Pengertian
Arsip :
Bahasa Belanda
Archief berasal dari Bahasa Yunani Arche. Perubahan bentuk kata arche
menjadi archea
yang selanjutnya berubah menjadi archeon.
Archea : dokumen
atau catatan tentang masalah pemerintahan dengan segala seluk-beluknya.
Archeon : Balai
kota tempat dilangsungkanpengurusan dokumen/ catatan masalahpemerintahan.
Pengertian arsip yang berkembang
selama ini memiliki pengertian yang sempit.
Kebanyakan,
jika kita berbicara mengenai arsip maka persepsi kita akan menuju ke deretan
dokumendokumen yang tersusun dalam sebuah atau banyak lemari-lemari buku atau
lembaran-lembaran surat yang sengaja disimpan.
Tetapi
sebenarnya jika kita menelaah definisi dari arsip, maka pengertian arsip dapat
sangat luas sekali. Pengertian arsip yang berkembang selama ini memiliki
pengertian yang sempit.
Kebanyakan,
jika kita berbicara mengenai arsip maka persepsi kita akan menuju ke deretan
dokumendokumen yang tersusun dalam sebuah atau banyak lemari-lemari buku atau
lembaran-lembaran surat yang sengaja disimpan.
Tetapi
sebenarnya jika kita menelaah definisi dari arsip, maka pengertian arsip dapat
sangat luas sekali.
Arsip adalah
segala sesuatu yang tertulis, bergambar dan terekam yang berisikan penjelasan
mengenai suatu hal atau informasi dari suatu peristiwa yang digunakan untuk membantu
ingatan dan/atau dapat dijadikan pedoman.
Pentingnya
pengelolaan arsip dalam suatu organisasi
Data
lama dapat digunakan kembali
Kemudahan
pencarian data
Mengantisipasi
kehilangan dokumen/file
Mendukung
keberhasilan organisasi
CONTOH
ARSIP
Formulir
Kartu
Tanda Penduduk (KTP)
Surat
Ijin Mengemudi (SIM)
buku
catatan pelajaran
slip
gaji
akte
kelahiran
ijazah
buku
pelajaran
Surat
Tanda Nomor Kendaraan (STNK)
dan
lain sebagainya.
Presiden Panama
Ricardo J. Alfaro dalam pertemuan Sosiety of American Archivis tahun1937menyatakan
”Pemerintahan
tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, Ibarat dokter tanpa obat, ibarat
petani
tanpa benih
ibarat tukang tanpa alat, Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal
dan abadi, yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan,
pertumbuhan dan kejayaan bangsa”
Dengan adanya arsip,
maka timbul masalah bagaimana mengurus arsip, untuk apa arsip harus diurus,
dengan cara bagaimana arsip diurus, serta sarana apa yang diperlukan. Masalah
tersebut dijawab dengan ilmu kearsipan (archival science) atau manajemen
kearsip
Tidak ada komentar:
Posting Komentar