buku perpustakaan tidak ada petugas boleh dibantu oleh Kepala Perpustakaan.

9.  Penggolongan tugas

                 Menurut Harold Zelko (dalam Sutarto, 1980:108) membagi   tugas ke dalam :

a. berdasarkan penting dan urgensinya

v  Tugas yang harus dikerjakan segera

v  Tugas jangka panjang

b. berdasarkan sulitnya dan waktu yang digunakan

v  Tugas yang mudah dikerjakan dengan cepat.

v  Tugas yang lebih sukar dikerjakan memerlukan waktu lebih banyak.

v  Tugas yang dikerjakan lebih rumit dan lebih banyak memakan waktu.

                c. berdasarkan siapa yang akan mengerjakan

v  Tugas yang dikerjakan sendiri.

v  Tugas yang dikerjakan bersama-sama.

v  Tugas yang dilimpahkan bawahan atau lainnya.                               

10. Dalam melakukan pembagian kerja harus memperhatikan pula adanya beberapa macam dan pembagian kerja antara lain:

1. pembagian kerja berdasarkan fungsi
2.  pembagian kerja berdasarkan produksi
3.  pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja.
4.  pembagian kerja berdasarkan langganan
5.  pembagian kerja berdasarkan alat.
6.  pembagian kerja berdasarkan jasa
7.  pembagian kerja berdasarkan wilayah
8.  pembagian kerja berdasarkan waktu
9.  pembagian kerja berdasrkan jumlah

Menurut Sutarto (1980:94-123) dalam melaksanakan pembagian kerja hendaknya memperhatikan beberapa hal:

1. Tiap satuan organisasi hendaknya mempunyai daftar rincian aktivitas yang jelas.
2. Tiap-tiap pejabat hendaknya mempunyai daftar rincian yang jelas.
3. Jumlah tugas yang dibebankan kepada seorang pejabat hendaknya dibatasi, berkisar 4-23 tugas.
4. Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya masih ada hubungannya satu sama lain.
5. Beban aktivitas satuan organisasi atau beban tugas masing-masing pejabat diusahakan dibagi merata.
6. Penempatan pejabat yang tepat.
7. Penambahan atau pengurangan pegawai hendaknya berdasarkan pada volume kerja yang ada.
8. Dampak pembagian kerja jangan sampai menimbulkan pengkotakan-pengkotakan pejabat
9. Tugas-tugas yang ada perlu digolong-golongkan.
10.  Di dalam melakukan pembagian kerja perlu diperhatikan dasar-dasar pembagian kerja.