MATA KULIAH MANAJEMEN KEARSIPAN

PENYUSUTAN ARSIP

Diatur dalam pasal 2 PP No 34 Th. 1979.

Penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku (dibakar, dicacah).
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arnas RI.

RAMBU-RAMBU PENYUSUTAN ARSIP

1. Angka pemakaian : 15% - 20%.

2. Jadwal Retensi Arsip

3. Nilai Kegunaan Arsip

Ad.1 : A.P. =

Ad.2 : Jadwal retensi : suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Misal DP3 pegawai disimpan/berlaku hanya 4 tahun.

MANFAAT/GUNA JADWAL RETENSI

1. Arsip –arsip aktif tidak akan tersimpan/campur bersama-sama dengan arsip-arsip inaktif.

2. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan, baik arsip aktif maupun arsip inaktif.

3. Memudahkan penemuan kembali arsip-arsip yang diperlukan.

4. Peningkatan efisiensi kerja

5. Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen ke ANRI.

6. Menyerahkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti pertanggungjawaban dibidang pemerintahan.

Penyusunan  jadwal retensi tidak lepas dari tindakan menilai arsip atas dasar jenisnya, fisiknya dan informasi yang terkandung di arsip. Yang paling esensial/penting adalah informasi yang ada di arsip. Dengan adanya informasi yang terkandung dalam arsip, maka dapat ditentukan nilai kegunaannya. Dan apabila nilai kegunaan dapat ditentukan, maka jangka waktu penyimpanan dapat ditentukan pula.

l  Penilaian arsip dilakukan terhadap arsip-arsip dinamis yaitu dengan memperhitungkan tingkat keterlibatan didalam kehidupan organisasi yang bersangkutan. Seberapa jauh arsip-arsip itu diperlukan dan digunakan dalam rangka Management Information System (MIS).
Ad.3 : Nilai Kegunaan Arsip
Apakah arsip-arsip yang disimpan masih bermanfaat/berguna ?
ALFRED, baik sementara atau permanen (abadi). Range : 1 – 5.
Dengan ke 3 rambu-rambu tersebut, maka penyusutan arsip dapat dilakukan dengan baik yaitu aman, tepat dan efisien.

l  Aman : penyusutan arsip berdasarkan penilaian yang tepat, tidak akan mengganggu kelancaran jalannya organisasi yang bersangkutan karena arsip-arsip yang sudah disingkirkan/dimusnahkan ialah arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan lagi.
- Tepat : mengingat kegunaan arsip, maka arsip yang disusut benar-benar arsip yang seharusnya disingkirkan, tidak salah pilih atau salah mencomotnya.
- Efisiensi : dapat diartikan dari segi hasil (informasi) dan dari segi waktu yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan kearsipan itu (optimal).

PEMUSNAHAN ARSIP

Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan. Penghapusan dilakukan secara total sehingga identitas arsip hilang sama sekali.

Caranya : dibakar, diberi bahan kimia atau dicacah dengan mesin pencacah kertas.

l  Tidak dibenarkan dipakai sampul, dijual/dikilo untuk pembungkus.

l  Dibenarkan apabila sudah berujud kawul yaitu dicacah dengan mesin pencacah kertas.

l  * Bagi organisasi swasta dapat mengatur sendiri dengan catatan tidak bertentangan dengan aturan/undang-undang yang berlaku (PP No.34 Tahun 1979).
* Dalam melakukan pemusnahan arsip, perlu memperhatikan ketentuan-ketentuan :
1. Perlu membuat daftar pertelaan arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
2. Harus dibuatkan berita acara.
3. Harus disaksikan oleh 2 (dua) orang pejabat
yang berwenang.